Aktuálně se dbá na to, aby zpracování osobních údajů bylo v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). Od 25. května 2018 je totiž závazné pro všechny členské země Evropské Unie. Tato povinnost se dotkla i oblasti zaměstnávání. Zde však zaměstnavatelé v některých oblastech stále chybují.
Co se dozvíte v článku
Souhlas se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů musí být dle nařízení GDPR svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením svolení ke zpracování svých osobních údajů za (v souhlasu) definovaným účelem či účely. Souhlas musí být schopen správce doložit a musí být také odvolatelný. V pracovněprávních vztazích má souhlas se zpracováním osobních údajů jen minimální zastoupení.
Plyne to obecně již jen ze skutečnosti, že pracovněprávní vztah je vztahem nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance, a tudíž o svobodném projevu souhlasu nelze hovořit. V naprosté většině zpracování osobních údajů zaměstnanců nejde o zpracování na základě jejich souhlasu, ale o zpracování z jiných právních důvodů. Souhlas se využije pouze tam, kde zaměstnavatel nemůže zpracování podřadit pod jiný právní důvod.
Právní důvody zpracování osobních údajů
Zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců hned z několika právních důvodů. Prvním z nich je nezbytné plnění smlouvy. Tím je myšleno především uzavření pracovní smlouvy nebo dohody konané mimo pracovní poměr (tj. dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti). Platí to i v případě výběrového řízení s uchazeči o zaměstnání, kdy zaměstnavatel zpracovává údaje potřebné k sepsání pracovní smlouvy. Zde by se měl ve fázi výběrového řízení omezit na nezbytné minimum osobních údajů, tj. identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o vzdělání a dosavadní praxi. Nadbytečné a problematické by v případě výběrového řízení bylo vyžadování rodného čísla, informace, zda má uchazeč exekuční srážky ze mzdy apod.
Dalším okruhem údajů, kdy zaměstnavatel žádné svolení ke zpracování nepotřebuje, jsou údaje pro splnění právní povinnosti. Jsou to povinnosti ve vztahu k odvodům sociálního a zdravotního pojištění, záloh na daň, exekučním příkazům a výkonům rozhodnutí soudu atd. Tady například informaci o rodném čísle a případných exekučních srážkách ze mzdy zaměstnavatel nezbytně potřebuje (nejedná se již o uchazeče o zaměstnání, ale o vybraného zaměstnance).
Třetím důvodem pro zpracování osobních údajů budou oprávněné zájmy zaměstnavatele nebo třetí strany. Například kamerový systém k ochraně majetku zaměstnavatele, zpřístupnění osobních údajů zaměstnanců pro mateřskou společnost zaměstnavatele, interní seznam zaměstnanců s kontaktními údaji pro sdílení na intranetu, kontaktní údaje na blízké osoby zaměstnance pro případ nenadálé události apod.
Kdy je souhlas nezbytný?
Situací, kdy zaměstnavatel potřebuje souhlas nebude v pracovněprávních vztazích mnoho. Určitě bude nutné zajištění souhlasu o dalším zpracování údajů po proběhlém výběrovém řízení u uchazečů, kteří nebyli vybráni, ale zaměstnavatel si jejich osobní údaje hodlá ponechat pro případné uvolnění pracovního místa v budoucnu. Zde již původní právní důvod (plnění smlouvy) odpadá. Uchovávat takové údaje i nadále je možné pouze se souhlasem uchazeče o zaměstnání. Uchovává se po v souhlasu předem definovanou dobu, avšak doporučuje se maximálně po dobu dvou let.
Kdy je souhlas nadbytečný?
Jak již bylo zmíněno, stále se v oblasti pracovněprávních vztahů objevuje nesprávný postup ze strany zaměstnavatele. Vyžadování souhlasu se zpracováním osobních údajů, jako je například e-mailová adresa, telefonní číslo a fotografie, je nejen nadbytečné, ale zároveň může být za tento postup vyměřena pokuta.
Zaměstnavatel údaje zpracovává za účelem personální a mzdové agendy bez souhlasu zaměstnance. Poskytování takových údajů není ze strany zaměstnance dobrovolné, nezbytnost je zde zajištěna pro plnění smlouvy, splnění právní povinnosti nebo oprávněný zájem zaměstnavatele. Vyžadování souhlasu zaměstnanců může být Úřadem pro ochranu osobních údajů považováno za matoucí či klamavé a může být sankcionováno dle č. 83 odst. 5 písm. b) nařízení GDPR.
Nikoli souhlas, ale informace o zpracování osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů nebude při vedení mzdové agendy v naprosté většině případů potřebný, naopak jeho vyžadování by bylo nadbytečné. Souhlas se u některých zaměstnavatelů stále objevuje, například i v pracovních smlouvách zaměstnanců. Jde o nepochopení podstaty pravidel zpracování. Správně totiž nejde o souhlas, ale o informaci zaměstnanci o zpracování osobních údajů. Taková informace může být součástí pracovní smlouvy, ale častěji jde o zaměstnavatelem připravený informační materiál o zpracování osobních údajů, kterým současně splní povinnost informovat zaměstnance o prováděném zpracování jeho osobních údajů. Z praktických důvodů bude vhodnější, když tato informace nebude součástí pracovní smlouvy (dvoustranné právní jednání) pro její případné jednostranné doplnění (aktualizace) ze strany zaměstnavatele.
ČLÁNKY DO MAILU