Whistleblowing už pojede naplno. Co musí firmy od 15. prosince splnit?

Přechodné období skončilo

Jak jsme již psali, firmy a další povinné subjekty budou muset zavést vnitřní oznamovací systém (zejm. zavést oznamovací kanály, určit příslušnou osobu, sdělit příslušné osobě, jestli přijala jí navrhované řešení atd.), který bude chránit identitu oznamovatele. Zákon o ochraně oznamovatelů s číslem 171 Sb. nabývá účinnosti prvním dnem druhého kalendářního měsíce následujícího po dni jeho vyhlášení ve Sbírce zákonů, což bylo 1. srpna 2023.

Zaměstnavatelé tedy musí mít k tomuto datu vnitřní oznamovací systém zaveden. Avšak na základě přechodných ustanovení mají výjimku povinné subjekty (to neplatí pro veřejné zadavatele) zaměstnávající ke dni nabytí účinnosti tohoto zákona nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanců. Ti zavedou vnitřní oznamovací systém (zde postačí i sdílený) do 15. prosince 2023.

Jak má vypadat oznamovací systém?

Vnitřní oznamovací systém vytvořený na míru mohou firmy získat od komerčních subjektů, které budou tuto službu nabízet, nebo ho vytvořit vlastními silami. Může se jednat o speciální aplikaci (formulář s možností vložení příslušného oznámení). Eventuálně lze instalovat schránku, kde bude možné vkládat písemná oznámení. Příjem oznámení bude umožněn písemně nebo ústně (i osobně v přiměřené lhůtě). V případě osobního nebo telefonického rozhovoru je příslušná osoba povinna pořídit zvukovou nahrávku oznámení nebo její přepis (nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky souhlas, nesmí ji příslušná osoba pořídit).

Podle Jana Slámy, spoluzakladatele společnosti Nenech to být, která vyvíjí software pro whistleblowing, to v praxi nejspíš bude fungovat tak, že firmy zavedou oznamovací systém, který umožní písemné a hlasové oznámení. A současně se bude moct oznamovatel prostřednictvím oznamovacího systému domluvit také na schůzce, na které dodá detaily k danému podnětu. Ve výsledku to zatím vychází, že většina firem zavádí právě elektronická řešení: typicky whistleblowingové platformy, online schránky důvěry, které umožňují jak písemné, tak hlasové oznámení, dodal dříve v našem podcastu Podnikatel PLUS.

Zaměstnavatel musí určit odpovědnou osobu

Jan Sláma v této souvislosti na úvod podotýká, že pověřená osoba není v zákoně konkrétně vyhraněná a v praxi to může být kdokoliv v rámci firmy. Příslušnou nebo také odpovědnou osobou bude osoba, kterou si pro tento účel určí organizace. Jak jsme psali, může se jednat o proškoleného zaměstnance, ale také o externího odborníka. Tato osoba bude zodpovědná za ochranu oznamovatele v organizaci. Bude od oznamovatelů přijímat oznámení (způsobem zvoleným v konkrétní společnosti). Její povinností bude zachovat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla, a chránit identitu oznamovatele. Příslušná osoba připraví návrh řešení, které bude předloženo statutárnímu orgánu. Výsledek musí oznámit oznamovateli. 

Ve společnosti Nenech to být se setkávají se třemi přístupy: buď to stoprocentně přebere interní příslušná osoba (často personální manažer nebo manažerka, complaints oddělení, interní právní oddělení, GDPR pověřenci), plně se to outsourcuje nebo si firma zvolí dvě příslušné osoby, kdy jedna je interní a druhá externí. Společně mohou spolupracovat a když přijde menší podnět, tak to může vyřešit personální oddělení v rámci firmy a když je něco závažnějšího, tak je lepší, když je tam i právník a neudělá chybu, upřesňuje Jan Sláma. 

Jakub Vozáb z advokátní kanceláře Vozáb & Co. k tomu  dodává, že na odpovědnou osobu jsou kladeny poměrně značné nároky a vyžaduje se plnění celé řady povinností počínaje mlčenlivostí a konče vedením příslušné evidence a archivací všech dokumentů po dobu 5 let. Interní zaměstnanec přitom nemůže jen tak archivovat dokumenty v práci, protože hrozí, že bude porušena mlčenlivost. Navíc archivaci musí zajistit i po případném ukončení svého pracovního poměru po celou zákonem stanovenou dobu. Zaměstnavatel je přitom povinen mu zajistit takové pracovní podmínky a prostředky, aby mohl svoje povinnosti plnit. Což může směřovat například k tomu, že mu bude muset koupit bezpečnostní schránku na dokumenty mimo sídlo zaměstnavatele apod. (zákon ukládá povinnost zajistit podmínky, aby odpovědná osoba mohla plnit povinnost mlčenlivosti pod pokutou do 1 mil Kč), doplňuje.

Přečtěte si také:

Ochrana oznamovatelů v otázkách a odpovědích

Jak je oznamovatel chráněn?

