Obě služby umožňující efektivnější rozesílání klasické korespondence se dají využít všude tam, kde je počítač nebo tablet a připojení k internetu. Tedy třeba i z hotelu nebo ze zahraničí. A jak to funguje? V podstatě se stačí zaregistrovat, napsat v textovém editoru dopis, převést ho do PDF a odeslat prostřednictvím vybrané služby. Ta pak zprocesuje všechno ostatní. Dopis vytiskne, vloží do nadepsané obálky, doručí, ale také archivuje. Vy tak nepotřebujete tiskárnu, papíry, ani čas jít s dopisem do schránky nebo v případě doporučené zásilky na poštu.
Víceméně podobný servis nabízí služby Listonoška.cz a ČP Cloud. Liší se jen v detailech a v cenách. Lidé si s nimi nekupují možnost levnějšího poštovného, ale hlavně čas, který mohou věnovat podstatným věcem. Zjistili jsme, že podnikatelé se pro nás nerozhodují, protože máme nižší cenu poštovného než na poštovní přepážce, ale primárně kvůli úspoře času, za kterou se skrývají nemalé mzdové náklady. Cesta na poštu a zpět zabere klidně i hodinu. A to je čas, který se musí zaměstnanci zaplatit,
komentuje Josef Polčiak ze služby Listonoška.cz. Při využití těchto služeb totiž odpadá tisk a kompletování zásilek, chození na poštu, vyplňování podacích archů, ruční sledování doručení zásilek i složité vedení archivu odeslaných dopisů.
ČP Cloud lze přes API napojit na interní systémy firmy a tedy celý proces odesílání pošty, například faktur, zcela zautomatizovat bez zásahu lidské ruky. Díky tomu dochází k významné úspoře personálních nákladů,
doplňuje Iva Branbergerová, obchodní a marketingová ředitelka ČP Cloud s tím, že celková roční úspora se u firem může pohybovat od desítek až po statisíce korun ročně. API přináší při využití obou služeb pomoc všem, kdo posílají svým klientům měsíční faktury nebo pravidelné výpisy služeb. Užitečné to je třeba pro poskytovatele internetu nebo správce nemovitostí. Listonošku můžete propojit s firemním účetním nebo obchodním systémem, který jí bude automaticky dávat příkazy „Pošli fakturu“, „Pošli upomínku“ a podobně.
Dále čtěte: Cloud prospívá hlavně malým a středním firmám
Ilustrační obrázek
Výhodou obou řešení je online archiv odeslané pošty a tedy i dokladovatelnost. Vše je archivováno a uloženo v zákazníkem spravované struktuře. K dispozici je evidence stavu doručování zásilek i přehled o nedoručených dopisech. U každé položky je vidět, kdy byla odeslána, u doporučených zásilek i to, zda byla doručena a tak dále. Už se proto nestane, že firma nedokáže dohledat odeslaný dopis. Všechny odeslané dopisy jsou uloženy v přehledném archivu včetně podacích lístků. Díky archivaci dopisů a informaci o doručení lze v případě potřeby dokladovat nejen to, že dopis byl skutečně odeslán, ale zejména to, co bylo jeho obsahem. To za normálních okolností není možné. Právní jistota podnikatele je tak významně posílena,
říká Iva Branbergerová.
Odeslané dopisy jsou archivovány na externím úložišti. Obsah je vysoce zabezpečen a chráněn poštovním tajemstvím. Například u ČP Cloudu jsou data několikanásobně šifrována a archivována na serverech Českých radiokomunikací.
Obě služby jsou lacinější a pohodlnější než Česká pošta
Rozdílů mezi oběma službami je skutečně jen několik. Obě pracují 24 hodin, 7 dní v týdnu a mají celotýdenní zákaznickou podporu. ČP Cloud je služba provozovaná ve spolupráci s Českou poštou. To podle jejích provozovatelů zajišťuje spolehlivost a bezpečnost. Listonoška.cz zase sází na osobní přístup a individuální poradenství. A to i v oblasti direct mailingu. Podnikatelům umožňujeme propojit jejich interní systém s Listonoškou a posílat dopisy přímo z něho přes API rozhraní nebo získávat zákazníky pomocí directmailových kampaní. Hromadným posíláním dopisů můžete oslovit kohokoli, na koho znáte adresu, případně vám dodáme kontakty na potenciální klienty, s cenou od 8 korun za dopis,
uvádí Josef Polčiak. Služba je proto vhodná třeba pro rozesílání všeobecné nabídky, firemních propagačních materiálů nebo novoročních přání. Na blogu pravidelně zveřejňujeme informace o tom, jak jiné firmy pracují s Listonoškou, kdy ji používají, a také zveřejňujeme články z oblasti administrativy a využívání pošty v běžném životě,
dodává Josef Polčiak.
ČP Cloud zase umožňuje řídit přístup do systému podle hierarchie, tedy možnost různého přístupu pro různá oddělení. Jako unikátní záležitost lze zmínit možnost automatického odesílání hromadné pošty. Systém dokáže například načíst adresy z nahraných PDF, ověřit jejich platnost a poté z nich vytvořit adresář.
Psali jsme: 3 důvody, proč nekupovat ve firmě software a používat cloud
Odlišnosti služeb jsou zejména v cenících. Obě dvě ale vyhrávají nad Českou poštou. Na klasické poštovní přepážce zaplatíte za odeslání obyčejného dopisu o hmotnosti do 50 gramů 13 korun a u doporučeného psaní 34 korun. Kompletní cena za odeslání dopisu přes ČP Cloud včetně poštovného, obálky, papíru, barevného tisku i archivace pak začíná u obyčejného dopisu na 10,90 korunách a u doporučeného na 25,30 korunách. Na účtence z Listonošky budete mít za běžné psaní 12,90 korun a za doporučené 27,30 korun. Obě služby tak vyjdou laciněji než využití České pošty.
ČLÁNKY DO MAILU