Na klasické “píchačky”, které zná většina lidí minimálně z budovatelských filmů (a řada i z osobní zkušenosti), už narazíte pouze výjimečně. Obyčejná papírová kniha příchodů a odchodů přežila změnu režimu i nové tisíciletí a v mnoha menších firmách je stále hojně využívána jako nejefektivnější způsob evidence docházky zaměstnanců. Doba však pokročila a hlavně větší firmy využívají pro evidenci docházky elektronické docházkové systémy (EDS). Na rozdíl od propisky a papíru jsou přesnější a také pohodlnější. Kromě toho, že EDS ztížíte zaměstnancům podvádění, ušetříte rovněž čas při zpracovávání docházky a následné tvoření podkladů pro mzdy.
Otisky prstů místo píchaček
Typů EDS je celá řada a dají se rozdělit podle více kritérií. Podle používaných osobních identifikačních předmětů se dělí například na systémy bezkontaktní, kontaktní nebo biometrické. U bezkontaktních stačí kartu nebo čipový přívěsek přiblížit k terminálu na vzdálenost zhruba dvacet centimetrů a méně. U kontaktních se čip přikládá přímo na snímač. Biometrické rozeznávají pracovníka snímáním otisku prstu, dlaně nebo zornice. Dále existují systémy, které kombinují například bezkontaktní systém s biometrickým snímáním.
Relativní novinkou jsou také virtuální terminály, u kterých mají zaměstnanci na svém počítači obrazovku podobnou skutečnému terminálu, kde značí příchod a odchod. Řešení je vhodné pro provozy, kde lidé pracují u počítačů, výhodou je, že zaměstnanec hlásí průchod skutečně, až když sedí u počítače. Toto řešení oceňují hlavně společnosti s rozlehlými areály, kde od průchodu branou, přes celý areál, kantýnu, šatnu, uběhne mnoho minut, než je zaměstnanec skutečně na pracovišti. Čtěte také: Motivujte své zaměstnance volitelným začátkem pracovní doby
Biometrické systémy jsou trendy
Každý ze zmiňovaných systémů má však své klady i zápory. U čipových systémů, ať už kontaktních, či bezkontaktních, patří mezi nesporné výhody rychlost “průchodu” zaměstnance a přesnost měření. Stejně jako staré píchaček nebo papírové knihy ale umožňují čipové systémy zaměstnancům podvádět, jelikož si mohou čip mezi sebou půjčovat. Proto se pořád více firem přiklání k využívání biometrických docházkových systémů, která jim zajistí pravdivou evidenci docházky zaměstnanců.
Že se biometrické systémy derou do popředí, potvrzují firmy, které systémy pro evidenci zaměstnanců nabízejí. Podle nich stoupla v loňském roce poptávka po biometrických systémech až na dvojnásobek. Pro docházkové systémy formou bezkontaktních čipů se rozhodovali spíše konzervativní zákazníci, zájem o ně ovšem postupně klesá. Naopak na vzestupu je dnes biometrická technologie, která představuje moderní a efektivní řešení pro kontrolu zaměstnanců,
uvedl serveru Podnikatel.cz Jiří Halousek, ředitel společnosti IReSoft, která poskytuje docházkové systémy. Snímače biometrických údajů znemožňují falšování docházky, přinášejí možnost vyššího zabezpečení, na druhé straně ale naráží na ochranu osobních údajů, někteří zaměstnanci mohou nést odebírání například otisků prstů nelibě,
doplnil Libor Procházka, marketingový ředitel společnosti Vema, která též nabízí docházkové systémy.
Mezi hlavní důvody rostoucího zájmu o biometrické docházkové systémy patří právě spolehlivá a rychlá identifikace zaměstnance. Lze tak jednoduše sledovat, jakou dobu stráví zaměstnanec na pracovišti. Zaměstnanci navíc nemusí identifikační kartu neustále nosit u sebe, což v případě biometrických systémů odpadá. Jenže ani biometrické systémy nejsou bezchybné, například v případě otisků prstů a špinavých nebo poničených rukou nemusí správně fungovat. Nemusí se proto vyplatit do každého typu firmy.
Investice do systému se brzy může vrátit
Pokud se přemýšlíte, jaký systém evidence docházky je pro vás ten pravý, měli byste nejprve zvážit několika faktorů. Roli samozřejmě hraje jak velikost firmy, tak obor podnikání. Ujasněte si také, co od docházkového systému všechno požadujete. Zda chcete pouze základní evidenci zaměstnanců(elektronickou docházkovou knihu) anebo chcete kompletní řešení docházky až po možnost výstupu do svých mzdových programů. Kompletní řešení docházky v nejlevnějších docházkových systémech totiž nenaleznete, ty obsahují pouze základní evidenci zaměstnanců,
upozornil pro server Podnikatel.cz Patrik Starý ze společnosti IreSoft.
