Přemýšlíte, jak se poprat s EET? Pomůže vám pokladní systém i mobilní aplikace

Ke splnění povinností spojených s Elektronickou evidencí tržeb (EET) není vždy nutné pořizovat si drahé pokladní systémy. Především menší podnikatelé mohou využít také mobilních aplikací.

Kdy postačí mobilní aplikace?

Mobilní aplikace představuje ve většině případů nejlevnější způsob, jak dostát povinnostem EET. Hodí se především těm podnikatelům, kteří mají jen několik prodejů za den a pracují v relativně čistém prostředí – kde není například mráz nebo příliš prachu. Jedná se o řešení v podobě mobilní aplikace a popřípadě kapesní tiskárny, která se vejde do kapsy a je schopna fungovat na chytrém telefonu nebo tabletu. Využije jej takový podnikatel, který je často v terénu a klíčovými parametry jsou pro něj minimální hmotnost, celodenní provoz bez nutnosti připojovat zařízení k elektrické síti a kompaktní rozměry, popisuje Ondřej Luštinec, Senior External Communication Specialist & Deputy Spokesperson ze společnosti Vodafone. 

Podle Sáry Švédové, jednatelky společnosti Ants&Bees provozující pokladní systém CINK, je toto řešení vhodné pro všechny, kteří nebudou využívat zvláštní offline režim. Ve srovnání s ním vnímá jako hlavní výhodu zálohování dat, k němuž mají subjekty zákonnou povinnost, potom také rychlost a jednoduchost vytváření účtenek. Pokladní systém, tak jak ho vytváříme my, má sloužit podnikatelům, a proto by měl komplexně usnadnit podnikání a ušetřit jim čas i peníze, dodává.

Pokladní systém se pak vyplatí zejména podnikatelům, kteří mají kamennou provozovnu, nebo například těm, kteří zaměstnávají další pracovníky nebo využívají jiné systémy, které lze s pokladnou propojit – např. rezervace, doručovací systém apod. Pokud má pokladní systém doplňkové funkce, může podnikatelům nejen splnit povinnosti vyplývající z EET, ale především usnadnit a digitalizovat nejrůznější procesy ve firmě a přenést tak firmu do 21. století, říká Petr Menclík, ředitel Dotykačky. Ten dále dodává, že zákazníci často očekávají online rezervační systémy a různé možnosti placení (kartou, mobilem atp.).

Přečtěte si, jak se registrovat k EET, v článku Dotkne se vás v roce 2020 EET? Čtěte detailní návod, jak udělat registraci

Podle čeho vybírat aplikaci?

Podle Róberta Krupy, manažera marketingu Solitea Česká republika vyvíjející ProfiÚčtenku, jsou při výběru zásadní dva faktory: reference a dodavatel vyvíjející aplikaci. U dodavatelů, kteří za sebou nemají žádné zázemí nebo další řešení a jejich byznys je postavený jen na jedné aplikaci, hrozí, že taková aplikace na trhu dřív nebo později skončí. Není to nic výjimečného – po prvních dvou vlnách EET tyto situace nastaly. Pro uživatele je to riziko v tom, že si zvykne na nějaký systém a pak bude hledat nějaké jiné řešení a ještě obvykle narychlo, podotýká.

Jednotlivé mobilní aplikace jsou pro standardní požadavky odlišné jen minimálně. Doporučujeme vybírat aplikaci dle hodnocení na ObchodPlay, radí Zbyněk Adam z firmy Adam & Adam poskytující aplikaci eÚčtenka. Podnikatelé by měli vybírat s ohledem na velikost a náročnost provozu a také podle požadovaných funkcí, mezi které patří například skladové hospodářství nebo platby kartou. Pro menšího živnostníka, který potřebuje evidovat pár tržeb měsíčně, zřejmě nebude zásadní, zda má systém položkový prodej nebo skladové hospodářství, ale zda je rychlý, intuitivní, jednoduchý, spolehlivý, má dobrou technickou podporu a je kompatibilní s platebním terminálem, doplňuje Sára Švédová. Podnikatelé by si také měli ověřit, zda je součástí ceny za aplikaci technická podpora nebo její upgrady, které mohou vyplývat z budoucích zákonných změn týkajících se EET.

Zjistěte, zda se vás EET týká: Koho všeho se od května 2020 dotkne EET a jak se dá evidenci vyhnout?

Nabídka je rozmanitá

Vodafone má aplikaci ePokladna, která má například funkci rychlého prodeje, což znamená, že účtenka vyjíždí na tři kliknutí. Aplikaci je možné instalovat na běžné chytré telefony nebo tablety s operačním systémem Android nebo iOS a samozřejmostí je zálohování všech transakcí do cloudu, takže případná ztráta zařízení není pro zákazníka velkým problémem. Rozšiřitelnost aplikace spočívá v bezdrátovém propojení s tiskárnou či platebním terminálem. ePokladna funguje i v offline režimu. Takže se obchodník nemusí stresovat, platby se při obnovení připojení odešlou a dodatečně spárují, dodává Ondřej Luštinec. 

