E-mailem se dnes již běžně zasílají i právní dokumenty, jako například odstoupení od smlouvy, předžalobní výzva nebo prominutí dluhu.
Obecně k problematice doručování písemností
Podle ustanovení § 570 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění (dále jen občanský zákoník) se odeslání e-mailu považuje za jednání vůči nepřítomné osobě. Pravidla týkající se jednání vůči nepřítomné osobě jsou aplikovatelná i na doručování písemností prostřednictvím e-mailu. Podle těchto pravidel nastávají právní účinky doručení e-mailu až v momentě, kdy se e-mail dostane do tzv. dispoziční sféry adresáta, tedy v okamžiku, kdy adresát získá objektivní možnost se s jeho obsahem seznámit. K doručení e-mailu nicméně postačí jen možnost adresáta se s e-mailem seznámit a není už podle zákona vyžadováno, aby se s ním fakticky seznámil a opravdu si jej přečetl.
Jako příklad můžeme použít situaci, kdy e-mail adresátovi přijde do schránky, kterou běžně používá, ale nepřečte si jej. V takovém případě bude e-mail považován za doručený. Jinak by tomu ovšem bylo v situaci, kdy by e-mail byl zaslán do schránky, kterou adresát k e-mailové komunikaci běžně nepoužívá – ačkoliv k ní má přístup (např. léta nepoužívaná e-mailová adresa ze střední školy). V takovém případě by e-mail již nemusel být považován za doručený. Vzhledem k tomu, že dojití e-mailu do dispoziční sféry adresáta zásadně prokazuje odesílatel, je důležité pamatovat na to, aby byla použita taková e-mailová adresa, kterou adresát skutečně aktivně využívá. Doporučeným východiskem je rovněž písemné ujednání (např. ve smlouvě.) o tom, jakou konkrétní e-mailovou adresu budou účastníci při komunikaci používat
Obvyklá denní doba
Obvykle je e-mail doručen do několika minut, tudíž se s ním adresát může téměř okamžitě seznámit bezprostředně po jeho odeslání. Současně však musíme na uvedenou skutečnost pohlížet optikou toho, kdy adresát svou e-mailovou schránku běžně obsluhuje. K tomu zpravidla dochází v tzv. obvyklou denní dobu. Neurčitý právní pojem „obvyklé denní doby“ občanský zákoník zná a odkazuje na něj v ustanovení § 602. Nelze však paušálně říci, že obvyklá denní doba je u všech příjemců stejná, jelikož některé osoby jsou běžně aktivní i v noci.
Jakkoliv bude třeba obvyklou denní dobu posuzovat individuálně, ve většině případů se bude shodovat s běžnou pracovní nebo otevírací dobou (např. mezi 09.00 – 17.00), kdy bude e-mail z právního hlediska považován za doručený. Pokud tedy bude e-mail odeslán adresátovi například ve 23:59 určitého dne, bude zpravidla nutné za okamžik doručení považovat až ranní či dopolední hodiny dne následujícího. Naopak pokud bude e-mail adresátovi odeslán ve 03:00 (tj. v brzkých ranních hodinách) určitého dne, bude zpravidla považován za doručený adresátovi ještě v tentýž den v ranních či dopoledních hodinách.
Co když e-mail spadne do spamu?
Každý z nás už zajisté někdy zažil, že mu důležitý e-mail spadl do spamu. Pokud k tomu nedojde v důsledku úmyslného jednání adresáta a e-mailový systém opravdu správně vyhodnotí e-mailovou adresu odesílatele jako spam, šla by tato skutečnost k tíži odesílatele, který by tím porušil prevenční povinnost stanovenou v § 2900 občanského zákoníku. Adresátovi by v takovém případě byl e-mail doručen až v okamžiku, kdy by jej nalezl ve složce spamu, v důsledku čehož by k faktickému doručení e-mailu mohlo dojít až výrazně později, než bylo zamýšleno, jelikož tato složka nebývá velice často kontrolována. Častým důvodem pro vyhodnocení e-mailu jako spamu totiž bývá nedůvěryhodná doména e-mailové adresy odesílatele.
E-mail nicméně může spadnout do spamu i v důsledku úmyslného jednání adresáta, a to například tím, že označí určitý kontakt jako spam, aniž by k tomu měl adekvátní důvod. V takovém případě by se podle názoru odborné právnické veřejnosti jednalo o porušení zásady poctivosti, která je vyjádřena v § 6 odst. 1 občanského zákoníku, v důsledku čehož by okamžik doručení e-mailu byl posuzován podle běžných pravidel pro doručování a adresát by zde nepožíval žádné právní ochrany. Stejně by se postupovalo i v situaci, kdy by poskytovatel e-mailových služeb adresáta vyhodnotil e-mail odesílatele jako spam nesprávně (chybně).
Jistější je použít datovou schránku
I když se může na první pohled zdát, že problematika doručování je poměrně jednoduchá, není tomu tak vždy. Jelikož problematika okamžiku doručení písemnosti e-mailem je v některých ohledech stále poměrně nejasná a sporná, je pro elektronické doručování důležitých písemností namísto e-mailu třeba doporučit spíše využití datové schránky. U datových schránek totiž po uplynutí určité doby ze zákona automaticky nastává tzv. fikce doručení, která se dnes již aplikuje i na doručování mezi soukromými osobami, což u e-mailů bohužel neplatí. Pokud byste se i přesto k doručení důležitého dokumentu rozhodli použít e-mail, je vhodné požádat adresáta o potvrzení přečtení e-mailu, pokud to e-mailová platforma umožnuje.
ČLÁNKY DO MAILU