Využívat pro vedení účetnictví či daňové evidence externích služeb je běžné. Především se jedná o menší firmy a živnostníky. A přitom není vůbec snadné najít účetní firmu, které může podnikatel plně důvěřovat. Vždyť je to právě účetní, kdo zná podrobně ekonomickou situaci firmy, provozní podmínky, skladbu klientely a v neposlední řadě i plánovanou firemní strategii. To vše samozřejmě účetní zjistí z konzultací s podnikatelem ale také z dokladů, jež jsou pravidelně předkládány k zaúčtování. A s tím souvisí zajímavý čtenářský dotaz.
Jak postupovat, když účetní odmítá vydat účetnictví?
Čtenářka Lucie v diskuzním fóru zjišťuje, jak vyřešit akutní problém se zadržením dokladů: Klient si od své účetní půjčil peníze, svůj dluh však vůči této osobě ještě nesplatil. Účetní mu odmítá vydat účetnictví do doby, než se dluh splatí celý. Kontrolou finančního úřadu bylo zjištěno, že jeho účetnictví již nezpracovává, nedostavuje se na schůzky a na doporučenou poštu nereaguje. Hrozí nemalá pokuta a penále, blíží se finanční kontrola. Má vůbec účetní právo na zadržení dokladů?
Protože do podobné situace se může dostat nejeden podnikatel, jednoduše tím, že své účetní z důvodu nepříznivé finanční situace nezaplatí za odvedené služby včas, požádal server Podnikatel.cz o vyjádření příslušné odborníky. Čtěte více: Nejsem žádná šedivá myš, říkají účetní malých firem
Advokát Pavel Fabián z Advokátní kanceláře FABIAN & PARTNERS uvedl, že obecně by mohlo zadržení účetních dokladů splňovat podmínky jednoho ze zajišťovacích institutů, konkrétně zadržovacího práva dle § 175 a násl. občanského zákoníku.
V § 175 se píše:
(1) Kdo je povinen vydat cizí movitou věc, kterou má u sebe, může ji zadržet k zajištění své splatné pohledávky, kterou má proti osobě, jíž by jinak byl povinen věc vydat.
(2) Zadržovací právo vzniká i k zajištění dosud nesplatné pohledávky, zahájením insolvenčního řízení, ve kterém se řeší úpadek nebo hrozící úpadek dlužníka.
O náhradě vzniklé škody rozhoduje účinnost smlouvy
Otázkou ovšem je, zda má nebo nemá účetní s podnikatelem uzavřenu účinnou smlouvu, na základě které vzniká povinnost účetnictví dále vést a zpracovávat. Záleží i na tom, jak byla tato smlouva koncipována. V případě, že smlouva již není účinná a účetní tak nemusí plnit povinnosti vůči zmíněným úřadům a zároveň tato smlouva opravňovala účetní k zadržení dokladů, pokud bude mít pohledávku vůči podnikateli, pak doklady zadržet může,
upozorňuje Pavel Fabian a dodává, že je nutné, aby zadržení provedla v souladu se zákonem. Tedy, nezmocnila se dokladů lstí nebo neprávem a zároveň písemně vyrozuměla podnikatele o zadržení dokladů. Jestliže závazek podnikatele vznikl na základě ústní dohody, pak vyrozumění postačí ústně. Čtěte více: Podnikatel se může pojistit také proti chybám v účetnictví
Jestliže by všechny výše zmíněné podmínky byly splněny, je zadržení dokladů je v souladu s právem a podnikatel se vůči účetní nemůže domáhat náhrady škody vzniklé v důsledku jejího jednání. Kdyby ale podmínky naplněny nebyly, zejména mezi podnikatelem a účetní byla účinná smlouva, na základě které má účetní komunikovat s úřady, nebo podnikateli po ukončení spolupráce vrátit podklady, i kdyby měla vůči podnikateli pohledávku, pak se jedná o porušení povinností účetní. Podnikatel může po účetní požadovat náhradu škody, která mu jejím jednáním vznikla, případně vydání účetních dokumentů,
uzavírá Pavel Fabián.
Předně tedy záleží na účinnosti smlouvy. Pokud již není účinná, účetní nemusí zpracovávat doklady ani jednat s úřady. Důležitá je také smluvně sjednaná možnost zadržení dokladů v případě nesplacení pohledávky. Pak by bylo zadržení dokladů oprávněné a podnikatel se nemůže domáhat náhrady vzniklé škody.
Spor se může táhnout. Odpovědnost nese vždy podnikatel
V souladu s § 5 zákona o účetnictví sice mohou účetní jednotky pověřit vedením svého účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, nicméně se nezbavují odpovědnosti za vedení účetnictví. Jak vysvětluje Jitka Ježková s Finančního ředitelství v Plzni, je to stále účetní jednotka, kdo odpovídá státním orgánům za vedení účetnictví a za plnění dalších povinností. Účetní jednotku také stíhá sankce uvedená v § 37, pokud splnění těchto povinností neprokáže. Odpovědnosti za vedení účetnictví se podnikatel nikdy nezbaví. Ani s odkazem na to, že účetní záznamy jsou, ať již z jakéhokoliv důvodu, zadržovány externí účetní. Čtěte více: Máte chybu v účetnictví? V prvé řadě je to vaše chyba, nikoli chyba účetní
V případě držení dokladů u osoby pověřené podnikatelem k vedení účetnictví může správce daně využít možností daných mu zákonem k získání účetních záznamů od této osoby. Pokud podnikatel sdělí její identifikaci, případně sdělí místo, kde jsou účetní záznamy uloženy. Nicméně ani poskytnutí těchto informací nezbavuje účetní jednotku odpovědnosti v případě, kdy je zjištěno, že nebyly splněny povinnosti uložené zákonem,
upozorňuje Ježková.
Doporučení: Právní vztah mezi podnikatelem a osobou pověřenou vedením jejího účetnictví by měl být podložen písemnou smlouvou. Ve smlouvě je třeba vymezit práva a povinnosti smluvních stran, včetně odpovědnosti osoby pověřené vedením účetnictví za škodu vzniklou porušením jejích povinností. Jak je vidět, není na škodu přidat i ujednání o povinnosti účetní vrátit doklady bezprostředně po ukončení spolupráce.
ČLÁNKY DO MAILU