Obecně platí, že je nutné zpracovávat osobní údaje jen v nezbytně nutném rozsahu. Zpracování osobních údajů musí být také přiměřené. Zda pod to spadá i skenování osobních dokladů, když například máte půjčovnu aut, radíme v GDPR poradně. Na dotazy čtenářů odpovídá Anna Freimannová z advokátní kanceláře eLegal.
Dotaz v poradně
Za jakých podmínek lze v dikci GDPR skenovat osobní doklady (OP + řidičský průkaz ) v půjčovně vozidel? Nebo nelze skenovat tyto doklady vůbec?
Odpověď
Obecně je možné v souladu se zásadami ochrany osobních údajů zpracovávat osobní údaje jen ve dvou případech – v případě, kdy Vám subjekt osobních údajů k takovému zpracování udělí souhlas anebo v případě, kdy Vám to umožňuje zákon.
Obecně platí, že je nutné zpracovávat osobní údaje jen v nezbytně nutném rozsahu. Zpracování osobních údajů musí být také přiměřené. Pokud Vás ke skenování dokladů přímo neopravňuje zákonný předpis (takové právo musí být v zákoně výslovně stanoveno), nemáte právo doklady kopírovat, neboť se jedná o zpracování osobních údajů v rozsahu, který přesahuje nezbytně nutnou míru – doklady obsahují i údaje, které Vy k půjčení vozidla znát nepotřebujete.
Vy máte z důvodu ochrany Vašeho majetku zájem na tom, zpracovávat určité osobní údaje osob, které si u Vás vozidlo půjčují – sbírat je, archivovat je po určitou dobu a v případě komplikací s nimi dále nakládat. Tento zájem by se mohl podřadit pod tzv. „oprávněný zájem“. Oprávněný zájem je jeden z důvodů, na základě kterého Vám zákon umožňuje zpracování osobních údajů bez potřeby získávat souhlas daného subjektu s takovým zpracováním a kdy Vám stačí pouze daný subjekt o takovém zpracování informovat. Ve Vašem případě je možné uvažovat také nad zpracováním z důvodu nezbytného pro naplnění smlouvy – v takovém případě se postupuje stejně jako v případě oprávněného zájmu.
Nicméně, jak jsme uváděli na začátku: zpracování osobních údajů musí být přiměřené. Jak jsme uváděli výše, Vašim oprávněným zájmem je zpracovávat v určitém rozsahu osobní údaje osob, které si vozidla zapůjčují: Vy potřebujete k zapůjčení vozidla znát identifikaci osoby a číslo jejího průkazu, subjekt Vám jeho souhlas se zpracováním takových údajů udělit nemusí, protože Vy budete tyto údaje zpracovávat na základě zákonného důvodu – Vašeho oprávněného zájmu/plnění smlouvy a bude stačit, když subjektu předložíte pouze informaci o takovém zpracování. Nicméně není přiměřené požadovat po daném subjektu poskytnutí dokladu k jeho oskenování, neboť Vám k naplnění Vašeho oprávněného zájmu/plnění smlouvy postačí, když si dané údaje přepíšete do Vaší evidence. Určitou mezi cestou může být, pokud byste si doklady kopírovali, ale umístili je do určité „kapsičky“, která by skrze prostřižená okénka umožňovala náhled pouze těch údajů, které jsou pro zapůjčení vozidla nezbytně nutné. Opět platí, že subjekt by měl být o tomto postupu a o zpracování jeho osobních údajů informován.
To znamená, že pokud byste si chtěli daný doklad oskenovat, musí Vám subjekt údajů dát s tímto způsobem zpracování osobních údajů – oskenováním dokladu – svůj souhlas. Tento souhlas musí splňovat náležitosti právních předpisů – zjednodušeně musí být svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný. Tento souhlas mimo jiné upravuje i zákon o občanských průkazech, který stanovuje, že bez prokazatelného souhlasu občana je zakázáno pořizovat kopii jeho občanského průkazu.
ČLÁNKY DO MAILU