Přesídlení do virtuálního sídla s sebou přináší řadu výhod, ale také mnoho povinností. Vyjmenovány jsou například v článku Z virtuálního sídla může finanční úřad nechat společnost „deportovat“. A přestože uzavření smlouvy je v některých případech záležitostí trvající jen několik minut, firmě to přináší mnohé povinnosti, které není radno opomenout. Stejně jako ostražitost při výběru virtuálního sídla.
Pro změnu sídla je rozhodující otázka umístění současného a nového sídla, znění zakladatelského dokumentu společnosti a počet společníků. Sídlo společnosti musí být v souladu se sídlem uvedeným v zakladatelské listině společnosti. Pokud tedy sídlo v zakladatelské listině odpovídá virtuálnímu sídlu, stačí podat změnový návrh na obchodní soud a ten zpravidla do 5 pracovních dnů zapíše změny do Obchodního rejstříku. Někteří poskytovatelé zajišťují kompletní servis, včetně případných změn zakladatelských dokumentů. Pokud zakladatelská listina nebo společenská smlouva s.r.o. má již uvedenou adresu místa podnikání „Praha“, nic nebrání tomu, aby byl na obchodní soud v Praze podán návrh na změnu sídla společnosti ještě ten samý den. Obecně platí, že souhlas s umístěním sídla klientům připravíme i na počkání během 15 minut, včetně uzavření smlouvy a poskytnutí aktuálního výpisu z katastru nemovitostí,
uvádí Lenka Tomková ze společnosti Novantis.
Měníme sídlo krok za krokem
V podstatě jsou ke změně sídla společnosti zapotřebí pouze dva dokumenty. Prvním je souhlas majitele budovy s umístěním sídla, což není problém, protože žadatel s poskytovatelem uzavírá klasický obchodní vztah. Druhým je pak výpis z katastru nemovitostí osvědčující vlastnické právo k prostorám, do nichž společnost své sídlo umísťuje.
Ilustrační obrázek.
O něco více problematičtější je změna sídla firmy v obchodním rejstříku. Tady záleží na tom, zda je firma zapsána v tomtéž městě, kde chce mít i své virtuální sídlo, nebo ne. Snazší varianta je ta, když dochází k přesunu adresy v rámci jednoho města, například hlavního města. V tom případě nemusí mít rozhodnutí formu notářského zápisu, protože v zakladatelské listině je například jako sídlo firmy uvedena Praha, a stačí jen rozhodnutí statutárního orgánu společnosti,
připomíná Jakub Maur, jednatel Profispolečnosti.cz. Pokud se rozhodnete pro nové sídlo firmy v jiném městě, je nutné změnit také zakladatelský dokument společnosti, a to formou notářského zápisu. K tomu je potřeba mít souhlas daného počtu společníků a učinit notářský zápis o rozhodnutí valné hromady.
Poté dochází k návrhu na zápis změny do obchodního rejstříku. V případě, že dochází k přesunu sídla z jiného města, k návrhu na zápis změny do obchodního rejstříku je potřeba přiložit zápis o usnesení valné hromady či rozhodnutí společníků rozhodnutí statutárního orgánu, dále úplné znění zakladatelského dokumentu či stanov a také souhlas s umístěním sídla firmy a výpis z katastru nemovitostí. Soud je pak v povinen rozhodnout nejpozději do 15 dnů od podání návrhu. Délka celého procesu změny sídla se tedy odvíjí od toho, zda změna probíhá formou notářského zápisu nebo pouze návrhem na změnu.
Tímto ale povinnosti majitele firmy nekončí. Poté, co dojde ke změně sídla v obchodním rejstříku, musí také změnu sídla firmy oznámit finančnímu úřadu, a to do 15 dnů. Změna se dokládá usnesením z obchodního rejstříku s údajem o nabytí právní moci. Stejně tak je nutné o provedené změně informovat zdravotní pojišťovnu a okresní správu sociálního zabezpečení. Pokud má firma zaměstnance, lhůta na to je pouze 8 dnů od změny sídla. V neposlední řadě je nutné kontaktovat také katastr nemovitostí a změnit sídlo na něm, tedy v případě, že firma vlastní nemovitost.
Celou řadu těchto kroků mohou s plnou mocí, a samozřejmě za úplatek, zařídit poskytovatelé virtuálních sídel. Je ale potřeba mít vše pod kontrolou. Existují i společnosti, které takzvaně nabízí nemožné na počkání a zázraky do tří dnů. Virtuální sídlo neposkytujeme fyzickým osobám OSVČ, jelikož to výslovně zakazuje živnostenský zákon a zákon o obchodních korporacích. Některé konkurenční společnosti ale virtuální sídlo pro OSVČ i přes tento zákaz poskytují,
varuje Jakub Maur.
