Stravné a zahraniční pracovní cesty v roce 2010

Rozšiřování mezinárodních obchodních vztahů s sebou přináší i nárůst počtu pracovních cest zaměstnance. S těmi jsou samozřejmě spojené i výdaje za dopravu, ubytování, stravné, nezbytné vedlejší výdaje, ale i kapesné poskytnuté zaměstnanci.

Náhrada prokázaných jízdních výdajů

Jedná se o veškeré prokázané výdaje za dopravu, tj. výdaje za letenky, jízdenky, lodní lístky, taxi a místní hromadnou dopravu. Všechny zaměstnancem předložené doklady musí mít datum shodné s datem pracovní cesty. Zaměstnavatel předem určí způsob dopravy. Znamená to, že pokud zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek například rychlík, nemůže si zaměstnanec sám zvolit cestování letadlem. Čtěte více: Podnikatel na cestách. Jak uplatnit cestovné do nákladů?

Náhrada výdajů za ubytování

Zaměstnanec po návratu z pracovní cesty předloží zaměstnavateli doklady z ubytovacího zařízení nebo hotelu. Jestliže zaměstnavatel zajistil ubytování předem, nemohou logicky zaměstnanci vzniknout náklady spojené s ubytováním. Stejně tak v případě, že zaměstnanec využije pohostinnosti příbuzných nebo známých. Čtěte více: Tahák pro podnikatele aneb několik rad a tipů

Stravné na zahraniční pracovní cestě

Stravné na zahraniční cestě se poskytuje v souladu s § 170 zákoníku práce zásadně v cizí měně. Zaměstnavatel obvykle určí zaměstnanci zahraniční stravné z výše základní sazby zahraničního stravného stanoveného vyhláškou.

Výše stravného se vypočítá podle základní sazby, a to stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. Za dobu strávenou mimo území České republiky se poskytuje zahraniční stravné:

• ve výši základní sazby, jestliže cesta trvá déle než 12 hodin,
• v poloviční výši, jestliže pracovní cesta trvá déle než 6 hodin, nejvýše 12 hodin,
• ve čtvrtinové výši, jestliže pracovní cesta trvá 6 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu.

Jestliže bylo zaměstnanci na pracovní cestě poskytnuto bezplatné stravování, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře (ne občerstvení), je zaměstnavatel je oprávněn toto stravné krátit za každé uvedené jídlo:

• o 25 % za stravné poskytnuté v základní sazbě,
• o 35 % za stravné poskytnuté v poloviční výši základní sazby,
• o 70 % za stravné poskytnuté ve čtvrtinové výši základní sazby.

Stravné se obvykle krátí, pokud je součástí noclehu také snídaně a zaměstnanec na tuto snídani sám nepřispívá. Na krácení stravného ale musí být stejně jako u tuzemských pracovních cest pracovník předem upozorněn. V opačném případě mu totiž náleží stravné nekrácené. Čtěte více: Cestovní náhrady v roce 2010

Náhrada prokázaných vedlejších výdajů

V případě, že se skutečně jedná o nutné vedlejší výdaje je zaměstnavatel povinen takové výdaje proplatit. Může se jednat například o poplatky za úschovu zavazadel, použití telefonu, parkovací poplatky. Připomínka: Mezi tyto výdaje nepatří případná zaměstnancova útrata v hotelovém minibaru. Čtěte více: Jak na cestovní výdaje zaměstnanců a pracovní cesty OSVČ

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Kapesné

Zaměstnavatel může, ale nemusí, na zahraniční pracovní cestě vedle stravného poskytovat zaměstnanci i kapesné. To je poskytováno do výše 40 procent stravného. Počítá se vždy z nekráceného stravného. Kapesné se poskytuje na osobní vedlejší výdaje. Zaměstnanec není povinen po návratu z pracovní cesty zaměstnavateli uvádět, k jakému účelu kapesné použil. Čtěte více: Stravné poskytované podnikateli na služební cestě

Zálohy na pracovní cesty a způsob jejich vyúčtování

Zaměstnavatel je povinen před vysláním na pracovní cestu zaměstnanci poskytnout přiměřenou zálohu v cizí měně a v rozsahu podle předpokládaného trvání pracovní cesty. Současně může být zapůjčena i platební karta zaměstnavatele. Po návratu z pracovní cesty se provede vyúčtování zálohy a částka, kterou bude zaměstnavatel zaměstnanci doplácet, musí být v české měně. Pro přepočet se použije kurz ČNB platný v den určení výše zálohy. Čtěte více: Firemní karty na zahraničních služebních cestách

Příklad na stanovení stravného a kapesného

Zaměstnanec odletěl na pracovní cestu do Německa. Použil let Praha – Frankfurt (odlet 3,25 hod. z Prahy, přílet do Fankfurtu 4,30 hod.). Z pracovní cesty se vracel následující den. Odlet z Frankfurtu byl v 16,20 hod. a přílet do Prahy 17,25 hod.

Mimo území České republiky strávil:

• první den 20 hod. a 35 minut (počítá se doba odletu z Prahy do 24,00 hod.)
• druhý den 17 hod. a 25 minut (počítá se doba od 0,00 hod. do příletu do Prahy)

Obě pracovní cesty trvaly déle než 12 hodin. Pracovníkovi náleží 2× základní sazba zahraničního stravného stanoveného pro Německo, tj. 2× 45 EUR. Zaměstnavatel také může vyplatit kapesné ve výši 40 % ze stravného. Celkový nárok na stravném a kapesném činí 126 EUR (90 + 36).