Ke splnění EET a vyřešení základních prodejních úkonů slouží ProfiÚčtenka, která také dokáže plnit povinnost EET, i když je prodejce nějakou dobu offline. Její výhodou je možnost propojení s iDokladem. Tam si může prodejce udělat zálohy dat z ProfiÚčtenky, případně synchronizovat ceníky a další data, případně také předat prodejní závěrky a doklady účetní. Další aplikací je eÚčtenka, jejíž výhodou je jednoduchost ovládání pro uživatele a přijatelná cena 726 Kč ročně bez omezení počtu instalací. Také poskytují dobrou podporu pro uživatele.

Univerzální software, který stejně dobře poslouží velké restauraci i malým živnostníkům a řemeslníkům, je pokladní systém CINK. Zákazník si může vybrat z licencí, které reflektují velikost a náročnost jeho provozu. Tato aplikace má kromě běžných funkcí také statistiky prodejů, exporty tržeb, storna, skladové hospodářství, mobilní číšníky, upozornění na neobsloužené stoly nebo tisk do kuchyně pro větší gastro provozy. Menší podnikatele by mohlo zaujmout propojení s platebními terminály s nejnižším úrokem nebo možnost tisku mini EET stvrzenek, díky čemuž ušetří spoustu papíru. Nejlepší ale je systém si rovnou vyzkoušet, vysvětluje Sára Švédová.

Řadě podnikatelů pomáhá splnit povinnosti související s elektronickou evidencí tržeb O2 eKasa. V současnosti eviduje okolo 20 tisíc aktivních zařízení a je připravena nabídnout vhodné řešení všem skupinám zákazníků – ať už se jedná o řemeslníky, služby například v oblasti zdraví a krásy nebo stánkový prodej. U O2 eKasy je vše součástí jednoho zařízení, které si podnikatelé mohou vzít všude s sebou. Navíc nevyžaduje vysokou počáteční investici – pořizovací náklady si zákazníci mohou odečíst z daní, zdůrazňuje Lucie Jungmannová, tisková mluvčí O2 Czech Republic.

Dalším pokladním systémem prověřeným několika lety fungování a desítkami tisíc uživatelů je Dotykačka. Nabízí kompletní řešení softwaru s mnoha funkcemi a odolného hardwaru – od nejmenších mobilních řešení až po 15,6palcové pokladny s řadou doplňkového příslušenství. Zásadní výhodou jsou neustálé aktualizace a nonstop zákaznická podpora, která je součástí všech tarifů. Dotykačka zároveň zákazníky k ničemu nezavazuje, nemá dlouhé výpovědní lhůty ani triky v obchodních podmínkách. Službu si zákazník platí, jen když ji využívá. Může tedy platit i sezónně, pouze několik měsíců v roce, a pak znovu při startu další sezóny, popisuje Petr Menclík. Oblíbeným řešením je také pokladní systém Markeeeta, který se vyznačuje jednoduchým a intuitivním prostředím pokladny tak, aby obsluhu příliš nezatěžoval, a také vzdáleným přístupem (nejen) k výsledkům z pokladny.

Pozor na podporu a servis

Také při výběru pokladního systému je důležité, zda dodavatel poskytuje technickou podporu při instalaci i provozu a zda zařízení dokáže splnit podmínky daného podnikání – třeba zda je přenositelné a je možné ho využít na návštěvách u zákazníků. Podnikatelé také velmi často podceňují skutečnost, že pravidla EET se mohou měnit. Chtějí si tak pořídit systém, kterým EET vyřeší jednou provždy – nejlépe jednorázově zaplatit, nainstalovat, nikdy víc se o nic nestarat. Hynek Pášma, obchodní ředitel Smart software, radí, že pokud zákazníci zvolí řešení založené na pravidelném poplatku, mají jistotu, že jejich EET pokladna bude vždy odpovídat neustále se měnícím zákonům a předpisům (jen EET se měnilo za poslední roky 3×) a že budou mít zajištěnu podporu a servis.

Legislativa se však průběžně mění (viz odložení třetí a čtvrté vlny nebo vymezování výjimek z EET) a jednorázová řešení tyto změny nedokážou reflektovat, tudíž pozbývají aktuálnost. Proto se vyplatí zvolit prověřeného poskytovatele a raději průběžně platit za službu, která zahrnuje aktualizace i spolehlivou zákaznickou podporu. Pokladní systém vybírejte důkladně a včas, abyste se vyhnuli zbrklému rozhodnutí na poslední chvíli. Věnujte pozornost tomu, jaký firma poskytuje zákaznický servis. Zatímco kvalitní řešení vám podnikání usnadní, špatnou volbou si ho naopak můžete dost zkomplikovat, uzavírá Petr Menclík.