Takřka každý podnikatel pracuje dennodenně s e-mailovou schránkou. Nesprávná práce s poštou vás však zbytečně připravuje o čas. Jednou z možností, jak zefektivnit svoji práce s e-maily, je využít systém Zen To Done (Zenem k hotovému). Jedná se o jednoduchý způsob řízení práce, pomocí kterého nahradíte škodlivé návyky těmi užitečnými.
Čtěte také: Naučte se pracovat se svou e-mailovou schránkou. Přečtěte si naše tipy
Určete si priority
Nejen u e-mailů platí, že základem je stanovit si priority. Při otevření pošty si proto naplánujte, na které zprávy odpovíte ihned a které počkají. Na urgence reagujte okamžitě. Pokud si odpověď na běžný mail vyžádá maximálně dvě minuty, odpovídejte hned,
doporučuje Jan Dvořák ze školícího střediska Gopas. E-maily, které nevyžadují okamžitou reakci, si zařaďte, stanovte si termín odpovědi a udělejte si poznámku v kalendáři.
Nebuďte otrokem emailů
Pokud máte zvyk e-mailovou schránku neustále kontrolovat, snažte se ho zbavit. Kazí vám soustředění a odvádí vás od práce. Naučte se e-maily kontrolovat v delších intervalech, ideálně alespoň hodinových.
Zjednodušte systém emailových složek
V e-mailové schránce se vyplatí používat složky, které vám usnadní práci. Zároveň to však nepřehánějte s jejich množstvím a filtry pro automatické rozřazování přijatých zpráv do různých složek. Pokud jste si vytvořili složitý systém mnoha zbytečných emailových složek, do kterých se vám automaticky přesouvá doručená pošta například podle odesílatele, obsažených příloh nebo jiného kritéria, zkuste jej zjednodušit. Více složek znamená více času a pozornosti, kterou musíte věnovat kontrole každé z nich,
vysvětluje Jan Dvořák z Gopasu. Stejně tak se však zbavte složek, které nevyužíváte. Promyslete si, zda opravdu zpětně využíváte složek, do kterých e-maily třídíte. Smažte struktury, které používáte jen ze setrvačnosti,
doplnil serveru Podnikatel.cz Ondřej Kubera z firmy Effectivity, která se zabývá školením a kurzy ohledně zvyšování osobní produktivity.
Používejte klienta
Na osobním počítači se též vyplatí mít e-mailového klienta (Thunderbird, Outlook, apod.), který má oproti přístupu přes webové rozhraní řadu výhod. E-mailový klient přináší například jednotné rozhraní, možnost více schránek najednou, možnost filtrování, možnost čtení starých zpráv bez přístupu k internetu nebo zálohování. Nevýhodou může být cena, pokud se jedná o placeného klienta, a také přístup k poště, pokud se zrovna nenacházíte u svého počítače. Podle mého názoru je nejlepší dostupné řešení zvolit Thunderbird. Je zdarma, česky, stabilní, jednoduchý a nabízí možnost rozšiřování pomocí zásuvných modulů,
domnívá se Marek Vich, regionální ředitel GrowJOB institute.
ČLÁNKY DO MAILU