Virtuální asistenti: Udělají za vás i to, co v podnikání nestíháte nebo vás štve

Virtuální asistenti ulehčují práci a umožňují mnohé pracovní činnosti delegovat. Prozkoumali jsme, jaké jsou v Česku možnosti a co podnikatelům přesně přináší.

Podnikatel: Organizace i prezentace

Jiří Benedikt je trenér, konzultant i bloger a virtuální asistenci využívá už několik let. Jak vysvětluje, virtuální asistentka (VA) se mu osvědčila například při organizaci místností a cateringu na školení, což vyžaduje mnoho výměn informací a telefonátů, a protože školí, často není celý den na telefonu. A dále popisuje, jak dobré výsledky má i s opravou chyb ve školících prezentacích. Sám už mám vůči nim slepotu, tak jsem rád, že mi s tím někdo pomůže a mé asistentky tohle dělají precizně a skvěle v češtině i angličtině, poukazuje na svou zkušenost.

Na otázku, zda vidí i nějaká negativa této služby, říká: Moje virtuální asistentka má určitý minimální paušál, počet minut, které propadnou, když je nevyčerpáte. Některé měsíce jsem je plně nevyužíval a tak jsem se občas ke konci měsíce stresoval, že jsem nezadal dostatek práce a minuty vyprší. Upozorňuje však, že na trhu jsou i služby, které takové pravidlo nemají, ale zase mohou být o něco dražší, případně trochu anonymnější, protože na zakázkách například pracuje více lidí. Záleží na osobních preferencích a výběru. Každá varianta má výhody a nevýhody, dodává.

Virtuální asistentka: Benefit – úspora času

Renata Válková pracuje jako virtuální asistentka se znalostí práva. Jak prozrazuje, největší díl jejích klientů tvoří podnikatelé a podnikatelky. Protože sama vystudovala práva, mezi její klientelou jsou i podnikatelé právě z právní oblasti, jako advokáti a podobně, pracuje i pro realitní agenturu. A občas mě osloví i nějaká společnost s administrativními úkony, vypočítává.

Tvrdí, že asistentka, ať už virtuální nebo fyzická, ušetří podnikateli nebo firmě spoustu práce, která zdržuje od podstaty podnikání. V dnešní době papírování a účetních podkladů dokáže asistent nebo asistentka uvolnit ruce i hlavu od administrativních úkonů a podnikatel má tak více času věnovat se rozvoji firmy, produktu nebo samotnému prodeji, vysvětluje. A dodává, že jako virtuální asistentka má ještě tu výhodu, že nepotřebuje sedět v pronajaté kanceláři a pomocí aplikace si účtuje jen skutečně odpracovaný čas, který při práci na konkrétním zadaném úkolu strávila. Klientovi pak společně s fakturou posílám i report času stráveného na jednotlivých úkonech, dodává praktický detail své práce.

Čtěte komentář na serveru Podnikatel.cz: Byrokratická zátěž se prý snižuje. Ano, ale poté, co se předtím výrazně zvýšila. 

Její práce je přitom různorodá. Spolupracuje na přípravě smluv, pomáhá s přípravou podkladů pro ověření podpisu pro advokáty, dělá drobné překlady, zadává podklady do účetních programů, dělá úpravy ve Wordpressu, píše životopisy a motivační dopisy, zjišťuje dostupné informace z internetu, na něž klient nemá čas a chce si udělat průzkum trhu, a věnuje se dalším administrativním pracím, které se dají dělat odkudkoliv. Pokud mě klient o něco požádá, podívám se, jestli danému tématu rozumím nebo se to dokážu v krátkém čase naučit. Pokud není požadavek v mých dovednostech, tak doporučím jiného specialistu, popisuje svůj přístup.

Renata Válková podniká na volné noze a část roku navíc tráví s rodinou na cestách. Za nejdůležitější přitom považuje plánování času. Tvrdí, že jako máma dvou dětí a cestovatelka musí počítat i s neočekávanými příhodami – nemoc dětí, kolona a zdržení na cestách i několik hodin, přesun v dny, které v plánu nebyly. Pokud jsme na cestách, tak každé „normální“ dopoledne (tedy dny, kdy neřídíme) se učím s dětmi a pak pracuji. Doma to mám tak, že dopoledne odvezu děti do školy a všechnu práci se snažím udělat v době, kdy nejsou doma. Zadané úkoly se snažím dělat co nejdříve a ne na poslední chvíli, dává nahlédnout do svého podnikatelského zákulisí.

Chcete víc cestovat a zároveň pracovat? Pak si přečtěte také článek Řešíte, jak pracovat a cestovat zároveň? Inspirujte se digitálními nomády.

Majitel VA firmy: Výhodou je zastupitelnost

Virtuální asistentky a asistenti však u nás nepracují jen jako volnonožci. Už docela známou firmou na domácím trhu je i společnost myTimi. Jak uvádí Jan Skovajsa, její zakladatel a CEO, zhruba 5000 zákazníků firmy jsou běžní lidé, nejčastěji z Prahy. Nejvíc však její služby využívají buď freelanceři anebo majitelé malých firem. Větší firmy zase VA zařazují mezi své benefity pro zaměstnance. Obecně nás využívají v mírně větším poměru muži než ženy, dodává Jan Skovajsa.