Mohlo by vás zajímat: Vyplatí se podřídit zákonu o obchodních korporacích? Zeptali jsme se odborníků
Na co si dát pozor při výběru virtuálního sídla?
Především na to, kdo nemovitost skutečně vlastní. V mnoho případech totiž nemovitosti nevlastní přímo poskytovatel virtuálního sídla, ale nějaká třetí osoba. V takovém případě je dost možné, že může dojít k tomu, že klient ztratí nárok na sídlo firmy v nemovitosti, například tím, že majitel nemovitost prodá jinému subjektu. Souhlas s umístěním sídla musí být ověřeně podepsaný majitelem nemovitosti. Pokud souhlas se sídlem podepisuje za vlastníka zmocněnec, je také nutné, aby byla přiložena plná moc.
Je mnoho firem, které sídlo měnily nebo mění ve spěchu. Podlehnou představě, že jde o velice snadný a rychlý proces, který může přinést jen samá pozitiva. Jak je ale vidět z předchozích řádků, není to tak docela pravda. Důležité je se seznámit s podmínkami smluv i samotným chodem nového sídla. Většina poskytovatelů nabízí smlouvy na dobu určitou od jednoho roku více. Najdou se ale i tací, kteří smlouvy uzavírají na dobu neurčitou. Je to především ochrana našich klientů. Mají jistotu, že jim nebudeme zasahovat do jejich smluvní ceny a sídlo u nás mohou mít déle než jeden rok. Výpovědní lhůta není stanovena, podmínkou však je, že při ukončení spolupráce již na naší adrese nemá daná společnost zapsané sídlo,
říká Michal Ondra, jednatel společnosti New Wave Service. Po ukončení smlouvy s poskytovatelem virtuálního sídla začíná celý kolotoč papírování znovu. Je znovu potřeba provést změnu v obchodním rejstříku a dalších už zmíněných místech.
Virtuální sídlo musí fungovat jako to skutečné
Dobré je také promyslet podmínky placení nájmu. Některé společnosti ho požadují celý za dobu 12 měsíců, jiné se spokojí s platbou čtvrtletní i měsíční. Pravdou ale je, že investice do nájmu virtuálního sídla nejsou nijak vysoké. Zajímavá adresa se dá pořídit i od 130 korun měsíčně. Velmi častá praxe jsou různé aktivační a jednorázové poplatky, které nejsou započítávány do měsíčního nájmu za sídlo. Případně automatické prodlužování bez upozornění klienta, které následně nejde stornovat. Důrazně bych tedy doporučil každému nezanedbat nastudování smlouvy o pronájmu sídla a ptát se poskytovatele na počet společností v dané lokalitě,
uvádí Zbyněk Kubáň ze společnosti MoyMoy.
Cena se odvíjí od lokality, stavu nemovitosti i servisu v ní poskytovaném. Při výběru virtuálního sídla je potřeba ohlížet se na technické zázemí poskytovatele tak, aby byly splněny nejen zákonné povinnosti s touto problematikou související. Klient určit uvítá možnost pronájmu jednacích místností a kompletní servis v oblasti kopírování, tisku, občerstvení, uvítání návštěv, recepci, možnost vlastní telefonní linky s asistentkou hlásící se jménem společnosti a další doprovodné služby. Když už nic jiného, musí fungovat alespoň přebírání pošty. Když se nedozvíte o doporučeném dopisu, můžete přijít i o dům, prohrát soudní stání a podobně. Proto radím vybírat jen solidní a prověřené firmy, které se o poštu opravdu starají. Jen na dosílku od České pošty se nedá spolehnout. Někdy se stane, že to nezkontrolují a zásilka přijde na sídlo nebo se vrátí. Některé doporučené dopisy se ani dosílat nedají,
varuje Pavel Dostál z Alias profi.
V neposlední řadě je vhodné dávat si pozor na to, kde se sídlo nachází, aby se nejednalo například o sklep nebo sklad, což by mohlo firmě na image spíše uškodit. „Také se setkáváme s tím, že někdy je nemovitost, kde je adresa poskytována, v havarijním stavu a nepůsobí dostatečně reprezentativně ani na exkluzivní adrese. Firmy, které uvažují o této službě, by neměly hledět pouze a jen na cenu, ale měly by se ptát i na přidanou hodnotu služby,“ upozorňuje Michal Ondra, jednatel společnosti New Wave Service.
ČLÁNKY DO MAILU