Mobilní telefony využívají zaměstnanci při práci často. Zaměstnavatelé musí správně vyhodnotit, kdy je třeba jejich využití i k soukromým účelům „dodatnit“.
Náklady zaměstnavatele a příjem zaměstnance
Využití služebních hovorů k soukromým účelům zaměstnanců je nutné posoudit nejen z hlediska daňové uznatelnosti nákladů na straně zaměstnavatele, ale také z pohledu zdanitelného příjmu na straně zaměstnance.
K problematice se pro server Podnikatel.cz vyjádřila Klára Křehlová z Generálního finančního ředitelství. Zákon o daních z příjmů přímo neřeší používání služebních telefonů i pro soukromé účely. V obecné rovině lze uvést, že pokud je telefon používán výlučně pro služební účely, nevzniká zaměstnanci žádný příjem ke zdanění.
Dodala, že podmínky pro používání služebních telefonů i pro soukromé účely by měly mít organizace sjednány vnitřním předpisem. V praxi je nejčastější varianta úhrady za používání služebního telefonu i k soukromým účelům, tj. přímá úhrada zaměstnavateli, převážně formou srážky z čisté mzdy zaměstnance.
Jestliže by v případě používání služebních telefonů pro soukromé účely k úhradě nedošlo, pak je u zaměstnance neuhrazená částka za soukromé používání služebního telefonu zdanitelným příjmem ze závislé činnosti (včetně odvodu sociálního a zdravotního pojištění). A to platí i pro případy, kdy je stanoven limit pro služební hovory na základě prokázané kalkulace.
Samotné užívání služebního telefonu pro soukromé účely nemá vliv na daň z příjmů u zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel hradí také uvedené telekomunikační služby pro soukromé účely zaměstnance, je potřeba vědět, zda je toto soukromé využití dohodnuto v pracovní či obdobné smlouvě, vnitropodnikové směrnici či kolektivní smlouvě. Je-li tato výhoda v uvedených listinách zaměstnanci přiznána, jsou výdaje na tyto telekomunikační služby pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. V opačném případě, tj. kdy není tento benefit písemně sjednán, např. vnitřním předpisem, nelze považovat náklady na úhradu takto soukromě využitých telekomunikačních služeb za daňově uznatelné.
Pro lepší orientaci v odpovědi Generálního finančního ředitelství nabízíme shrnutí jednotlivých variant využití služebních hovorů.
1. Telefon slouží pouze ke služebním účelům
Nejméně problematické se jeví využití služebního telefonu pouze ke služebním účelům. V této variantě mají zaměstnanci soukromé telefonní hovory (často i pod pohrůžkou peněžité sankce) zakázány. Zde jsou veškeré náklady daňově uznatelným výdajem zaměstnavatele a na straně zaměstnance nevzniká žádný příjem k dodanění. Prověření, zda skutečně zaměstnanci tento zákaz neporušují, jistě nebude pro zaměstnance ani zaměstnavatele příjemné. Avšak nejedná se jen o případné sankce vůči zaměstnancům za porušení zákazu, ale o finanční dopad na zaměstnavatele při případné daňové kontrole. Čtěte také: Může zaměstnavatel využívat soukromý telefon a e-mail zaměstnance?
2. Přeúčtované soukromé telefonní hovory zaměstnancům
Situace, kdy je mobilní telefon zaměstnavatele využíván jak ke služebním, tak k soukromým účelům zaměstnance, může být v praxi komplikovanější. Jestliže je telefon využíván zčásti k soukromé potřebě zaměstnance, měl by za tyto hovory zaměstnavateli zaplatit cenu „obvyklou“. Díky přeúčtování soukromých hovorů zůstanou veškeré další platby spojené s využitím mobilu plně daňově uznatelnými. Na straně zaměstnance nedochází k žádnému majetkovému prospěchu.
Potíž může nastat právě při stanovení ceny „obvyklé“. Zaměstnavatelé v praxi většinou neplatí za jednotlivé hovory, ale v rámci sjednaných měsíčních tarifů. Řešením je například zavedení jednotné paušální částky v ceně „obvyklé“, která bude každý měsíc po zaměstnancích za jejich soukromé hovory ze služebního telefonu požadována. Paušální částku je však potřeba stanovit na základě předchozí prokazatelné kalkulace. Čtěte také: Zpřísnila se kontrola osobních práv zaměstnanců
3. Soukromé telefonní hovory uskutečněné bez úplaty
Tato varianta se může na první pohled jevit jako nejméně problematická. Není třeba nic dodaňovat ani přeúčtovávat. Opak je však pravdou. Zaměstnavatel pravděpodobně nebude při případné kontrole finančnímu úřadu schopen prokázat, že veškeré náklady za komunikační služby vynaložil na dosažení, zajištění a udržení svých zdanitelných příjmů. Budou uznány pouze v poměru k uskutečněným služebním hovorům. Plátce daně z přidané hodnoty rovněž nebude mít uznán plný odpočet DPH na vstupu. Čtěte také: Od července se snížilo nejen nemocenské, ale i superhrubá mzda
Řešením, na které ve svém vyjádření upozornila Klára Křehlová z Generálního finančního ředitelství, je sjednání možnosti využití služebního telefonu také k soukromým účelům v rámci zaměstnaneckého benefitu. Tato možnost však musí být obsažena v pracovní, kolektivní nebo jiné individuální smlouvě se zaměstnancem či v interní směrnici zaměstnavatele. Teprve poté se posoudí jako zaměstnanecký benefit, kdy jsou veškeré výdaje na straně zaměstnavatele daňově uznatelné (v souladu s ustanovením § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 zákona o daních z příjmů).
Ovšem na straně zaměstnance jsou neuhrazené soukromé hovory vždy zdanitelným příjmem – částka za uskutečněné hovory, částka dle prokazatelné kalkulace, částka nad limit určený interním předpisem zaměstnavatele apod. Takto se postupuje bez ohledu na skutečnost, zda jsou na straně zaměstnavatele náklady daňově uznatelné či nikoli. Na straně zaměstnance jde o nepeněžní příjem dle § 6 odst. 3 zákona o daních z příjmů, který je součástí vyměřovacího základu pro odvod sociálního a zdravotního pojištění. Jde o příjem za možnost využívat služební telefon a za uskutečněné soukromé telefonní hovory.
ČLÁNKY DO MAILU