V první řadě si důkladně prostudujte všechny důležité dokumenty a podmínky, které se na vás coby příjemce dotace vztahují. Veškeré potřebné informace získáte na stránkách agentury CzechInvest, která má program OPPI na starosti. Pokud již od začátku nemáte ve firmě stanovenou osobu, která je za projekt zodpovědná, doporučujeme tak učinit nyní, ve fázi jeho realizace. Ta je totiž na koordinaci a administrativu mnohdy náročnější než samotná žádost o dotaci, proto je dobré vyčlenit pracovníka, který bude celý proces zastřešovat. To platí i v případě, že na dotačním projektu spolupracujete s poradenskou agenturou. Tak vám sice odpadne nemalá část práce a starostí, nicméně vyplatí se ve firmě stanovit zaměstnance, který bude v komunikaci s poradenskou agenturou fungovat jako styčný důstojník. Čtěte více: Jak na svůj projekt získat dotace z EU? Přečtěte si příběhy úspěšných žadatelů
Žádost o platbu – buďte pečliví a počítejte s opravami
Jak již víte, dotace z programu OPPI jsou propláceny zpětně na základě reálně vynaložených nákladů po skončení projektu nebo každé jeho etapy. Abyste peníze skutečně obdrželi na firemní účet, je nutné podat tzv. žádost o platbu. Ta spočívá především ve vyplnění předepsaných tabulek a doložení příslušných faktur a ostatních dokumentů. To všechno je potřebné odeslat prostřednictvím elektronického systému eAccount.
Žádost o platbu by měla obsahovat:
- základní informace o projektu
- číslo účtu, na který bude dotace vyplacena
- kopie účetních dokladů (faktury)
- soupisku účetních dokladů
- přehled čerpání způsobilých výdajů
- výpis z bankovního účtu, kde jsou jasně uvedeny platby za nárokované výdaje
- smlouvy s dodavateli
- ostatní dokumenty, které jsou specifické pro daný program (může se jednat např: o různá čestná prohlášení, dokládání mzdových nákladů, předávací protokoly atd.)
Protože žádost o platbu ve většině případů tvoří poměrně rozsáhlý soubor dokumentů a faktur, může snadno nastat situace, že zapomenete na některou z požadovaných příloh, vyplníte špatně některou položku apod. V takovém případě vám ji agentura CzechInvest, která každou žádost o platbu pečlivě kontroluje, vrátí k doplnění či opravě. Dáte-li v požadovaném termínu vše do pořádku, nastává další fáze, a tou je kontrola přímo na Ministerstvu obchodu a průmyslu, které je řídícím orgánem programu OPPI. Pokud MPO nenalezne ve vaší žádosti o platbu žádná další pochybení, máte vyhráno a můžete očekávat příslušnou částku dotace na firemním účtu.
Výběrová řízení – pečlivě nastudujte pravidla a striktně se jimi řiďte
Na veškeré dodávky nad 500 tis. Kč v rámci projektu v OPPI je, jak už víte, nutné provést výběrové řízení dle Pravidel pro výběr dodavatelů. V případě výběrových řízení se vyplatí být obzvláště precizní, jakákoliv zásadnější chyba vás v tomto případě připraví o dotaci. Čtěte více: Realizujete projekt podpořený dotací EU? Poradíme, jak se vypořádat s výběrem dodavatelů
Kontrola na místě – mějte vše připraveno
Jakmile začnete svůj projekt realizovat, dříve či později vám pravděpodobně přijde oznámení o chystané kontrole. Dohodnete se na termínu a obdržíte potřebné informace, které dokumenty je nutné si ke kontrole připravit – ve většině případů se jedná o veškerou dokumentaci spojenou s realizací projektu, faktury, pracovní smlouvy, nájemní smlouvu, finanční výkazy apod. Mějte na paměti, že kontroloři potřebují vidět originály dokumentů a mějte je proto připravené, abyste se vyhnuli zdlouhavému shánění patřičných dokumentů v průběhu kontroly. Kromě veškeré dokumentace kladou kontroloři důraz také na tzv. povinnou publicitu, tedy povinnost informovat veřejnost o faktu, že na svůj projekt čerpáte dotace z Evropské unie. Zde se nebojte řídit pravidlem čím více, tím lépe.
