Podnikání, to je i zákonná povinnost archivovat důležité dokumenty. Některé stačí uschovat na 5, další na 10 a některé i na 30 let. Lhůty nejsou jednotné, přinášíme proto přehled povinností, které je potřeba při podnikání splnit. A to nejen kvůli tomu, aby bylo učiněno za dost úřednímu šimlovi, ale i z ryze praktických důvodů.
Právní úprava ohledně stanovení minimální doby uchování různých dokladů je obsažena v několika zákonech. Jde například o zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmů, zákon o dani z přidané hodnoty, daňový řád a zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Vždy je tedy potřeba posoudit, který zákon dopadá na konkrétní dokument. Od toho se odvíjí potřebná doba archivace. Na jeden konkrétní dokument se může vztahovat hned několik různých předpisů, potom je třeba tento dokument uchovat v nejdelší lhůtě dané právním předpisem, který na tento dokument dopadá,
upozorňuje Petra Petlachová, mluvčí Generálního finančního ředitelství.
Zákon o účetnictví
Nejčastěji se podnikatelé setkají s pravidly určenými zákonem o účetnictví. Povinnosti jsou popsány v jeho § 31 a § 32. První z nich říká, že:
Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak,
a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Ovšem pozor, pokud je například záruční lhůta nebo reklamační řízení delší, uschovávají se účetní záznamy po dobu, po kterou tato lhůta běží nebo toto řízení trvá. Účetní záznamy mohou mít formu listinou, technickou nebo smíšenou. Toto je popsáno v § 33 zákona o účetnictví. Uvedené typy účetních dokladů jsou potom opatřovány vlastnoručním nebo elektronickým podpisem a musí být vedeny ve formátu. Účetní záznam v technické nebo smíšené podobě musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Je třeba pamatovat na to, že některé druhy papírů a inkoustů nejsou stálé.
Pokud je fyzická osoba účetní jednotkou ve smyslu § 1 odst. 2 písm. d) až h) zákona o účetnictví, potom i pro ni platí veškerá pravidla vztahující se k úschově účetních záznamů ve smyslu § 31 zákona o účetnictví. Subjekt, který je povinen archivovat dokumenty dle příslušných zákonů, se této povinnosti zbavit nemůže,
říká Petra Petlachová.
Zákon o dani z přidané hodnoty
Obecná ustanovení o uschovávání daňových dokladů popisuje § 35 tohoto zákona. Povinnost uchovávat daňové doklady má osoba povinná k dani, která:
a) daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo
b) má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.
Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu. Mimo to zákon ukládá, že je-li provozovna v České republice, měly by být daňové doklady ukládány v tuzemsku. To neplatí, pokud podnikatel doklady uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup. Toto je možné dosáhnout úschovou dokladů v elektronické podobě. Náležitosti jsou pak popsány v § 35a zákona o DPH.
Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. Takový daňový doklad musí být opatřený uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou osoby odpovědné za jeho převod. Nemůže-li či nechce-li subjekt povinný k archivaci dokumentů toto zabezpečit sám, má možnost tímto pověřit jiný subjekt, který se touto činností zabývá. Tím se ale nezbavuje odpovědnosti a případných sankcí z nesplnění této povinnosti,
připomíná mluvčí Generálního finančního ředitelství Petra Petlachová.
Co se týká sankcí za nedodržení zákonných pravidel, ty v zákoně výslovně zmíněny nejsou. Je ale potřeba počítat s tím, že při kontrole pak úřady mohou při nedohledání daňového dokladu nebo i jeho nečitelnosti doměřit u odpočtu DPH sankci uplatněnou na vstupu. V § 37a odst. 1 písm. n) zákona o účetnictví je také stanoveno, že pokud účetní jednotka v rozporu s § 31 neuschová účetní doklady, potom se jedná o správní delikt a účetní jednotce se uloží pokuta.
