Názory k článku Radíme, jak můžete zefektivnit práci s e-mailovou schránkou

Co zásadně urychlí práci s e-maily, tak ani tak ne různé "automatické třídění do složek", protože stejně jednou ty e-maily musíte vyřešit všechny a roztřídit si je podle důležitosti je nejlepší ručně. Protože i e-mail od odesílatele, který není nijak nikdy důležitý, tak jednou může být velmi klíčový a automatický filtr to nepozná a zařadí ho do složky, kterou kontrolujete třeba až večer jako "málo důležitou"; ale v zásadě dvě věci:

1) Mít předepsaných několik konceptů "univerzálních" odpovědí na nejčastější dotazy, které jen doplníte oslovením a nějakým detailem.

2) Pořídit si neomezený paušál a na e-maily ZÁSADNĚ ODPOVÍDAT TELEFONICKY!!! A e-mailovou odpověď volit jenom v případě, kdy protistrana nemůže zrovna hovořit, je nedovolatelná nebo má sluchové postižení.

Protože mezitím, co i krátký e-mail zabere 2 minuty, tak hovor zabere zhruba stejný čas, ale vyměníte se v něm tolik informací jako nejméně v 5 e-mailech. Navíc než napíšete 5 e-mailů, všichni si je přečtou, odpoví atd., tak je to komunikace doslova na celý den - hovor máte celou komunikaci vysvětlenou a uzavřenou během 2 minut a můžete se věnovat čemukoliv dalšímu.

Ze zkušeností vím, že vyřešení jednoduchého požadavku telefonem trvá cca 0:50 - 1:30 minut a když je to složitější, tak to v 90% případů nepřekročí 3:30 minut.

Navíc komunikace telefonem je osobnější, vytváříte si s protistranou vztah a máte víc informací. Protože v e-mailu Vám přijde: "Dobře, to by šlo...", ale když si s dotyčným voláte po telefonu, tak z intonace hlasu slyšíte, že takhle by to teda rozhodně nešlo, jenom to nechce říct napřímo a opět s tím můžete nějak pracovat, zjistit proč atd.