Elektronická komunikace se bude postupně týkat všech podání učiněných zaměstnavateli, osobami samostatně výdělečně činnými i ošetřujícími lékaři. Česká správa sociálního zabezpečení jako první ze státních institucí zavedla takzvané e – Podání. Již od letošního roku platí povinná elektronická komunikace při některých podáních učiněných vůči finančním úřadům a od roku 2014 budou zaměstnavatelé povinně elektronicky komunikovat také s ČSSZ.
Komunikace s ČSSZ
Systém pro elektronickou komunikaci funguje od roku 2005 a Česká správa sociálního zabezpečení již dnes tímto způsobem přijímá miliony formulářů. Postupně se dohodla s vývojáři programů pro mzdové účetnictví, aby součástí těchto aplikací byly i moduly umožňující přímé odesílání nejčastějších povinných formulářů do systému ČSSZ ke zpracování. Velká část zaměstnavatelů už tento systém využívá. Na základě vyhodnocení přechodného období, které provedla ČSSZ, bylo zjištěno, že k letošnímu září podali zaměstnavatelé cca 71 % evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) a 54 % formulářů oznámení o nástupu do zaměstnání (příp. skončení zaměstnání).
Sama ČSSZ uvádí jako hlavní výhody e - Podání:
- dostupnost 24 hodin denně, 7 dní v týdnu,
- automatická odezva (informace o přijetí nebo zamítnutí e - Podání),
- možnost okamžité opravy a opětovného zaslání e - Podání,
- odpadá nutnost tisku údajů do předtištěných tiskopisů nebo tisku celých formulářů a jejich následné zasílání na správu sociálního zabezpečení,
- vysoká míra zabezpečení přenosu dat.
Které tiskopisy je nutné zasílat elektronicky?
Nenechávejte nastavení a spuštění elektronické komunikace na poslední chvíli.
Komunikace v elektronické podobě měla být původně zavedena od ledna letošního roku. To vyvolalo obavy, zejména v řadách zaměstnavatelů. Ti totiž měli přihlášky a odhlášky zaměstnanců, evidenční listy důchodového pojištění a další předepsané tiskopisy podávat pouze elektronicky. Konec papírové podobě hrozil i Přehledům o příjmech a výdajích OSVČ a neschopenkám, které ČSSZ odesílají lékaři. Nakonec se ale Česká správa sociálního zabezpečení rozhodla povinnou elektronickou komunikaci odložit a ještě do konce roku 2013 přijímat veškerá podání i v papírové podobě.
Další odklad (tentokrát o dva kalendářní roky) si nedávno vymohli lékaři a o jeden rok navíc OSVČ. Jediní, na koho elektronická podání od příštího roku dopadnou, jsou zaměstnavatelé. A to bez ohledu na to, zda mají jednoho nebo 1000 zaměstnanců. Ti, kteří dosud elektronicky s Českou správou sociálního zabezpečení nekomunikují, musí na tento systém chtě nechtě přejít od počátku roku 2014. Tedy včetně Přehledu o výši pojistného podávaného v lednu 2014 za prosinec roku 2013 či Evidenčního listu důchodového pojištění za rok 2013.
Původně měli zaměstnavatelé zasílat elektronicky všechny předepsané tiskopisy. Aktuálně Česká správa sociálního zabezpečení učinila dočasnou výjimku pro 3 tiskopisy, které bude možné nadále zasílat dosavadním způsobem, např. v PDF.
Jedná se o tiskopisy:
- Přihláška do registru zaměstnavatelů
- Odhláška z registru zaměstnavatelů
- Potvrzení pro účely vyrovnávacího příspěvku v těhotenství a mateřství
| Zaměstnavatelé | OSVČ | Lékaři |
|---|---|---|
| Povinně od roku 2014 | Povinně od roku 2015 | Povinně od roku 2016 |
| Evidenční list důchodového pojištění | Přehled o příjmech a výdajích | Rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti |
| Potvrzení o studiu pro účely důchodového pojištění | Oznámení o zahájení samostatné výdělečné činnosti | Hlášení ošetřujícího lékaře ve smyslu § 61 zákona o nemocenském pojištění |
| Přehled o výši pojistného | Přihláška k účasti na důchodovém pojištění | |
| Oznámení o nástupu (skončení) zaměstnání | Přihláška k účasti na nemocenském pojištění | |
| Příloha k žádosti o dávku nemocenského pojištění |
Jak elektronicky komunikovat?
