Víte o možnosti poskytování cestovních náhrad paušálem?

Zákoník práce umožňuje zaměstnavatelům v § 182 paušalizovat cestovní náhrady. Toto ustanovení lze použít pro tuzemské i zahraniční pracovní cesty. Zákon pojednává pouze o náhradách cestovních výdajů. Není tedy možné zprůměrňovat například ujeté kilometry při používání soukromých nebo služebních automobilů. Můžeme je ale započítat do konkrétní kalkulace pro stanovení paušální částky.

Příklad vypočtu paušální náhrady při použití hromadné dopravy (z výdajů za uplynulá období)

Zaměstnavatel použije paušální náhradu pro pracovní cesty administrativní pracovnice, která pravidelně vozí doklady na zpracování externí účetní.

Zaměstnankyně předložila k vykonaným pracovním cestám použité jízdenky:

• za 1. týden  18 Kč
• za 2. týden  24 Kč
• za 3. týden  32 Kč
• za 4. týden  18 Kč

Průměrné jízdné za 1. měsíc činí 23 Kč. Výpočet: (18+24+32+18)/4
Průměrné jízdné za 2. měsíc vypočítané z předložených jízdenek činilo 22 Kč.

Zaměstnavatel bude vyplácet do doby, než se změní ceny jízdného nebo počet vykonaných pracovních cest touto zaměstnankyní, týdenní paušální cestovní náhradu 22 Kč.

Paušální náhrada se nemusí počítat jen z prokázaných výdajů za uplynulé období, ale také z výdajů předpokládaných. Zaměstnavatel v tomto případě téměř přesně dopředu určí, kolik a jak dlouhé pracovní cesty zaměstnanec v průběhu období vykoná.

Příklad měsíčního výpočtu paušálu včetně stravného (výdaje předpokládané)

Zaměstnanec s určenou pracovní dobou stráví na obchodní pracovní cestě každé pondělí 12,5 hodin a v pátek 7 hodin.

Výpočet stravného:

v roce 2008 odpracuje 50 pondělků x 106 Kč = 5300 Kč
v roce 2008 odpracuje 52 pátků x 58 Kč = 3016 Kč.

Celkové náhrady za jeden rok 8316 Kč.

Podnikatel.cz doporučuje Cestovní náhrady 2008

Aktualizované vydání komplexně vysvětluje širokou oblast cestovních náhrad dle právního stavu k 1. lednu 2008. Objasněny jsou základní pojmy: tuzemská a zahraniční pracovní cesta, pravidelné a přechodné pracoviště, rodina zaměstnance. Podrobně je zpracováno poskytování náhrad při pracovní cestě, změně místa výkonu práce, při používání soukromých motorových vozidel. Více o knížce.

Výpočet jízdních výdajů:

Cena obousměrné jízdenky 96 Kč x 102 dní (50+52) = 9 792 Kč

Celkem roční paušální náhrada:8316 + 9792 = 18 108 Kč
Celkem měsíční paušální náhrada:(8 316 + 9 792)/12 = 1 509 Kč
Celkem denní paušální náhrada:(8 316 + 9 792)/102 = 178 Kč

V příkladu jsou použity minimální sazby náhrad stravného dle § 176 Zákoníku práce. 

Základní zásady stanovení cestovních náhrad paušálem

• Paušál je zprůměrovaná částka pracovních cest do stejného místa.
• Paušál stanovuje zaměstnavatel, nepotřebuje k tomu souhlas zaměstnance.
• Paušál může být denní, týdenní, čtvrtletní i roční.
• Na paušál musí být vypracovaná podrobná kalkulace, nejlépe v písemné podobě.
• Paušál může být stanoven jednotlivým zaměstnancům i skupinám zaměstnanců.
• Poskytuje-li podnikatel náhrady vyšší, než udává zákoník práce v § 163, musí být kalkulace paušálu rozdělena na část obsahující náhrady do limitu a část vyšší, nezahrnovanou do daňových výdajů.
• Paušál neplatí natrvalo. Při změně podmínek, za kterých byl vypočítán (např. ceny jízdného), je nutné paušál upravit tak, aby odpovídal podmínkám novým.
• Vnitřním předpisem je vhodné určit způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec práci nevykonává (nemoc, dovolená, překážky na straně zaměstnance atd.)
• Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen předložit k nahlédnutí zaměstnanci doklady, na jejichž základě byla paušální částka stanovena.

Příklad vzoru rozhodnutí

Zaměstnavatel by měl i na tyto pracovní cesty vystavovat „Příkaz k pracovní cestě”, kde se stanoví nástup, ukončení pracovní cesty, místo a cíl.

V přiložené kalkulaci pracovní cesty se uvedou jména zaměstnanců, místa a termíny pracovních cest, způsob výpočtu (např. podrobný výpočet průměru z uplynulého období) a stanovená (vypočtená) paušální částka.