Každá služební cesta zaměstnance znamená pro zaměstnavatele zvýšené náklady. Musí zaměstnanci uhradit cestovné nebo pohonné hmoty, stravné, případně ubytování. Cestou navíc zaměstnanci vznikají časové ztráty a prodlevy a může mu také „stát” práce v kanceláři. Pokud například cestuje za jedním klientem, pro dalšího může být v tuto dobu nedostupný. Podobná situace třeba nastane v případě, že má firma více poboček či řadu obchodních zástupců pracujících v různých lokalitách po celé České republice nebo i v zahraničí. Čtěte více: Firemní karty na zahraničních služebních cestách
Cestování je nejen časově, ale také finančně nákladné. Podnikatelé však mohou cesty nahradit komunikací přes telefon nebo internet. Nabízí se rozličná řešení – od těch nejjednodušších, dostupných každému, jako je e-mailová pošta, přes rozšířené sítě jako je ICQ nebo Skype, až po různě složité telekonferenční nebo videokonferenční systémy.
Od e-mailu po systém na míru
Jednoduchý konferenční hovor nebo videokonferenci lze uspořádat již za pomoci Skype. V prvním případě stačí počítač vybavený reproduktory a mikrofonem, ve druhém případě je navíc nezbytná web kamera. Nákup specializovaného videokonferenčního systému se však vyplatí až tomu, kdo chce spolu se změnou komunikace ve firmě hlouběji zasáhnout do struktury jejího fungování a řízení – interně a případně i externě směrem k zákazníkům. Čtěte více: Je porada přežitkem nebo efektivním nástrojem řízení?
Cena není právě nejnižší
Pořízení profesionálního vybavení k pořádání videokonferencí není právě levné. Pohybovat se může v rozmezí 1200 euro (asi 30 tisíc korun) v případě jednoduchého videotelefonu, přes několik tisíc euro za větší systém, až po desítky tisíc euro za rozsáhlejší systémy. Ty se ovšem spíše než pro malé a střední podnikatele hodí pro velké nadnárodní firmy, jejichž potřeba komunikace je větší, stejně jako vzdálenosti, přes které se lidé potřebují jednoduše spojit. Poměrně vysokou cenu tak je možné označit za asi nejpodstatnější mínus při rozhodování, zda do podobného vybavení investovat nebo ne. A je nutné zvážit, jestli chce podnikatel tento systém do své firmy pustit nebo ne a jakou částku vůbec může investovat.
Podle Davida Otoupalíka ze společnosti GiTy však existuje také možnost pronájmu videokonferencí i videokonferenčních místností. Výhody videokonference jsou počitatelné, jako úspory za cestovné, pohonné hmoty, amortizaci, i nepočitatelné, jako je třeba fakt, že zaměstnanec může být více se svou rodinou,
uvádí David Otoupalík. Naráží tak i na využití videokonference v domácí kanceláři a při lepším slaďování pracovního a soukromého života. Zaměstnanec pak takto může být ve spojení nejen s centrálou, ale i se svými kolegy nebo zákazníky, zároveň šetří čas tím, že nemusí denně do kanceláře dojíždět. Podle Otoupalíka sice záleží na situaci a potřebách jednotlivé firmy, návratnost počáteční investice se však může pohybovat i v řádech pouhých několika měsíců. Čtěte více: Flexibilní formy zaměstnání jsou stále oblíbenější
Počáteční investice se firmě vyplatí,
domnívá se i Hana Šolcová ze společnosti AV Media. A dodává, že řešení se poskytují na míru podle velikosti a konkrétních potřeb dané firmy.
Jaký styl řízení uplatňujete?
Videokonference má kromě přenosu obrazu a zvuku výhodu v tom, že přes ni lze sdílet dokumenty nebo prezentace a v reálném čase na nich spolupracovat. To sice tak dobře nepůjde s jednoduchým videotelefonem, ale se systémem za cenu řádově několik tisíc eur již ano. Vemun Waksvik ze společnosti Tandberg připomíná, že kromě úspor a proměny podnikatelského stylu mají videokonference také „zelený” efekt.
Tele a videokonference má plusy i mínusy
Zkušenosti s využitím tele- a videokonferencí ve firemní praxi však nejsou jednoznačné. Plusem využívání tele- nebo videokonference je, že se ušetří za cestování, pracovníci jsou nezávislí na místě práce a mohou si cokoliv dojednat vlastně po celém světě,
shrnuje Ivana André, která telekonferenci a videokonferenci využívá ve své každodenní práci. Nevýhodou však je, že hůř vznikají osobní nebo mimopracovní vazby, lidé takto mluví pouze o práci a jedná se o trochu odtažitou komunikaci,
uvažuje Ivana André nad nevýhodami. Další nevýhodou videokonference podle ní může být také nekvalitní přenos a zpoždění, které zvuk a obraz mají, s čímž se nesetkává u telekonference. Proto některé firmy využívají telekonferenci zároveň s připojením na internet a sdílením potřebných dokumentů,
dodává Ivana André. Čtěte více: Úvod do managementu
ČLÁNKY DO MAILU