Prostý elektronický podpis ve světle novely zákoníku práce

Podrobný popis rozdílů a nuancí mezi jednotlivými druhy elektronických podpisů přesahuje rámec tohoto článku. V obecné rovině lze konstatovat, že především uznávaný a kvalifikovaný elektronický podpis na velmi vysoké úrovni zaručují jak identifikaci podepisující osoby a nezměnitelnost dat, tak i osobu autora elektronického podpisu. 

Podobný závěr o prostém elektronickém podpisu bohužel učinit nelze, jelikož prostý elektronický podpis klade ze všech typů elektronických podpisů ty nejnižší nároky na identifikaci podepisující osoby. Přesto však naplňuje zákonnou definici elektronického podpisu ve smyslu nařízení eIDAS a je považován za platný elektronický podpis. 

Nehledě na to, že v praxi jde o nejvíce využívaný typ elektronického podpisu napříč podnikatelským spektrem – od úvěrových institucí, přes e-shopy až po pojišťovny. Důvodem je, že prostý elektronický podpis jako jediný nevyžaduje žádný kvalifikovaný prostředek pro vytváření elektronických podpisů ani kvalifikovaný certifikát, vydaný prověřenou certifikační autoritou (např. Českou poštou s.p.), což podepisování tímto typem elektronického podpisu činí velmi jednoduchým. Existuje přirozeně i celá řada soukromých poskytovatelů, které lze k podepisování dokumentace prostým elektronickým podpisem využít (např. služba DocuSign, Singi, DigiSign atp.). Je však možné tento typ elektronického podpisu použít k podpisu pracovní smlouvy, dohody o provedení práce nebo výpovědi z pracovního poměru? Odpověď na tuto otázku není jednoznačná. 

Elektronické podepisování tzv. důležitých písemností 

Některé dokumenty ani po rozvolnění podmínek elektronického doručování novelou zákoníku práce stále nelze podepsat prostým elektronickým podpisem. Jedná se především o tzv. důležité písemnosti specifikované v § 334 zákoníku práce, u nichž je ze zákona vyžadována přísnější forma doručení „do vlastních rukou“. Konkrétně jde např. o výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru, zrušení pracovního poměru ve zkušební době a další písemnosti týkající se skončení pracovního poměru, dále také odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa, jakož i mzdový či platový výměr. 

U těchto důležitých písemností zákon i nadále vyžaduje, aby byly opatřeny uznávaným elektronickým podpisem, který zaručuje vyšší míru jistoty ve vztahu k identifikaci podepisující osoby. Současně pro to, aby bylo možné důležitou písemnost zaměstnanci doručit elektronicky prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (např. e-mailem), je nově vyžadováno, aby zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil předchozí písemný souhlas, ve kterém uvede svou elektronickou adresu pro doručování. 

Takovýto souhlas musí být obsažen v samostatném dokumentu (tj. nemůže být součástí pracovní smlouvy) a zaměstnanec jej může kdykoliv písemně odvolat. Před udělením souhlasu je zaměstnavatel rovněž povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, a to včetně patnáctidenní zákonné lhůty, ve které nastává fikce doručení písemnosti.

Z pohledu zaměstnavatele je mnohem praktičtější písemnost zaměstnanci doručit datovou schránkou, pokud ji zaměstnanec má zřízenou a má v ní povolen příjem soukromých datových zpráv. Při doručování datovou schránkou se totiž nevyžaduje ani zvláštní souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním, ani faktické opatření písemnosti uznávaným elektronickým podpisem, jelikož na dokument odeslaný z datové schránky zaměstnavatele se automaticky hledí, jako by byl podepsán uznávaným elektronickým podpisem. 

Přečtěte si také:

Rozdíly i lhůty přísnějšího a jednoduchého doručování po novele zákoníku práce

Ostatní písemnosti 

Zákon speciálně upravuje také doručování vybraných dvoustranných právních jednání uzavřených mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která nespadají do výčtu důležitých písemností a jsou specifikována v ustanovení § 21 zákoníku práce. Do této skupiny můžeme zařadit například pracovní smlouvu, dohodu o provedení práce, dohodu o pracovní činnosti, včetně jejich změn či dohod o jejich ukončení. Tato dvoustranná právní jednání již lze uzavřít i za použití prostého elektronického podpisu, což je bezesporu výhodou. Zaměstnavatel je v takovém případě ze zákona povinen následně zaslat vyhotovení těchto dokumentů na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělí. 

Pokud dojde k elektronickému uzavření shora uvedených dokumentů, vzniká zaměstnanci právo na odstoupení, což je další specifikum spjaté s elektronickou formou uzavření těchto dokumentů. Pokud zaměstnanec ještě nezačal s plněním dle příslušné elektronicky uzavřené smlouvy (např. nezačal osobně vykonávat práci na sjednaném pracovišti dle pracovní smlouvy či dohody o pracovní činnosti), má podle § 21 odst. 2 zákoníku práce právo od smlouvy odstoupit, a to nejpozději ve lhůtě 7 dnů ode dne jejího dodání zaměstnavatelem na zaměstnancem sdělenou elektronickou adresu. Odstoupení musí být učiněno písemně a může být zaměstnavateli doručeno rovněž elektronicky.

Prostý elektronický podpis se může vymstít

Novela zákoníku práce přinesla celou řadu změn, které zaměstnavatelům i zaměstnancům poskytují větší míru flexibility při podepisování smluv a jiných písemností elektronicky. Přestože prostý elektronický podpis v pracovněprávních vztazích stále nelze využít pro všechny typy písemností (např. není možné jej využít k podpisu výpovědi z pracovního poměru), existuje už vcelku široká škála dokumentů, u kterých jej využít lze (např. k podpisu pracovní smlouvy či dohody o pracovní činnosti), což je bezesporu pozitivní trend. 

Přesto je třeba mít na paměti, že prostý elektronický podpis poskytuje vcelku nízkou záruku identifikace podepisující osoby, což by se mohlo smluvním stranám vymstít především v případě soudního sporu. Pokud tedy strany mají možnost dokument uzavřít za použití silnější formy elektronického podpisu (např. uznávaným elektronickým podpisem), lze to jedině doporučit.