V rámci podnikatelské činnosti mohou mít některé profese anebo společnosti předepsané tzv. pracovní oblečení. Typicky se jedná například o opraváře, lékaře, číšníky nebo například pokojské. Všechny tyto profese s sebou přináší takové oblečení, které je pro danou činnost typické. Jak bude pořízení těchto stejnokrojů zaznamenáno v účetnictví a jak problematiku pracovního oblečení řeší zákon o daních z příjmů?
Co se dozvíte v článku
Jednotné oblečení – tzv. stejnokroje
Pro některé podnikatelské obory jsou typické při výkonu činnosti stejnokroje. Může se jednat například o lékaře, policisty, ale také různé montéry a další. Zaměstnavateli pak zákoník práce umožňuje vyžadovat po zaměstnanci při výkonu profese určitý způsob oblékání. Pokud zaměstnavatel toto po zaměstnancích vyžaduje, musí být povinnost stanovena vnitřním předpisem společnosti.
Pokud zaměstnavatel pořizuje pracovní oblečení pro své zaměstnance, bude se na jeho straně jednat o daňově uznatelný náklad. Zákon o daních z příjmů však definuje podmínky, za kterých bude náklad jako daňově uznatelný uznán.
V případě pracovního oblečení by se mělo jednat o takové oblečení, které není zaměnitelné s běžným oblečením. Zároveň musí být vnitřním předpisem určena povinnost toho oblečení používat a součástí vnitřního předpisu by měl být rovněž popis pracovního oblečení.
V rámci jednotného pracovního oblečení je tak zároveň naplněn propagační a reklamní účel podnikatele nebo účetní jednotky. Velmi často bývají pracovní oděvy označeny například logem společnosti. Pokud je zaměstnanci jednotné pracovní oblečení poskytováno, nebude tento nepeněžní příjem nijak zdaňovat.
Povinný dress code
Ačkoli v některých společnostech není povinnost používat stejnokroj, určitý dress code může být vyžadován. Typicky se jedná například o právní společnosti nebo úřady, kde se obecně předpokládá nošení společenského oděvu.
Stejně tak jako v případě stejnokrojů je zapotřebí, aby povinnost stanoveného stylu oblékání byla ukotvena ve vnitřních předpisech. Obstarání ošacení pak bývá v režii zaměstnance. Někteří zaměstnavatelé však poskytují finanční příspěvek na povinný dress code.
Pokud zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci příspěvek na pracovní oblečení, nákup tohoto oblečení si zajišťuje sám zaměstnanec. V takovém případě však musí zaměstnanec tento příjem zdanit, neboť se jedná o zdanitelný příjem.
Oblek jako daňový náklad
Spornou položkou v daňových nákladech může být společenské oblečení. Pokud si instalatér pořídí k výkonu ekonomické činnosti montérky, nikdo nezpochybňuje, že toto oblečení k výkonu činnosti potřebuje. Pakliže však chce advokát zahrnout společenský oblek do daňových nákladů, může to být problém.
Aby mohl být společenský oděv považován za daňový náklad, musel by být tento oděv využíván výhradně k ekonomické činnosti – tj. osoba vlastnící tento oblek by jej nenosila mimo výkon podnikání.
Účtování o pracovním oblečení
Nákup pracovního oblečení se bude účtovat v závislosti na tom, jakým způsobem je účtováno o zásobách. Pokud je v rámci účetní jednotky využívána pro účtování zásob metoda A, bude se pořízení pracovního oblečení evidovat na rozvahových účtech zásob v průběhu roku a v okamžiku spotřeby dojde k přeúčtování výdeje pracovního oblečení do nákladů. K zaúčtování jsou pak využívány účty z účtové skupiny 11 – materiál a účtová skupina 50 – spotřebované nákupy.
Pokud účetní jednotka zvolila účtování metodou B, v okamžiku uskutečnění nákupu je o této transakci účtováno prostřednictvím nákladových účtů, tzv. „rovnou do spotřeby“, a to na účtech účtové skupiny 50 – spotřebované nákupy.
V obou případech je však účetní jednotka jednak povinna provést inventarizaci zásob, minimálně jednou za rok, a zaúčtovat skutečný stav zásob a dále ve vnitřním předpise stanovit, jakým způsobem bude o pracovním oblečení účtováno.
Pracovní a ochranné pomůcky
Někteří zaměstnanci nebo podnikatelé k výkonu své činnosti používají pracovní pomůcky. Za pracovní pomůcku se tak může považovat téměř všechno, co je využíváno k ekonomické činnosti. Může se tak jednat například o nářadí, počítač, mobilní telefon nebo ochranné pomůcky – ochranné brýle, respirátory a další.
Pokud zaměstnavatel poskytuje tyto pomůcky zaměstnancům, bude pro něj pořízení těchto pomůcek považováno za daňově uznatelný náklad, protože se jedná o výdaj (náklad), který slouží k zajištění, udržení a dosažení příjmů.
Pozor však musí dát ti podnikatelé, kteří pracovní a jiné pomůcky nevyužívají jen k podnikání, ale také pro svou soukromou potřebu. V takovém případě nemůže být pořízení této pomůcky považováno za daňově uznatelný výdaj v plné výši, ale je nutné krátit tyto náklady (výdaje) v poměru, v jakém budou pracovní pomůcky využívány pro soukromé účely.
Zaměstnavatel navíc může svému zaměstnanci poskytovat náhrady za opotřebení vlastního nářadí a vlastních pracovních pomůcek. V takovém případě se bude jednat o daňový výdaj (náklad) na straně zaměstnavatele a zaměstnanec nebude tento příjem nijak zdaňovat. I tyto náhrady musí být upraveny v rámci vnitřních předpisů.
Vybavení zázemí pro zaměstnance
V případě, že zaměstnavatel vybavuje prostory, ve kterých umožní stravování zaměstnancům, budou se náklady (výdaje) související s vybavením prostor považovat za daňově účinné. Za daňové náklady se tak považuje například vybavení kuchyňky mikrovlnnou troubou, nádobím nebo kávovarem.