Možností, jak elektronicky komunikovat, je několik a zaměstnavatelé musí zvolit nejvhodnější způsob. Zřejmě bude záviset od finančních možností společnosti (pořízení mzdového systému, který elektronickou komunikaci umožňuje) nebo počtu zaměstnanců, od kterého se odvíjí i počet jednotlivých podání. Ideálním řešením je zahájení elektronické komunikace ještě do konce roku 2013. Jistě není vhodné nechávat její nastavení a spuštění na začátek roku, který je pro účetní časově náročným obdobím účetních a mzdových uzávěrek.
Možnosti vytvoření a odeslání e - Podání:
- Software, který službu e - Podání podporuje – zpravidla se jedná o systém, který umí vygenerovat a odeslat datovou větu podání odpovídající specifikaci ČSSZ přes veřejné rozhraní pro e - Podání (VREP).
- Využití interaktivních formulářů pro e – Podání v software602Form Filler (je ke stažení zdarma, například na stránkách ČSSZ). Postup takového podání by neměl být složitý, zřejmě ale bude vhodnější pro zaměstnavatele s menším počtem zaměstnanců.
Při vytvoření a odeslání e - Podání na ČSSZ je nutné (dle doporučení ČSSZ) postupovat v následujících krocích:
- Stažení a instalace programu Software602 Form Filler do počítače (při dalším podání není nutné opakovat).
- Stažení a uložení příslušného formuláře ve formátu zfo do počítače (při dalším podání není nutné opakovat).
- Vyplnění formuláře (formuláře obsahují nápovědu a provádí kontrolu správnosti vyplnění jednotlivých polí).
- Odeslání formuláře na ČSSZ (po vyplnění formuláře je nutné provést jeho odeslání tlačítkem na formuláři buď do datové schránky e – Podaní CSSZ, anebo s uznávaným elektronickým podpisem přes komunikační rozhraní VREP. Při podání s elektronickým podpisem je nutné se zaregistrovat.
Podání datovou schránkou
Formulář se zasílá do datové schránky e – Podání ČSSZ s identifikátorem 5ffu6×k. Podání musí být v elektronické podobě formou datové zprávy v datovém formátu XML. Podání doručená datovými schránkami se považují za podepsaná ze zákona. Nebude možné zasílat zprávy v datovém formátu XML na technických nosičích, anebo prostřednictvím technického zařízení.
Podání přes VREP
Podávající se musí k elektronickému podávání (e – Podání) zaregistrovat na místně příslušné správě sociálního zabezpečení. K registraci je nutné získat Kvalifikovaný (podpisový) certifikát pro ověření všech učiněných podání, který poskytují pouze akreditované certifikační autority, a to ICA, Česká pošta, e-Identity. Kvalifikovaný (podpisový) certifikát je elektronický podpis, který nahrazuje ruční podpis u papírových dokumentů.
Poskytovatelé certifikačních služeb:
- První certifikační autorita, a.s.- návod na instalaci certifikátu je možné stáhnout zde.
- Česká pošta a.s. - návod na instalaci certifikátu je možné stáhnout zde.
- e-Identity a.s. - návod na instalaci certifikátu je možné stáhnout zde.
Další důležitá součást je Šifrovací certifikát, který slouží pro zabezpečení dat. Certifikát je možné stáhnout ze stránek ČSSZ (ke stažení zde). Návod na instalaci je možné stáhnout zde.
Na VREP lze podání činit v elektronické podobě formou datové zprávy v datovém formátu XML vyhovující specifikaci ČSSZ a publikovaným XSD schématům, podepsané uznávaným elektronickým podpisem, založeným na kvalifikovaném certifikátu, vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
ČLÁNKY DO MAILU