Ukončil ve firmě pracovní poměr. Které údaje o něm může zaměstnavatel uchovat?

Subjekt údajů má právo na výmaz, neboli právo být zapomenut. To by mělo být uplatněno automaticky. V jakých situacích není možné právo na výmaz realizovat?

Příručka určená malým a středním firmám, která pomáhá s přípravou na nařízení GDPR, ukazuje na praktickém příkladu, kdy není možné zcela vyslyšet právo na výmaz subjektu údajů. 

Příklad z praxe

Pan Petr ukončil svůj pracovní poměr u firmy. Zaměstnavatel s ukončením jeho pracovního poměru automaticky vymazal údaje o jeho rodinných příslušnících, které potřeboval pro účely poskytování zaměstnaneckých benefitů – podnikových rekreací, zneplatnil jeho pracovní e-mailovou adresu i mobilní telefonní číslo a zařídil, aby e-mailová schránka automaticky odesílala zprávu „Pan Petr u nás již nepracuje, v případě potřeby, prosím, kontaktujte jeho kolegu pana Z.“

Z důvodu plnění svých právních povinností však prozatím firma zachovala mzdovou agendu pana Petra, veškeré údaje vztahující se k daňové povinnosti pana Petra u firmy, účasti pana Petra na systému sociálního zabezpečení i údaje o sledování jeho zdravotního stavu v průběhu zaměstnání pro účely eventuálních budoucích nároků z nemoci z povolání. O rozsahu vymazaných i dále uchovávaných údajů pana Petra při ukončení pracovního poměru písemně informoval.

Právo na výmaz údajů

Právo na výmaz údajů by se mělo uplatnit automaticky tam, kde již osobní údaje nejsou potřebné pro účel, ke kterému byly zpracovány, nebo pro další kompatibilní účel, nebo pokud například subjekt údajů odvolá svůj souhlas se zpracováním. Pokud by snad správce k výmazu nepřistoupil automaticky, má subjekt údajů právo si realizaci práva vyžádat. 

Právo na výmaz však není možné realizovat tam, kde jsou údaje dále uchovávány či zpracovávány z důvodu plnění právní povinnosti , ochrany veřejného zdraví, archivace nebo například pro výkon, určení či obhajobu právních nároků.