Pokud kontrola narazí na nesrovnalosti či chyby, není ve většině případů ještě nutné házet pověstnou flintu do žita. Pokud je problém méně závažného charakteru, kontrolní komise vás na něj upozorní a dožaduje se jeho dodatečné nápravy. Horší situace nastává, pokud je problém závažnější či nenapravitelný. Nejste-li si čímkoliv jistí, raději se obraťte na pracovníky agentury CzechInvest, kteří vám ochotně poradí, než abyste spoléhali na to, že si vašeho případného pochybení nikdo nevšimne – vzhledem k několikastupňové kontrole je více než pravděpodobné, že ji dříve či později někdo zaznamená. Ačkoliv se ve většině případů jedná o napravitelné problémy, můžete se svou nepozorností či ignorováním pravidel o dotaci v krajním případě také zcela připravit.
Průběžné zprávy z realizace projektu – pomůžou vám včas odhalit nesrovnalosti
V průběhu realizace projektu je nutné předkládat monitorovací zprávy. Každých šest měsíců se předkládá tzv. průběžná zpráva a po skončení každé etapy projektu musíte spolu s žádostí o platbu odevzdat tzv. etapovou zprávu.
Ačkoliv vám mohou monitorovací zprávy zpočátku připadat jako zbytečná administrativa a ztráta času, vězte, že díky nim můžete včas odhalit nesrovnalosti v realizaci projektu, které byste později horko těžko napravovali.
Každá monitorovací zpráva musí obsahovat kromě základních údajů o žadateli a o projektu zejména údaje o výdajích, týkajících se projektu v daném období, a popis stavu realizace projektu. Snažte se o stručný výčet aktivit, které byly ve sledovaném období realizovány, popište případné problémy, které nastaly a stručně zhodnoťte dosavadní výsledky projektu. Pokud jsou součástí monitorovací zprávy také monitorovací ukazatele, tj. například počet nově vytvořených pracovních míst, tržby z inovovaných výrobků apod., je zpravidla nutné připojit k monitorovací zprávě také finanční výkazy. Pozornost věnujte také harmonogramu projektu, v monitorovací zprávě musíte uvést, zda stanovený harmonogram skutečně dodržujete, a pokud nikoliv, uvést patřičné zdůvodnění. Čtěte více: Chcete přivést na trh nový či inovovaný produkt? Máte reálnou šanci získat dotace
Ukončení projektu – počítejte s udržitelností projektu
Po skončení realizace projektu je nutné podat tzv. závěrečnou zprávu, ve které mimo jiné zhodnotíte úspěšnost celého projektu a dosažení monitorovacích ukazatelů. Tím však pro vás povinnost odevzdávat monitorovací zprávy nekončí. Ty musíte i nadále předkládat jednou ročně po dobu pěti let (tří let u malých a středních podniků).
Jako příjemce dotace jste totiž povinni udržet výstupy projektu ještě po určitou dobu po skončení jeho realizace. S touto skutečností je potřeba počítat již ve fázi samotné přípravy projektu, aby vás pak nepřekvapila situace, že jste sice dotaci před pár lety úspěšně získali, ale protože nejste schopni dodržet všechny podmínky, ke kterým jste se tehdy zavázali, musíte ji vrátit.
Podmínka udržitelnosti není samoúčelná, ale má zejména zabránit zneužívání dotací. Nelze si tak například nakoupit drahou technologii za přispění EU a po krátké době ji se ziskem prodat. I po ukončení realizace projektu se tak připravte na případné kontroly ze strany poskytovatele dotace a přehledně archivujte veškerou dokumentaci, související s projektem.
Čtěte, ptejte se, kontrolujte
Budete-li pečlivě a včas studovat všechny potřebné dokumenty, jakékoli nejasnosti konzultovat s poskytovatelem dotace, a veškerou odevzdávanou dokumentaci před odesláním kontrolovat, měli byste svůj projekt dovést do úspěšného konce bez větších potíží. Realizační fázi projektu při jeho přípravě nepodceňujte, platí, že čím kvalitněji bude váš projekt připraven a promyšlen ve všech aspektech, tím snazší pro vás potom bude dotaci nejen získat, ale také si ji udržet.
Pro server Podnikatel.cz připravila společnost eNovation, s.r.o.
ČLÁNKY DO MAILU