Vnitropodnikové směrnice nejsou jen povinností účetní jednotky. Kvalitně vypracované směrnice se mohou stát každodenním pomocníkem. Připravili jsme návod, na co při jejich zpracování i aktualizaci nezapomenout.
Čím se řídit při zpracování směrnic?
Účetní jednotka se při zpracování svého účetnictví musí řídit mnoha zákonnými předpisy, patří mezi ně zejména:
- zákon 563/1991 Sb. o účetnictví
- zákon 586/1992 Sb. o daních z příjmů
- zákon 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty
- zákon 16/1993 Sb. o silniční daní
- zákon 338/1992 Sb. o dani z nemovitostí
- zákon 280/2009 Sb. daňový řád
- zákon 593/1992 Sb. o rezervách pro zjištění základu daně
- zákon 139/2011 Sb. o platebním styku
- zákon 513/1991 Sb. obchodní zákoník
- zákon 40/1964 Sb. občanský zákoník
- zákon 262/2006 Sb. zákoník práce
- České účetní standardy
- Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb.
- Pokyny MF ČR řady D
- Pokyny GFŘ řady D.
Proto je nutno, aby si účetní jednotka zpracovala na základě zákonných předpisů své vlastní vnitropodnikové směrnice, které popíší „na míru“ postup zpracování účetnictví. Můžeme říci, že vnitropodnikové účetní směrnice jsou stanovená pravidla, pro zpracování účetnictví včetně popsané organizace, podmínek, povinností, odpovědností a pravomoci v jednotlivých pracovních činnostech. Směrnice by se měly stát součástí běžné činnosti účetní jednotky, měly by se jimi řídit jednotliví zaměstnanci na jednotlivých pracovních pozicích, neboť dobře vypracované vnitropodnikové směrnice dokážou zaměstnancům usnadnit orientaci v jejich činnostech. Zákon o účetnictví, ani další zákonné předpisy, tuto povinnost účetní jednotce nenařizují, ale pouze se odvolávají na skutečnost zpracování vlastních vnitropodnikových účetních směrnic. Například v § 9 odst.8, § 24 odst.2 písm.j zákona o daních z příjmů je přímo uveden odkaz na vnitřní předpis zaměstnavatele.
Směrnice je nutné pravidelně aktualizovat
Vnitropodnikové směrnice nelze považovat za „odborné literární dílo“, které sestaví zkušený účetní pracovník při vzniku účetní jednotky. Je to neustále se měnící soubor daných pravidel, které musí mít zapracovanou platnou legislativu, dle které se postupuje při zpracování účetnictví. Jelikož orgány, schvalující zákony a zákonná nařízení, jsou velmi činné a může se stát, že v průběhu účetního období dojde i k několika novelám jednotlivých zákonů. Je proto třeba tyto novely, v okamžiku jejich účinnosti zapracovat do platných účetních směrnic. Čtěte také: Naučte se účtovat. Přinášíme návod, jak na zúčtovací vztahy
Kvalitně vypracované vnitropodnikové směrnice umožní snadněji provádět vnější i vnitřní kontrolu hospodaření a účetnictví jak ze strany auditorů, daňových poradců, tak i finančního úřadu, pro které jsou vnitropodnikové směrnice znakem důvěryhodnosti, neboť účetní jednotka již prostřednictvím svých směrnic má zájem na tom, aby účetnictví podávalo věrný a poctivý obraz a vedení účetnictví bylo správné, úplné a průkazné. Čtěte také: Jak na účtování nákladů? Čtěte základní zásady i jednotlivé druhy nákladů
Směrnice poslouží při kontrole
Praxe potvrzuje skutečnost, že pokud jsou při kontrole předloženy dobře zpracované vnitřní směrnice, probíhá kontrola daleko rychleji a plynuleji. Správné odůvodnění zvoleného postupu pomocí směrnice může zabránit i případným sankcím. Čtěte také: Jaké jsou zásady pro účtování výnosů? Přichystali jsme podrobný návod
Vnitropodnikové účetní směrnice by měly obsahovat:
- Úvodní ustanovení.
