Vyzkoušejte chytré aplikace, které vám pomohou plně se soustředit na váš byznys

Dnes a denně bojujeme s tím, jak se pustit do těch nejdůležitějších úkolů dne co nejdříve. Všude na internetu najdete řadu tipů, jak bychom měli postupovat. A když už jeden z nich konečně zabere (většinou stačí „jen“ začít), přichází další překážka – rozptylování. Jak na něj? Mohou pomoci nejrůznější techniky, ale také moderní aplikace.

Čtěte také: Tak dlouho obchodník prokrastinoval, až zkrachoval. Neodkládejte nepříjemné

Autor: http://www.isifa.com/, podle licence: Rights Managed

Neustále vás při práci něco rozptyluje? Nechte si poradit

To, že naše myšlenky utíkají během práce jinam, není nic neobvyklého – hlava generuje ve velmi rychlém tempu řadu asociací a nám tak stačí jeden primitivní podnět k tomu, abychom následující 3 minuty nedělali nic jiného, než se zabývali zcela jinou myšlenkou, než tomu původně mělo být. Tím podnětem může být upozornění na příchozí SMS, hlasitý hovor na téma, které vás zajímá, nebo klidně i prozatím neprozkoumané prostředí nové verze aplikace, kterou právě používáte (a její zajímavé funkce). Samozřejmě, že hlavu nezastavíte. Co však může pomoci, je omezení vstupů, které k vám během práce na úkolu proudí, na nezbytné minimum.

Mějte čistý „stůl“

Odstraňte vše, co právě teď nepotřebujete k práci, z dohledu. Fyzické materiály (poznámky, smlouvy, faktury, post-it lístečky), aplikace a jejich notifikace (krásný příklad je e-mail, jehož upozornění jsou stále jednou z nejčastějších příčin vyrušení a snížení koncentrace), mobil a další. Režim „Ticho“ na telefonu považuji za naprostou samozřejmost, nedržíte-li hotline, případně nečekáte-li velmi důležitou informaci. Často lidé sahají také po nejrůznějších aplikacích pro blokování přístupu k internetu, jako je například MacFreedom.com

Zaznamenávejte

Připravte si čistý papír a pero, případně některý z elektronických nástrojů pro zaznamenávání, který vás nebude vyrušovat. U mě se výborně osvědčil Evernote a klávesová zkratka CTRL+ALT+N v prostředí Windows, která mi umožní okamžitě založit novou poznámku. Tyto nástroje využijte ve chvíli, kdy přijde během práce vyrušení – nápad, úkol, prosba ze strany člena týmu apod. Vyrušení si rychle zapište a pokračujte dál v práci. Po čase si zvyknete na to, že není potřeba bezprostředně na vyrušení reagovat, protože jej budete mít poznamenané a brzy se k němu vrátíte.

Mohlo by vás zaujmout: Bez emocí se v podnikání neobejdete, tvrdí podnikatelští matadoři

Zvolte vhodnou zvukovou kulisu

Někdo má rád naprosté ticho, někdo lehkou a tichou meditační hudbu. Preference nechám na vás. V naprosté většině případů nefunguje televize a mluvené slovo v jazyce, kterému rozumíte. Mnoho lidí si oblíbilo aplikaci Coffitivity, která přehrává tzv. kavárenský šum. Já si raději vyrazím na kávu ven mezi lidi, nicméně ne pro každého je to reálné a přínosné.

Odpočívejte

Najděte svůj rytmus, který zahrnuje také přestávky, a dodržujte jej. Pokud hledáte nástroj, který vám v tom pomůže, můžete si vzít standardní časovač, který je dnes běžnou součástí mobilního telefonu, případně kuchyňskou minutku. Nastavte si časový interval (já nejčastěji volím 40 minut) a po jeho uplynutí zcela změňte na 5–10 minut činnost, kterou jste prováděli (dejte si kávu, projděte se, protáhněte…). Pro podrobnější měření a třeba i reporting se hodí specializované nástroje, jakým je např. focus booster.

Pište bez rozptylování

Pravděpodobně se ve vaší profesi nevyhnete psaní. Dokumentace, nabídky, pokyny, články a další textové výstupy jsou denním chlebem většiny podnikatelů. Pokud píšete delší souvislý text, zkuste využít některý z „nerušivých“ nástrojů, které umožňují pracovat v režimu, kdy se reálně koncentrujete pouze na psaní samotné a nedostanete možnost všímat si nástrojových lišt nebo přemýšlet o dalších funkcích. Formátování textu a další činnosti přijdou na řadu později. Pro Windows mohu doporučit WriteMonkey, uživatelům OSX zase Ulysess. Využijte také dalších tipů, které jsem uváděl výše.

Čtěte také: 6 rad, jak svým podnikatelským příběhem zaujmout média

Automatizujte

Některé činnosti prováděné v rámci plnění nejrůznějších úkolů je možné zautomatizovat. V dnešní době existuje řada nástrojů pro počítače i mobilní telefony, které po jednoduché konfiguraci dokáží provádět rutinní nebo předem odhadnutelné činnosti za vás. Rozhodně vyzkoušejte služby IFTTT a Zapier, které zautomatizují procesy mezi webovými aplikacemi (Evernote, Dropbox, Google Apps atd.). Za zmínku stojí také Workflow pro iOS nebo Tasker pro Android zařízení. Využití těchto nástrojů vám umožní koncentrovat se na to skutečně důležité s tím, že jednoduché činnosti přenecháte technice.

Informovanost s rozumem

Jak jsem psal na začátku, hlava je skutečně silný zdroj vyrušování. Velmi často ji ráno po probuzení nakrmíme ještě v posteli nepodstatnými informacemi z nejrůznějších zpravodajských serverů a ty se velmi ochotně vrací v době, kdy bychom veškerou pozornost raději věnovali důležitým úkolům. Pokud se nedokážete odtrhnout od pravidelného vstřebávání aktualit, doporučuji nechat tuto činnost na později. Rád shromažďuji během týdne do své Pocket aplikace odborné články a vracím se k nim až o víkendu, kdy mě nerozptylují.

Čtěte také: Ledová sprcha nebo pozdravy slunci, to jsou ranní rituály úspěšných podnikatelů

Tyto a další tipy pro zvýšení koncentrace pomohly už řadě profesionálů, které podporuji v rámci své profese, k dosažení lepších výsledků. Zajímají-li vás další, vyzkoušejte například techniku GTD, která je i v Česku stále oblíbenější.