Osoba, která oznámení o potenciálním trestném činu učiní, je označována jako oznamovatel (whistleblower). Informovali jsme, že oznamovatel nemůže v důsledku svého jednání čelit odvetě ze strany organizace, na jejíž praktiky upozornil. Protože se může jednat o oznámení činností, které mohou ohrozit veřejnost, je ve veřejném zájmu takové osoby chránit. A právě v tom spočívá podstata whisteblowingu, tj. ochrana oznamovatelů. Smyslem zákona však nejsou primárně anonymní oznámení. Tomu odpovídá i zákonem garantovaná ochrana proti tzv. odvetným opatřením, která se vztahuje jen na oznamovatele, kteří v rámci oznámení sdělí svoji totožnost. Jinak jsou chráněni, až když jejich totožnost vyjde později najevo. 

Jakub Vozáb si myslí, že to vytváří prostor nejistoty. Ten budou oznamovatelé eliminovat tím, že budou většinou uvádět svou totožnost,. To také zákon preferuje. Je to však spojeno se zvýšenými nároky na výběr odpovědné osoby, aby byla zajištěna opravdu její nestrannost a garance zachování mlčenlivosti. Tyto faktory patrně ve většině případů vyloučí, aby funkci odpovědné osoby vykonával interní zaměstnanec. Těžko budeme hledat někoho v takové pracovní pozici, která je ke všem ostatním zaměstnancům a jiným pracovníkům u daného zaměstnavatele (povinné osoby) v nestranném postavení, podotýká s tím, že odpovědná osoba nesmí být za řádný výkon své činnosti podle tohoto zákona postihována.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Pokud plní tuto funkci interní zaměstnanec, může být v některých případech problematické s ním ukončit pracovní poměr jinak než dohodou. Může být totiž opravdu složité prokázat, že skutečným důvodem výpovědi nebo okamžitého zrušení pracovního poměru zaměstnavatelem není právě skutečnost, že odpovědná osoba v minulosti řešila podané oznámení nikoliv zcela dle představ zaměstnavatele.

Jaké hrozí pokuty?

Jak jsme již psali, ochrana oznamovatelů je v působnosti ministerstva spravedlnosti. U zaměstnavatele budou jeho nové povinnosti prioritně kontrolovat inspektoráty práce. V této souvislosti se zavádí nový § 34a do zákona o inspekci práce. Jan Sláma uvádí, že firma může být pokutována za kdeco, například za únik identity oznamovatele, nebo že nezavede oznamovací systém. Rizikem je podle něj spojení také se statusem oznamovatele, a to ve chvíli, kdy přijde nějaké podepsané oznámení. Oznamovatel tím získává ochranu oznamovatele, která, bohužel, v případě, že by oznamovatel neměl úplně čisté úmysly, může být snadno zneužita. Třetí riziko je, že oznamovatel nemusí napsat pouze do firmy, ale může podat oznámení externě. Oznamovatel se rozhodne, jestli napíše jen do firmy, nebo na ministerstvo spravedlnosti, uvádí.

Jakub Vozáb uvádí, že porušení povinností stanovených zákonem jak odpovědnou osobou, tak zaměstnavatelem (povinnou osobou) je přestupkem, který může být předmětem přestupkového řízení (podobně jako například v případě porušení dopravních předpisů), v rámci kterého potom mohou být ukládány pokuty.

V případě odpovědné osoby jsou pokuty do 20 000 Kč u méně závažných přestupků, jako je například nevyrozumění o výsledku šetření oznámení, dále do 50 000 Kč, pokud neposoudí důvodnost podaného oznámení nebo neúmyslně poruší povinnost mlčenlivosti. Za úmyslné porušení mlčenlivosti je potom pokuta do 100 000 Kč, vyjmenovává.

Zaměstnavateli (povinné osobě) pak hrozí pokuta do 400 000 Kč za méně závažné přestupky, pokud nezajistí uveřejnění předepsaných informací způsobem umožňujícím dálkový přístup nebo nesplní opatření k nápravě stanovené ministerstvem. Dále hrozí pokuta do 1 000 000 Kč, pokud např. umožní, aby byl oznamovatel (případně jiné chráněné osoby) vystaven odvetným opatřením, nebo nezajistí možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (jinak řečeno včas v rozporu se zákonem nezavede systém pro whistleblowing) nebo taky např. pokud nezajistí podmínky pro plnění povinností odpovědné osoby. Tedy aby byla schopna plnit povinnost mlčenlivosti atd. Tím se ovšem výčet pokut nevyčerpává, povinností pod pokutou do 1 mil Kč je daleko více, říká závěrem Jakub Vozáb.

Partnerem tohoto textu je advokátní kancelář Vozáb & Co., která zaměřuje na obchodní smlouvy, právo společností, nemovitosti, duševní vlastnictví, veřejné zakázky, pracovní právo a regulaci podnikání.