Jak na zákonné odvody z mezd

Zaměstnavatel má povinnost danou zákonem odvádět za své zaměstnance sociální pojištění, které zahrnuje pojistné na nemocenské pojištění, pojistné na důchodové pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Vedle odvodu sociálního pojištění je povinen odvádět za zaměstnance i zdravotní pojištění. Jako zaměstnavatel je plátce daně povinen vypočíst zálohu na daň z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků dle zákona o dani z příjmů a odvést tuto zálohu na účet daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.

Kdy a kolik platit?

Sociální pojištění je vypočítáno z vyměřovacího základu, kterým je úhrn příjmů, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob a nejsou od této daně osvobozeny a které zakládá účast na nemocenském nebo jen na důchodovém pojištění. Zdravotní pojištění je rovněž vypočítáno z vyměřovacího základu, kterým je úhrn příjmů, které jsou předmětem daně z příjmů fyzických osob a nejsou od této daně osvobozeny. Vyměřovací základ pro sociální a zdravotní pojištění je omezen horní i  dolní hranicí.

Sazby sociálního pojištění zaměstnance je 6,5 % v roce 2011 a 2012, zaměstnavatele 25 %, celkem 31,5 % z hrubých mezd. Sazby zdravotního pojištění zaměstnavatele je 9 %, zaměstnanec hradí 4,5 %, celkem 13,5 % z hrubých mezd.

Pojistné na sociální zabezpečení se platí za jednotlivé celé kalendářní měsíce a je splatné v den, který je zaměstnavatelem určen pro výplatu mezd a platů za příslušný měsíc. U zaměstnavatele, kde je výplata mezd a platů rozložena na různé dny, je dnem splatnosti pojistného poslední den této výplaty za uplynulý kalendářní měsíc. Pokud se mzda vyplácí za kratší než měsíční období, je pojistné za kalendářní měsíc splatné v bezprostředně následujícím kalendářním měsíci, a to v prvním dni výplaty mzdy. Platba se musí provést nejpozději do 20. dne kalendářního měsíce, ve kterém vznikla povinnost srazit zálohy.

Pojistné na zdravotní pojištění se platí za jednotlivé kalendářní měsíce a je splatné v den, který je zaměstnavatelem určen pro výplatu mezd a platů za příslušný měsíc. U zaměstnavatele, kde je výplata rozložena na různé dny, je dnem splatnosti pojistného poslední den výplaty za uplynulý kalendářní měsíc. Platba se musí provést nejpozději do 20. dne kalendářního měsíce, ve kterém vznikla povinnost srazit zálohy.

Zálohy na daň ze závislé činnosti se odvádí nejpozději do 20. dne kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla.

Odvody z hlediska účetnictví

Máme tedy stanoveny výše pojištění a současně i termíny k jejich odvodu. Je nutno si uvědomit, že zaměstnavatel jednak platí pojištění ze svých prostředků, které je účtováno k tíži nákladům. Do daňových výdajů může být toto pojištění uplatněno pouze v případě, že bude odvedeno příslušným institucím nejpozději do 20. ledna následujícího roku. Zaměstnavatel současně účtuje o pojištění jednotlivých zaměstnanců a jejich platbách ve prospěch OSSZ, ZP a o odvodu zálohy daně ze závislé činnosti a funkčních požitků.

Z účetních souvztažností vyplývá skutečnost, že sražené pojistné a zálohy daně nejsou prostředky zaměstnavatele, ale zaměstnanců. Zaměstnavatel má povinnost danou zákonem tyto finanční prostředky za své zaměstnance odvést. Je tedy pouze zprostředkovatelem plateb mezi zaměstnanci a příslušnými institucemi.

Ustanovení § 241 trestního zákoníku stanoví sankce za neplnění povinností zaměstnavatele v souvislosti s odvody zákonných odvodů z mezd.

Zaměstnavatelé se mnohdy hájí tím, že v době krize nemají dostatek finančních prostředků k provedení úhrad zákonných odvodů. V této souvislosti je nutno upozornit, že v první řadě musí zaměstnavatel odvést pojištění a zálohy z mezd, které srazil svým zaměstnancům a následně doplatit pojistné, které je povinen hradit sám.

Příklad: Zaměstnavatel ABC s.r.o. zúčtoval mzdy svým zaměstnancům a srazil zákonné odvody z mezd (SP, ZP, záloha daně ze ZČ).

Termín výplat je stanoven na 20. kalendářní den následujícího měsíce, mzdy byly řádně vyplaceny. 

20. 2. 2012 disponovala ABC s. r. o. dostatečnými finančními prostředky, uhradila v řádném termínu všechny platby související s odvody mezd.

20. 3. 2012 ABC s. r. o. již nedisponovala dostatečnými finančními prostředky, proto uhradila nejprve sražené odvody z mezd zaměstnanců, v následujícím termínu uhradila zbývající odvody za zaměstnance.

20. 4. 2012 ABC s. r. o. neměla dostatek finančních prostředků k úhradě všech sražených zákonných odvodů, proto uhradila sociální a zdravotní pojištění, následně 22. 4. uhradila doplatek zálohy na daň ze závislé činnosti.  30. 4. 2012 provedla úhradu odvodů SP a ZP z mezd za zaměstnavatele.

Za pozdní úhradu bude společnost penalizována OSSZ, zdravotní pojišťovnou a finančním úřadem. ABC s. r. o. si sražené zákonné odvody z mezd neponechala, ale z důvodu nedostatku finančních prostředků byla nucena jejich úhradu provést až v okamžiku disponování dostatečnými finančními prostředky.