Daňový řád
Z hlediska daňového řádu je daňový subjekt povinen uchovávat důkazní prostředky podle § 93 daňového řádu vztahující se k jeho daňové povinnosti ve lhůtě pro stanovení daně dle § 148 daňového řádu. Tato lhůta je obecně tříletá a počíná běžet dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení, nebo v němž se stala daň splatnou, aniž by zde byla současně povinnost podat řádné daňové tvrzení.
Lhůta pro stanovení daně může být prodlužována či přerušována za podmínek daných § 148 odst. 2–4 daňového řádu a končí nejpozději uplynutí 10 let od jejího počátku. Na základě speciální úpravy v jiných zákonech může být i tato maximální lhůta překročena, jde například o zákon o daních z příjmů.
Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Vůbec nejdelší archivační lhůty stanovuje zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení vztahující se na mzdové listy zaměstnanců. Ty musí být skladovány nejméně po dobu pěti let od jejich vyhotovení už podle zákona o účetnictví, protože jsou účetními doklady. Zároveň jsou ale důležité pro účely důchodového pojištění, a proto musí být uloženy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Nařizuje to § 35a odst. 4 tohoto zákona, přičemž povinnou součástí mzdového listu od zdaňovacího období 2015 podle zákona o důchodovém pojištění jsou i výsledky ročního zúčtování záloh a daňového zvýhodnění, ale zároveň i výpočet daně za příslušné zdaňovací období. Po těchto dokumentech se mohou ptát úředníci okresních správ sociálního zabezpečení v případech, kdy zaměstnavatel nepodal například evidenční listy za svoje zaměstnance nebo je člověk nespokojen s vypočítanou výší důchodu.
Řadu povinností obsahuje také zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Dlouhý výčet pojďme zestručnit na to, že se uchovávají dokumenty vzniklé z činnosti obchodních společností. To mohou být například zakladatelské dokumenty, organizační řády nebo stanovy, dokumenty o přeměnách právnických osob, ale také výroční zprávy, účetní závěrky a podobně.
A co drobní živnostníci?
Pro fyzické osoby, které nejsou účetními jednotkami a vedou pro účely zákona o daních z příjmů daňovou evidenci, jsou povinny veškeré doklady, které jsou v daňové evidenci vedeny, archivovat po celou dobu, po kterou může být doměřena daň z příjmů. Správce daně může vyměřit či doměřit daň po tři roky ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání, nebo v němž se stala daň splatnou. Lhůta se navíc prodlužuje zahájením daňové kontroly. Lhůta se prodlužuje, pokud v posledních 12 měsících před uplynutím lhůty dojde k podání dodatečného daňového přiznání, při zahájení řízení o mimořádném opravném prostředku apod. Plátci DPH musí daňovou evidenci a daňové doklady evidovat 10 let od konce roku, kdy měl doklad zdanitelné plnění.
Z daňového řádu vyplývá, že daňový subjekt prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v řádném daňovém tvrzení, dodatečném daňovém tvrzení a dalších podáních. Jako důkazních prostředků lze užít všech podkladů, jimiž lze zjistit skutečný stav věci a ověřit skutečnosti rozhodné pro správné zjištění a stanovení daně a které nejsou získány v rozporu s právním předpisem. Jde zejména o tvrzení daňového subjektu, listiny, znalecké posudky, svědecké výpovědi a ohledání věci.
Lze tedy doporučit, aby daňový subjekt archivoval nejen doklady, ale v podstatě vše, čím by později mohl prokázat údaje, které uvedl ve svém daňovém přiznání. Tato pravidla platí pro všechny daňové subjekty bez rozdílu toho, zda se jedná o právnickou osobu nebo o fyzickou osobu, včetně nepodnikající fyzické osoby,
říká Petra Petlachová. Záleží samozřejmě na každém člověku, co všechno bude archivovat, protože jak už bylo uvedeno, důkazní břemeno leží na něm a je zcela na jeho uvážení, jak kvalitní a úplné důkazní prostředky v případě potřeby předloží.
ČLÁNKY DO MAILU