Úrazové pojištění jako cestovní náhrada a daňový náklad?

S cestovními náhradami se potýká téměř každý zaměstnavatel. V této oblasti nedošlo v poslední době k žádným podstatným změnám. Přesto se tu a tam objeví nějaká zapeklitost, která si zaslouží bližší vysvětlení. Kupříkladu cestovní a úrazové pojištění zaměstnance na pracovní cestě.

Co je pracovní cestou

Pracovní cestou se podle zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. S vysláním na pracovní cestu musí zaměstnanec souhlasit. Takový souhlas bývá obvykle součástí pracovní smlouvy. V praxi je ale dostačující i samotný nástup na pracovní cestu. Ten je totiž takzvaným konkludentním souhlasem. Za pracovní cestu se pro účely cestovních náhrad považuje rovněž cesta v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. V takovém případě má zaměstnanec nárok na cestovné z bydliště do místa výkonu práce, resp. do pravidelného pracoviště a za cestu zpět domů. Musí se ovšem jednat o mimořádný výkon práce mimo rozvrh směn v souladu s ustanovením § 78 a následujících zákoníku práce. Například v případě nařízené práce přesčas o víkendu zaměstnancem běžně pracujícím od pondělí do pátku. Nebo když je zaměstnanec držící pracovní pohotovost z domova povolán k plnění pracovních povinností.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Nezbytné jízdní výdaje

Zaměstnavatel poskytuje v souladu se zákoníkem práce při pracovní cestě cestovní náhrady. Podle § 156 zákoníku práce se jedná o náhradu:

• jízdních výdajů,
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• výdajů za ubytování,
• zvýšených stravovacích výdajů (takzvané stravné),
• nutných vedlejších výdajů.

Autor: www.shutterstock.com, podle licence: Rights Managed

Zaměstnavatel předem určí podmínky pracovní cesty.

V případě jízdních výdajů půjde například o proplacení jízdného (vlak, autobus, MHD), použití soukromého vozidla nebo taxislužby atd. Při pracovní cestě má zaměstnanec samozřejmě nárok na stravné podle délky trvání pracovní cesty dle zákoníku práce. Při vícedenních pracovních cestách je povinností zaměstnavatele zajistit ubytování, případně nahradit výdaje za ubytování. Nahrazují se pouze výdaje, které jsou v souladu s podmínkami pracovní cesty (předem určeno písemně, nejčastěji formou cestovního příkazu). Rozhodně si zaměstnanec sám nemůže určit úroveň hotelu. Pobyt v luxusním hotelu v centru velkoměsta mu zaměstnavatel nemusí proplatit, pokud se předem takto nedohodli. V souladu s § 153 odst. 1 zákoníku práce totiž určí zaměstnavatel s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance předem podmínky, jež mohou ovlivnit poskytování i výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. Náhradu výdajů je samozřejmě nutné prokázat předloženými doklady o jejich zaplacení.

Dále se zaměstnanci nahrazují nutné vedlejší výdaje, které vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou. Zaměstnavatel opět poskytne tuto náhradu v prokázané výši. Zpravidla se bude jednat např. o vstupenky související s účelem pracovní cesty (veletrh, výstava atd.), dálniční známky, mapy, poplatky za úschovu zavazadel, parkování, telefonní služební hovory a další.

Pojistné jako vedlejší výdaj

Mezi nutné vedlejší výdaje je možné zahrnout i cestovní pojištění. S tím souvisí i aktuální čtenářský dotaz: Kolegyně přišla ze školení pro mzdové účetní s informací, že pokud je součástí pojištění zaměstnance na zahraniční služební cestu i úrazové pojištění, není částka odpovídající úrazovému pojištění pro firmu daňovým nákladem. 

Server Podnikatel.cz požádal o vyjádření Generální finanční ředitelství. Cestovní úrazové pojištění na pracovní cestě zaměstnance lze u zaměstnavatele považovat  za výdaj (náklad) vynaložený na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů, a to ve výši prokázané poplatníkem a ve výši stanovené zákonem o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů a zvláštními předpisy, ujistila nás mluvčí Petra Petlachová. Podle ustanovení § 24 odst. 2 písm. k) bodu 1 zákona o daních z příjmů se za výdaje (náklady) na dosažení, zajištění a udržení příjmů považují též nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou poplatníka v prokázané výši. Mluvčí dodala, že daňově uznatelnými jsou dle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním předpisem. Mezi jednotlivé druhy cestovních náhrad ve smyslu § 156 odst. 1 písm. e) zákoníku práce patří nutné vedlejší výdaje. V těchto výdajích mohou být zahrnuty i částky uhrazené za některá nezbytná pojištění, např. pojištění léčebných výloh při zahraničních pracovních cestách apod. Z hlediska daňové uznatelnosti tohoto výdaje (nákladu) není ani rozhodující, zda pojištění zaplatí před odjezdem přímo zaměstnavatel, či se stane součástí vyúčtování cestovních náhrad v případě úhrady zaměstnancem, uzavřela Petra Petlachová.