- Obecné předpisy a zásady – základní informace o účetní jednotce, o zajištění zpracování účetnictví, informace o účetním softwaru, oběhu, přezkušování a úschově účetních dokladů. Měly by být uvedeny informace o účtovém rozvrhu, o účetních knihách a jejich vedení, o používání prostředků výpočetní a jiné techniky. Mezi obecné předpisy by měly být zahrnuty i informace vztahující se k účetní závěrce.
- Konkrétní zásady a předpisy vedení účetnictví, tedy postupy účtování účetní jednotky. Lze zvolit postup podle účtování v jednotlivých účtových třídách nebo popis jednotlivých problematických okruhů. Například časové rozlišení nákladů a výnosů včetně dohadných položek; zásady pro tvorbu a používání rezerv; oceňování majetku a závazků; evidence dlouhodobého majetku, jeho odpisování a evidence drobného majetku a jeho evidence; zásoby a jejich evidence včetně norem přirozených a technologických úbytků; druhy materiálů účtovaných přímo do spotřeby; tvorba a používání opravných položek; evidence majetku a závazků v cizí měně, použití kurzů a účtování kurzových rozdílů; inventarizace majetku a závazků; kalkulace a soustava rozpočtů; vedení evidence pro potřeby DPH; podrozvahová evidence.
- Ostatní vlastní směrnice a postupy zahrnují informace o vnitropodnikovém účetnictví, o výdajích na pracovní a sociální podmínky na pracovištích na péči a ochranu zaměstnanců. Dále informace o stravování zaměstnanců, o poskytování cestovních náhrad. Účetní jednotka by měla popsat operativní evidenci nářadí a majetku; dohody o hmotné odpovědnosti; postupy účtování obalů a zajišťovacího materiálu; sledování nákladů na jakost a podobně.
Účetní jednotka může dle potřeby, jedná-li se o rozsáhlou činnost účetní jednotky, která zaměstnává několik účetních, rozpracovat vnitropodnikové účetní směrnice na jednotlivé metodické pokyny, oběžníky a sdělení. V případě vyhotovení účetní závěrky může rozpracovat směrnice na jednotlivé kroky, dle zodpovědností jednotlivých pracovníků s uvedením konkrétního data, kdy budou dle harmonogramu jednotlivé práce na účetní závěrce ukončeny. Samostatnými směrnicemi mohou být směrnice zaměřené k provádění inventur k rozvahovému dni, které budou obsahovat jmenování inventurních komisí včetně postupu v jednotlivých zjištěních a ve vztahu k časovému harmonogramu jednolitých prací souvisejících s provedením inventur. Čtěte také: Naučíme vás, jak v účetnictví na závěrkové a podrozvahové účty
Směrnice nejsou nepřítelem. Nepatří do trezoru
Vnitropodnikové účetní směrnice jsou nutnou součástí firemních písemností, které dokážou usnadnit orientaci v administrativě a chodu účetních jednotek. Je často až zarážející zjištění, že mnohé účetní jednotky mají své směrnice zamknuty v trezoru, nikdo z odpovědných pracovníků nezná jejich obsah, ba ani neví o jejich existenci, v tom lepším případě předložené směrnice jsou natolik univerzální, že z jejich obsahu se nelze dozvědět o zvoleném způsobu účtování zásob, o způsobu používání kurzů při použití cizí měny, o způsobu vyplácení cestovného pro zaměstnance apod. Čtěte také: Účtujeme kapitálové účty a dlouhodobé závazky. Vysvětlujeme podrobně
Vnitropodnikové směrnice účtování nejsou „našim nepřítelem“ ve vztahu k vnitřnímu kontrolnímu systému, či ke státním orgánům, majícím možnost kontroly. Naopak jsou našim spojencem, a pokud při jejich tvorbě zapracujeme všechny specifika dané účetní jednotky, potom nemusíme mít obavu, z následných postihů. Tím se stanou součástí naší pracovní náplně a v případě, že naši kolegové budou nahrazeni novými, nemusíme mít obavu, že nový pracovník bude tápat a nedokáže navázat na svého předchůdce.
Foto: www.isifa.com
ČLÁNKY DO MAILU