Jednou ze základních výhod datových schránek je komunikace s orgány veřejné správy. Alespoň co se týče finanční úspory. Datovky totiž umožní ušetřit za veškeré doporučené dopisy, protože komunikace jejich prostřednictvím je zdarma. Naopak za komunikaci mezi právnickými a fyzickými osobami navzájem se platit musí. Na rozdíl od doporučeného dopisu však uživatel za zprávu zaplatí pouze 16,03 Kč včetně DPH.
Datová schránka může přinést i výraznou časovou úsporu. Zprávu je možné zaslat kdykoli a kdekoli i mimo úřední hodiny pošt a úřadů. Známé rčení říká, že „Čas jsou peníze“ a ten může podnikatel využít mnohem efektivněji než obíháním úřadů.
Další uváděnou výhodou je neustálý přehled nad komunikací. Není nutné dohledávat dopisy, obálky či dokumenty, natož je navíc skladovat v několika různých šanonech. V datovce je veškerá důležitá komunikace s orgány veřejné moci i s ostatními osobami na jednom místě. A to kdekoli a kdykoli. Datová schránka je na rozdíl poštovní schránky s uživatelem téměř všude. To je možné využít na cestách, například na dovolené. Ke komunikaci postačí chytrý mobilní telefon nebo nejbližší internetová kavárna.
Na trhu již existuje celá řada bezplatných i komerčních firemních rozšíření. Ta umožní implementaci datové schránky do již zažitého a fungujícího systému spisové služby či podatelny.
ČLÁNKY DO MAILU