Výroční zpráva: Zákonná povinnost i podpora image firmy

Zhruba v prvním pololetí nového roku je vždy ve firmách na programu rekapitulace roku uplynulého. A to nejen z hlediska daní, kdy firmy ze zákona povinně rekapitulují svoji finanční situaci v roce předchozím prostřednictvím účetní závěrky respektive následně kompletního daňového přiznání. Čtěte více: Z diskuze: Placení daně z příjmů se podnikatel nevyhne

Čtěte více: Auditor ověří správnost vašeho účetnictví

Dalším způsobem, jak může podnikatel důkladně zrekapitulovat minulý rok, a to nejen z hlediska daní, ale také například po obchodní, marketingové nebo personální stránce, je výroční zpráva.

Kdo musí povinně předkládat výroční zprávu?

Státní správa předkládá výroční zprávy dle Zákona číslo 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, v platném znění. Povinnost předkládat výroční zprávu mají příspěvkové organizace ministerstev, měst či krajů, neboť hospodaří s financemi od svého zřizovatele. Dále vypracovávají výroční zprávu obecně prospěšné společnosti zřízené podle Zákona číslo 248/1995 Sb., o obecně prospěšných společnostech, v platném znění. Podobně také tvoří výroční zprávu nadace a nadační fondy, které pracují podle Zákona číslo 227/1997 Sb., o nadacích a nadačních fondech, v platném znění. Společníci, představenstvo, respektive akcionáři akciové společnosti, také mají podle obchodního zákoníku právo seznámit se s výroční zprávou akciové společnosti. Výroční zprávu musejí předkládat ekonomické subjekty, jejichž účetnictví ověřuje auditor.

Obecně vzato nemusí výroční zprávu sestavovat společnost s ručením omezeným, případně komanditní nebo veřejná obchodní společnost. Jiné podmínky však mohou začít platit, pokud se společnost uchází o veřejné peníze – například o granty z grantových systémů měst nebo krajů. Výroční zpráva totiž může být jednou z povinných příloh k žádosti o grant na konkrétní projekt. Fakt, že např. společnost s ručením omezeným není ze zákona povinná výroční zprávu předkládat, pak nemusí být relevantní argument.

Obsah výroční zprávy

Výroční zprávu obvykle uvádí texty vedení firmy, předsedy představenstva a podobně. Výroční zpráva pak rekapituluje strukturální uspořádání společnosti (organizační schéma), personální složení firmy a jeho změny v čase stejně, jako činnost různých oddělení či součástí firmy v daném roce.

Součástí výroční zprávy jsou informace o firmou realizovaných projektech, obchodních úspěších, akvizicích, důležitých zakázkách, ale také třeba o charitativních aktivitách firmy, sponzoringu nebo dobrovolnictví. Čtěte více: Co všechno může firma dobrovolnictvím získat a co ztratit?

Souhrnně řečeno také informace o společenské odpovědnosti společnosti. Čtěte více: Podstata společenské odpovědnosti je v podnikatelské e­tice

Nedílnou součástí výroční zprávy jsou také nejdůležitější ekonomické ukazatele a údaje o hospodaření společnosti v daném roce – výnosy a náklady, případně výrok auditora. Čtěte více: Není účetnictví jako účetnictví aneb O nákladech trochu jinak

Kdo výroční zprávu napíše a jak bude vypadat

Podnikatel, který se rozhodne, že jeho firma vypracuje výroční zprávu nebo mu to přímo nařizuje zákon, musí uvnitř firmy shromáždit informace, které ve zprávě budou a jednoho ze zaměstnanců pověřit jejich kompletací. Nejčastěji to zřejmě bude pracovník marketingového, tiskového či PR oddělení. V menších firmách to ale může být i jednatel. Pokud ve firmě není nikdo, kdo by takový úkol zvládl, je možné nechat si vypracovat výroční zprávu na zakázku nebo si na její textové zpracování najmout odborníka, který má s psaním výročních zpráv zkušenost a také zná zákonné normy, které by případně výroční zpráva měla splnit.

Dalším krokem je pak grafické zpracování tiskové zprávy, její vytištění a zároveň překlopení do formátu .PDF, ve kterém pak zpráva obvykle visí na internetových stránkách firmy. Běžná je dnes také její distribuce na CD.

Výroční zpráva a marketing

Výroční zpráva je bezpochyby součástí marketingové komunikace firmy, Public Relations a budování firemní image. Dostane se totiž do rukou mimo jiné pro firmu důležitým osobnostem, významným obchodním partnerům, investorům nebo spolupracovníkům.

Výroční zpráva navíc komunikuje nejen směrem ven, ale také se zaměstnanci firmy. Chtěl bych ocenit podíl všech zaměstnanců na dobrých výsledcích společnosti a zejména připomenout způsob, jakým se zapojili do transformace a integrace celé Skupiny ČEZ. Díky jejich úsilí se podařilo dokončit rozsáhlý transformační projekt s názvem VIZE 2008 o 1,5 roku dříve. Ušetřili jsme tím miliardy korun, což přispělo k našim dobrým hospodářským výsledkům, napsal například pochvalně Martin Roman, předseda představenstva ČEZu do výroční zprávy za rok 2007, se kterou firma vyhrála v soutěži o nejlepší výroční zprávu.

Menší podnikatel nemusí vypracovat výroční zprávu čítající jako u velkých korporací desítky až stovky stran. I jen několikastránkový elaborát totiž může být signálem o transparentnosti jeho podnikání a snaze podělit se o výsledky své roční činnosti jak se zaměstnanci, tak partnery.