Využití GPS lokalizátorů ve služebních automobilech není v současné době ničím výjimečným. Majitelé firem tak mohou kontrolovat zaměstnance, zvyšovat jejich efektivitu práce, ale i chránit svůj majetek. Ale jak je to s ochranou osobních údajů? Musí zaměstnanec se sledováním prostřednictvím GPS souhlasit? A co když využívá vozidlo se souhlasem zaměstnavatele i k soukromým účelům. Jak takovou situaci legálně ošetřit?
I GPS lokalizace má svá pravidla
Nejen sledování zaměstnanců prostřednictvím kamerových systémů ve firmě či monitoring jejich mailové korespondence, ale i systém GPS lokalizace může zaměstnavatelům pomoci zvýšit pracovní nasazení jejich zaměstnanců. Ovšem stejně jako jiné formy zásahů do soukromí má svá pravidla. Přestože nemá samostatnou právní úpravu, je třeba dodržet zákoník práce i zákon o ochraně osobních údajů.
V souladu s ustanovením § 316 zákoníku práce nesmějí zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování zákazu podle věty první je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat. Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.
Důležitá jsou přitom slovní spojení „přiměřeným způsobem kontrolovat“ a „nesmí narušovat soukromí“. Zaměstnavatel by tedy neměl nepřípustně zasahovat do soukromí zaměstnanců a monitoring využívat skutečně pouze tam, kde se dá jeho využití zdůvodnit ochranou majetku proti krádeži, optimalizací pracovních výkonů zaměstnanců apod. Vhodný je monitoring při výkonu činnosti obchodních zástupců, kurýrní služby, závozníků, při převozu peněz apod. Hůře obhajitelné bude jeho využití u pracovníků v kancelářích, kteří čas od času vyřizují úřední záležitosti mimo pracoviště apod.
Zaměstnanec by měl být předem informován
V souladu se zákonem na ochranu osobních údajů je sledování zaměstnanců specifickou formou zpracování osobních údajů. Úřad pro ochranu osobních údajů na svých webových stránkách uvádí, že pokud je to nutné z bezpečnostních důvodů nebo je to dáno povahou pracovní činnosti, je možné vybavit vozidla tachografem nebo systémem lokalizace GPS i bez souhlasu zaměstnanců. Výčet činností, kdy lze monitoring provádět bez jejich souhlasu, zde uveden není. Ovšem je zde zdůrazněno, že se má jednat o případy, kdy to vyžadují pracovní logistické důvody a takové kontroly nemůže být dosaženo lépe za pomocí jiných nástrojů.
Využití GPS lokalizátoru by se nemělo podcenit.
Proto je vhodnější zaměstnance o systému GPS lokalizace vždy informovat a stejně tak o pravidlech jeho používání. Doporučuje se popsat důvod sledování pohybu vozidla, jakým způsobem bude s informacemi nakládáno, kdo k nim má přístup, jak dlouho budou uchovávány apod. Rozhodně by to neměl zaměstnavatel podcenit a ošetřit písemně nejlépe formou dohody o použití systému ve vozidlech s jednotlivými dotčenými zaměstnanci a interní směrnice, s jejímž obsahem budou seznámeni. Zařízení zaměstnavateli umožní sledování pohybu vozidla, spotřebu paliva, vystopování v případě krádeže. Samozřejmě je cílem sledování pohybu jednotlivých vozidel či jejich osádky, tj. zda jsou v určenou dobu na určeném místě, nikoli sledování pracovní vytíženosti jednotlivých zaměstnanců (viz. nepřiměřený monitoring poštovních doručovatelů – veřejnosti poměrně známé rozhodnutí Úřadu pro ochranu osobních údajů čj. 00237/13–38).
Je třeba monitoring hlásit úřadům?
Instalováním GPS lokalizátoru získává zaměstnavatel osobní údaje zaměstnance a jejich další zpracování je nad rámec zákonných povinností zaměstnavatele. Proto někteří právníci doporučují provést registraci (oznámení) Úřadu pro ochranu osobních údajů. V souladu s ustanovením § 16 zákona o ochraně osobních údajů má totiž oznamovací povinnost ten, kdo hodlá jako správce zpracovávat osobní údaje nebo změnit registrované zpracování a tuto skutečnost písemně oznámit Úřadu před zpracováváním osobních údajů. Oznámení takových údajů se provádí prostřednictvím on-line formuláře (dostupné na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Pro server Podnikatel.cz se však aktuálně vyjádřil mluvčí Úřadu pro ochranu osobních údajů David Pavlát, který tuto informaci nepotvrdil. Monitorování pohybu služebních vozidel systémem GPS je možné zejména, pokud se účel zpracování pohybuje v rámci činností předpokládaných zvláštními zákony (zákoník práce, zákon o účetnictví, zákon o správě daní a poplatků). Tyto účely zahrnují jak vedení knihy jízd, tak i kontrolu využívání svěřených pracovních prostředků a podobné účely předpokládané zákoníkem práce. Takové zpracování údajů nepodléhá registrační povinnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Využití automobilu pro soukromé účely
Pokud mohou zaměstnanci na základě dohody se zaměstnavatelem využívat vozidlo rovněž k soukromým účelům, je nezbytné upravit monitorovací zařízení takovým způsobem, který umožňuje „pozastavení“ sledování. Lépe řečeno nastavit režim monitorování umožňující rozdělení provozu na služební a soukromý. Podle Úřadu na ochranu osobních údajů je totiž možné nástroje monitoringu využívat pouze během pracovní doby zaměstnance.
Za porušení pravidel při sledování zaměstnanců může Úřad pro ochranu osobních údajů vyměřit poměrně vysokou sankci. V souladu se zákonem o ochraně osobních údajů může činit až 10 000 000 korun.
ČLÁNKY DO MAILU