Z vlastní zkušenosti člověka, který měl celou řadu asistentů, řadí mezi přínosy spolupráce s VA v první řadě cenu. VA nemá dovolené, je 100% zastupitelný, má větší škálu dovedností – pokud samozřejmě nemluvíme o VA jako jednotlivci, zde je to stejné jako u osobního asistenta, objasňuje. Další výhoda podle něj je, že když je klient s VA nespokojený, nemusí platit, zatímco zaměstnanci musí zaplatit každopádně. Nemusíte také trávit hodiny řízením a zaškolováním. A nakonec platíte jen to, co využijete, a většina našich zákazníků opravdu nepotřebuje 100 % asistentského času, doplňuje. Administrativa, zákaznický servis, finance, cestování a marketing jsou přitom oblasti, v nichž v myTimi klientkám a klientům nejčastěji pomáhají.

Ředitelka akademie: Lepší výsledky

V Česku už dokonce existuje i nabídka cíleného vzdělávání pro virtuální asistenty a asistentky. Ředitelkou VA-akademie.cz je Markéta Bouhaniková, která tvrdí, že k ní do kurzů chodí lidé, kteří se chtějí pustit do plnohodnotného podnikání, chtějí svobodu, víc volného času a peněz na své priority. Proto potřebují z minimální pracovní doby získat co nejvyšší, pravidelný a předvídatelný příjem, na který se mohou oni i rodina spoléhat. A toho nedocílíte předraženou průměrnou službou, cena se vždycky odvíjí od toho, jak velkou změnu svými službami umíte do života podnikatelů přinést, uvádí.

Přínosy spolupráce s VA přitom vidí v lepších obchodních výsledcích. A tudíž i v posunu od přepracování a stresu směrem k životnímu stylu a úrovni, o jaké klienti usilují. Dobrý podnikatel totiž podle ní práci deleguje, aby pracoval s lidmi, kteří jsou v určitých věcech lepší než on, aby měl čas věnovat se věcem, které naopak nikdo jiný než on lépe neudělá, nebo aby byl produktivnější – a měl ve všech případech lepší obchodní výsledky.

Práce se neobejde ani bez odpočinku. Přečtěte si proto 3 tipy, jak relaxovat a vypnout hlavu, i když je práce vaše největší neřest.

Zároveň však upozorňuje, že je nyní na trhu více lidí, kteří se chtějí stát virtuálním asistentem, než podnikatelů, kteří služby VA pravidelně využívají. A to je jedna z dovedností, kterou si z tréninků mí klienti odnášejí: Umět nenásilně proměňovat podnikatele, kteří o virtuálních asistentech v životě neslyšeli, ve své věrné zákazníky, kteří budou tyto služby nadšeně propagovat, vysvětluje svůj záměr. Je pak podle ní na samotných VA, aby se znalost možností spolupráce šířila. Na jejich práci závisí i to, jak budou VA podnikatelé vnímat.

Tipy z praxe: Hledejte i podle specializace

Renata Válková doporučuje podnikatelkám a podnikatelům, kteří s VA chtějí spolupracovat, zajímat se o jejich specializaci. Na internetu je spousta virtuálních asistentů a asistentek. Záleží na tom, s jakým oborem chce klient pomoci a jestli vyžaduje nějakou specializaci. Pokud ano, ať se zaměří na zkušenosti VA a pak jej osloví, radí k výběru. Sama se snaží na poptávky odpovídat co nejrychleji a šetřit tak klientům čas, který výběru věnují. Za mě je VA vlastně stejný, jako ten v kanceláři, jen na něj nevoláte vedle do místnosti, ale mluvíte spolu telefonicky nebo jinou telekomunikační metodou. Jediná nevýhoda VA je, že vám neuvaří a nepřinese kávu, směje se.

Podle Markéty Bouhanikové záleží při výběru na tom, s čím se na VA podnikatel nebo podnikatelka obrací a co od služby čekají. Sami by měli vědět, jak by měla vypadat dobře odvedená práce. Virtuální asistent bude chtít vědět, jaký máte cíl, plán a rozpočet, aby se jim mohl přizpůsobit, upozorňuje. A dodává: Nestyďte se říct ani to, že rozpočet máte minimální. Profesionální asistent by měl být schopen vyhodnotit vaší současnou situaci a říct, kam má smysl to málo nasměrovat, abyste se pohnuli kupředu. Doporučuje také práci VA měřit a požadovat pravidelné reporty. Čím menší rozpočet podnikatel má, tím uvážlivěji by podle ní měl VA volit. Pokud potřebujete cokoli, co souvisí s vašimi zákazníky, měli byste být opatrní, doporučuje.

A také Jiří Benedikt přidává další praktický tip. Virtuální asistentka vám nabídne, že na ni můžete přesměrovat telefon a ona ho bude vyřizovat, když to nezvednete. Tohle se mi ale úplně neosvědčilo. Mám jedno číslo pro soukromé i pracovní účely a tak se stávalo, že byli na asistentku přepojeni rodinní příslušníci, kamarádi nebo i důležití klienti, se kterými jednám napřímo. Pokud ale máte jinou situaci, věřím, že vám to může zafungovat, tvrdí na základě své vlastní klientské zkušenosti.

Do myTimi stačí podle Jana Skovajsy napsat. Následuje schůzka, kde vše s klientem proberou, a pokud bude jeho potřeba reálná, začnou spolupracovat. Pokud by si však někdo chtěl udělat při výběru VA menší průzkum dopředu, měl by si podle něj dobře promyslet, co může a opravdu chce delegovat a kolik hodin to zabere. Pomáhá to poté při vzájemném předání práce, vysvětluje.