Šetříme na papíru. Co vše lze ve firmě dělat elektronicky?

Aby českým firmám neujel vlak a udržely si mezinárodní konkurenceschop­nost, musí neustále sledovat své náklady a v maximální míře zefektivňovat podnikové procesy. Server Podnikatel.cz se zaměřil na možné procesy v obchodních vztazích mezi firmami navzájem i mezi firmami a státem. Jak je výrazně usnadnit, zlevnit a zefektivnit prostřednictvím různých způsobů elektronické komunikace? Čtěte více: Vyplatí se podnikateli digitální podpis? Zjistili jsme za vás

Jak na tom jsme?

Stále větší část komunikace mezi firmami navzájem i mezi firmami a státem probíhá elektronickou cestou, v mnoha oblastech již výrazně přesahuje 50 % a ve vztahu mezi některými výrobci či prodejci a jejich subdodavateli je nad 90 %. Vyplývá to z výsledků letošního sympozia, které pořádal Český národní orgán pro usnadňování procedur v mezinárodním obchodě (FITPRO) pracující při Hospodářské komoře České republiky.

Zejména u laické veřejnosti, ale i u části odborné, stále mnohdy přetrvává představa, že papírový doklad je bezpečnější a elektronické formy musí být složitě zabezpečeny pro jejich autenticitu a integritu. To již dnes ale není pravda. Elektronická výměna dat je dnes bezpečnější než ta klasická prostřednictvím papíru, protože svá data můžete zabezpečit v různých úrovních.

Elektronická fakturace

Elektronickou komunikaci může podnikatel uplatnit i ve svém běžném provozu, tedy při styku s jinými podnikateli. Jedná se tak především o elektronickou fakturu. Ta bez problémů funguje již od roku 2008, kdy byla podepsána Deklarace o společném postupu v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR, která zaváděla pro elektronickou fakturaci společný standard označený ISDOC. Byl tak vyvinut formát, který dovoluje výstavci data automatizovaně odeslat a příjemci data zase automatizovaně načíst a zpracovat.

Také tento doklad je nutné vybavit zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou založených na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. A protože se jedná o daňový i účetní doklad, musí splňovat požadavky, které na tyto doklady kladou příslušné zákony (zákon o DPH a zákon o účetnictví). Nadto musí podnikatel obstarat odpovídající software, který umí uchovávat elektronické doklady a který je schopen je i po dlouhé době poskytnout a ověřit integritu dokumentu ve smyslu elektronického podpisu. Nezbytný je také ekonomický software, který standard elektronické faktury podporuje. Čtěte více: Potvrzeno. Faktury zaslané mailem jsou daňovým dokladem

Elektronické daňové přiznání a přehledy

Vyplnit a podat daňové přiznání a přehledy může každý podnikatel z pohodlí domova či kanceláře. Umožní to elektronické vyplnění a podání daňového přiznání. To může využít každý, kdo má odpovídající počítač a elektronický podpis či vlastní datovou schránku – pak už stačí jen vše v elektronické formě zaslat na příslušný finanční úřad.

Přestože stále většina českých živnostníků odevzdává přiznání v papírové podobě, rozhodně to neznamená, že by pro ně byl svět informačních technologií cizí. Navzdory tomu se může v oblasti elektronického podání brzy blýskat na lepší časy. Jak napsal pro server Podnikatel.cz již dříve Daniel Morávek, skoro dvě třetiny oslovených živnostníků zvažuje možnost elektronického podání pro příští rok a někteří jsou již pevně odhodlání to tak udělat. Letos plánuji podání daňového přiznání ještě papírovou formou. Od příštího roku mám v plánu použít elektronickou cestu, tvrdí živnostník Martin Šimko, který se zabývá internetovou reklamou a marketingem. Počítám s tím příští rok, přidal se překladatel a tlumočník Jiří Kortus. Čtěte více: Elektronické přiznání lze sfouknout za 15 minut, dá se ale i narazit

Elektronické účtenky

Mezinárodní obchodní komora v ČR (ICC) ve spolupráci s Ministerstvem financí ČR připravila projekt iDTAX – tedy tzv. elektronické účtenky. Jeho cílem je předcházet situacím, se kterými se podnikatel setkává při používání papírových daňových dokladů – tedy například archivace, blednutí účtenek, riziko jejich ztráty či zničení. Obchodníkům systém šetří čas s jejich vystavováním či vydáváním.

Zatímco papírový doklad je třeba totiž bedlivě střežit, vhodně třídit a uchovávat, v některých případech dokonce i kopírovat, aby nevybledl, elektronickou účtenku najde každý bezpečně ve své iDTAX schránce na internetu. Stačí si sjednat anonymní iDTAX číslo nahrané na čipové kartě. Obchodní místa, která tento systém akceptují pak účtenku pošlou do úložiště iDTAX, kde si ji uživatel může vyzvednout a vložit do účetního systému. Všechny elektronické účtenky jsou opatřeny elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu ve smyslu zákona o elektronickém podpisu, je zajištěna bezpečnost jejich přenosu a anonymita jejich majitele.

Cloud computing – „nový“ fenomén

Mnoho českých podnikatelů se tohoto termínu děsí, ale není proč. Cloud computing lze charakterizovat jako poskytování služeb či programů uložených na serverech na internetu s tím, že uživatelé k nim mohou přistupovat například pomocí webového prohlížeče nebo klienta dané aplikace a používat prakticky odkudkoliv. Mezi podnikateli však velký úspěch zatím nemá. Společnosti si raději chrání svůj malý server přímo na sídle firmy, mohly by však využít mnohem vyšší bezpečnosti díky kvalitnímu zašifrování, kdyby si svá data uchovávaly na síti.

Ve světovém měřítku se služby cloud computing nejčastěji využívají v Německu a Brazílii (27 % firem). Mezi hlavní výhody cloud computingu podnikatelé řadí zvýšení flexibility IT procesů a možnost optimalizace zdrojů. To vede mimo jiné ke snížení nákladů souvisejících s vybavením firemní serverovny a její správou. Čtěte náš speciál věnovaný tématu cloud computing