Při plnění nových oznamovacích povinností toleranci úřadů nečekejte

Nově oznamované údaje

V souladu s novelizovaným § 42 odst. 3 zákona o zaměstnanosti budou úřady práce získávat tyto údaje z registrů (informačních systémů) vedených Českou správou sociálního zabezpečení. Zde je bude předávat zaměstnavatel při ukončení pracovního poměru zaměstnance, respektive při odhlášení z nemocenského pojištění. Nově se budou uvádět údaje o:

• druhu zaměstnání,
• době trvání zaměstnání, 
• době důchodového pojištění,
• výši průměrného nebo pravděpodobného měsíčního čistého výdělku zjištěného podle příslušných právních předpisů,
• výši nároku na odstupné, odbytné, odchodné, včetně informace, zda bylo vyplaceno, a
• způsobu a důvodu skončení zaměstnání.

Tiskopis Oznámení o nástupu do zaměstnání

Dle ustanovení § 94 zákona o nemocenském pojištění je zaměstnavatel povinen v rámci zajištění řádného provádění nemocenského pojištění oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení doby zaměstnání a další údaje, a to ve stanovené lhůtě. Plnění těchto povinností je základní podmínkou pro řádné vedení registru pojištěnců, který orgánům nemocenského pojištění slouží k provádění nemocenského pojištění i k plnění dalších úkolů, které jim ukládají právní předpisy.

Jestliže zaměstnavatel skončení doby zaměstnání se zaměstnancem v zákonem stanovené lhůtě neoznámí, dopouští se přestupku podle ustanovení § 131 odst. 1 písm. f) zákona o nemocenském pojištění, za který mu lze uložit pokutu až do výše 20 000 Kč. S účinností od 1. dubna 2022 se uvedené ustanovení upravuje tak, že zaměstnavatel se dopustí přestupku, pokud okresní správě sociálního zabezpečení pro účely nemocenského pojištění neoznámí skončení doby zaměstnání se zaměstnancem podle § 94 odst. 1, tedy v zákonem stanovené lhůtě. Pokud ale zaměstnavatel požadované údaje oznámí ve stanovené lhůtě, ale bez nově požadovaných údajů (od dubna 2022), půjde rovněž o přestupek. Tentokrát ale s možnou pokutou až 100 000 Kč.

Sankce za neoznámení údajů – rekapitulace

• Neoznámení údajů pro účely nemocenského pojištění (nepodaná nebo včas nepodaná „odhláška z nemocenského pojištění“) je přestupkem podle § 131 odst. 1 písm. f) zákona o nemocenském pojištění. Za tento přestupek lze uložit pokutu až 20 000 Kč.
• Nesplnění povinnosti spočívající v oznamování nových údajů lze postihnout jako přestupek podle § 139 odst. 2 písm. d) nebo podle § 140 odst. 1 písm. d) zákona o zaměstnanosti. Právnické nebo podnikající fyzické osobě je možné za tento přestupek uložit pokutu až do výše 100 000 Kč.

Problematický bude údaj o průměrném výdělku

Může se zdát, že na oznamování nově požadovaných údajů je osmidenní lhůta dostačující. Ve většině případů tomu tak skutečně bude. Ovšem potíže by mohly nastat s údajem o průměrném výdělku zaměstnance. Průměry se stanovují vždy po skončení kalendářního čtvrtletí, tedy po zpracování mezd za poslední měsíc tohoto čtvrtletí. Při skončení pracovněprávního vztahu začátkem nového kalendářního čtvrtletí, například 2. července, musí být kompletní formulář oznámení odeslán ve lhůtě do 8 kalendářních dnů. Při výplatním termínu kupříkladu k 15. červenci nemá zaměstnavatel dostatek prostoru na stanovení průměrů, nemusí mít k dispozici ani veškeré podklady pro zpracování mezd.

