Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci před vysláním na pracovní cestu zálohu, a to až do výše předpokládaných cestovních výdajů. Záloha se obvykle poskytuje v hotovosti, ale zaměstnanci může být propůjčena i firemní platební karta.
Jestliže ale zaměstnanci na služební cestě finance „pochybí“ bude hradit výdaje z vlastní hotovosti, případně použije osobní platební kartu. Zaměstnavateli tyto výdaje po návratu vyúčtuje. Pokud však zaměstnanci vzniknou s úhradou výdajů v zahraniční i nějaké bankovní poplatky, budou i tyto poplatky jako nutný vedlejší výdaj zaměstnavatelem proplaceny. Nejedná se přitom o běžné poplatky spojené s vedením účtu, srážková daň z úroků atd.