Otázkou je, jak se k této situaci postaví příslušné úřady, tedy zda bude v těchto ojedinělých případech (nezaviněných zaměstnavatelem) určitá tolerance při odeslání formuláře. Jelikož odeslání neúplného formuláře (bez kompletního vyplnění požadovaných údajů) by určitě nebylo řešením.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Toleranci nečekejte, hrozí stotisícová pokuta

Jak pro server Podnikatel.cz zdůraznil Jakub Augusta za ministerstvo práce a sociálních věcí, zaměstnavatel je povinen ČSSZ oznámit skončení doby pracovního poměru, a to zpravidla do 8 kalendářních dnů (u zaměstnance, jehož pracovní poměr je zaměstnáním malého rozsahu či na základě dohody o provedení práce, může být tato lhůta v některých případech delší). Součástí oznámení jsou údaje, které vyžaduje zákon. Pokud zaměstnavatel nepodá příslušné oznámení nebo jsou nesprávně uvedeny údaje potřebné pro provádění nemocenského pojištění, jedná se o přestupek, za který ČSSZ může uložit pokutu. Pokud zaměstnavatel toto oznámení sice podá, ale údaje vyžadované zákonem v něm chybí nebo jsou uvedeny nesprávně, řeší takovou situaci Státní úřad inspekce práce nebo oblastní inspektoráty. 

Povinnost vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání obsahující mj. údaj o výši průměrného výdělku pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti má už i v současnosti zaměstnavatel při skončení pracovněprávního vztahu. Jedná se o povinnost, kterou mají zaměstnavatelé v zákoníku práce nastavenu již dlouhodobě a vzhledem k tomu, že podle zákona zaměstnavatel musí uvedené potvrzení vydat při skončení pracovněprávního vztahu, není umožněna ani tolerance v rozsahu dní.

Protože se průměrný výdělek zjišťuje vždy k prvnímu dni kalendářního měsíce následujícího po rozhodném období, připustil Jakub Augusta, že zmíněný problém může nastat ve 4 měsících v roce, a to navíc pouze ve výjimečných případech (u skončení pracovního poměru výpovědí obecně platí, že výpovědní doba začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi a končí uplynutím posledního dne příslušného kalendářního měsíce). V těchto situacích by měl být zaměstnavatel s vědomím zákonem stanovené povinnosti vnitřními mechanismy schopen zajistit, aby průměrný výdělek ve stanovené lhůtě zjistil a potvrdil. Porušení povinnosti z hlediska zákona o zaměstnanosti lze postihnout jako přestupek nesplnění oznamovací povinnosti, kdy lze uložit pokutu až 100 000 Kč. Při určování výše pokuty za spáchání přestupku se přitom přihlíží k jeho závažnosti. K projednávání přestupků podle zákona o zaměstnanosti jsou oprávněny Státní úřad inspekce práce nebo oblastní inspektoráty práce. 

Řešením je chytrá úprava mzdového programu

Oslovili jsme rovněž některé poskytovatele mzdových programů, ne všichni se ale k uvedenému problému vyjádřili, zřejmě ještě nemají hotovo. Nová oznamovací povinnost spojená se zákonem o zaměstnanosti pro nás bude aktuální téma ve druhé polovině února a začátkem března. To budeme aktivně řešit, jak tuto změnu zapracovat do Varia. Zabývat se budeme také specifickými situacemi, které mohou nastat a uživatel je bude muset vyřešit. Patří do toho i různé notifikace či doporučení, která systém uživatelům dává, uvedla Zdeňka Cmíralová za systém Vario, Solitea a.s.

Naopak zástupce společnosti Stormware s. r. o. uvedl, že novou oznamovací povinnost od dubna 2022 (včetně úpravy formuláře a datové věty ONZ 2022) již připravují. A to do verzí programů dostupných v první polovině března. Vše tak bude možné včas vyřešit jak v komplexním ekonomickém systému Pohoda, tak v programu Pamica, specializovaném na mzdy a personalistiku. V obou programech při generování podání ONZ pro zaměstnance, který skončil pracovní poměr, upozorníme na nutnost vystavení mezd posledního měsíce daného čtvrtletí, pokud nebude možné správně stanovit průměrný výdělek. Společnost nabídne velmi praktické řešení problému. Pro stanovení průměrného výdělku bude možné vystavit mzdu pouze pro konkrétního zaměstnance a nebude nutné vystavovat mzdy pro všechny zaměstnance najednou.