Pro malé firmy se jeví jako dostatečné řešení čipové systémy vyznačující pouze průchody a tištěné podklady pro zpracování mezd. Větší firmy využijí větší terminály, třeba přímo s klávesnicí, na které mohou přímo vyznačovat důvody odchodů (k lékaři, na pracovní cestu, na oběd) a výstupy přímo do mzdového a personálního systému. “Pro velké organizace se stovkami či tisíci pracovníků mají význam biometrické systémy pro větší bezpečnost a lepší identifikaci osob, které se obvykle ani navzájem neznají,” tvrdí Libor Procházka z firmy Vemo.
Důležitým prvkem je samozřejmě i cena, která se obecně skládá z licence na software, pořízení hardwaru hardwaru a identifikátorů, dále z implementace a souvisejících služeb (školení). V rutinním provozu pak budete platit za vývoj softwaru. Pokud vám budou přibývat zaměstnanci, budete dokupovat čipová zařízení. Jednoduché elektronické docházkové systémy se dají sehnat už od hodnoty okolo deset tisíc korun, složitější a rozsáhlé biometrické systémy mohou vyjít až na sto tisíc korun. Návratnost investice se však může brzy vrátit. Pokud zaměstnanec udělá jen 30 minut denně navíc pauzu, tak je měsíční ztráta na 20 lidí 30 tisíc korun při průměrný mzdách. Za 2 měsíce tak mám náklady na systému v hodnotě 60 tisíc korun zpátky,
vysvětluje Martin Lučan, obchodní manažer společnosti QSALE Group zabývající se docházkovými systémy
V neposlední řadě nezapomeňte, že ani ten nejlepší docházkový systém sám o sobě nestačí. Neméně důležité je totiž nastavit vnitřní pravidla používání. Zaměstnanci musí být obeznámeni s tím, jak evidence docházky funguje a jaké jsou jejich povinnosti.
Evidence pracovní doby je povinná ze zákona
Zatímco evidenci docházky si podnikatelé mohou udělat pod svého a pokud nechtějí, vůbec se ji nemusí zabývat, mají ze zákona za povinnost vést evidenci pracovní doby. Jde však. Evidence docházky zaznamenává přítomnost zaměstnance na pracovišti, zpravidla však není totožná s evidencí pracovní doby. Zaměstnanec může vstoupit na pracoviště ještě před začátkem pracovní doby a opustit jej po jejím skončení, nadto přítomnost na pracovišti vždy nemusí znamenat faktický výkon práce. Čtěte také: Organizujete služební cestu? Do odpracované doby se čekání či spánek na cestě nepočítá
V evidenci pracovní doby musí zaměstnavatel zaznamenat odpracovanou dobu v rámci směny, odpracovanou práci přesčas, odpracovanou noční práci, odpracovanou dobu v době pracovní pohotovosti a drženou pracovní pohotovost. Při uplatnění konta pracovní doby je zaměstnavatel povinen na účtu pracovní doby zaměstnance vykazovat stanovenou týdenní pracovní dobu, popřípadě kratší pracovní dobu, rozvrh pracovní doby na jednotlivé pracovní dny včetně začátku a konce směny a odpracovanou pracovní dobu v jednotlivých pracovních dnech a za týden,
upřesnil serveru Podnikatel.cz Viktor Zelinka z advokátní kanceláře Kocián Šolc Balaštík.
Evidenci docházky můžete samozřejmě použít jako podklady pro evidenci pracovní doby. Vzhledem k tomu, že zákoník práce nestanovuje přesnou podobu evidence pracovní doby, lze ji vést jak v papírové, tak v elektronické podobě. Zvolená forma evidence pracovní doby však musí být úplná, přehledná a mít vypovídací schopnost o skutečně odpracované době zaměstnance tak, aby mohla sloužit pracovníkům, odborům či inspekčním orgánům jako podklad ke kontrole dodržování pracovněprávních předpisů. Doporučujeme evidovat odděleně práci přesčas, která byla zaměstnanci nařízena a tu, která s ním byla dohodnuta, a dále přestávky na jídlo a oddech, popřípadě bezpečnostní přestávky,
radí Jan Koval, partner advokátní kanceláře Havel, Holásek & Partners.
Stejně tak odborníci doporučují evidovat absence zaměstnance a jejich důvody, jelikož ty mohou být důležité pro posouzení, zda má zaměstnanec nárok na náhradu mzdy či zda se jednalo o neomluvenou absenci. Pokud podnikatel nedodrží povinnost vést evidenci pracovní doby a přijde na to kontrola ze strany Státního úřadu inspekce práce, hrozí mu za to pokuta až do výše 400 000 korun. V této souvislosti je potřeba zmínit, že se jedná o povinnost zaměstnavatele a není možné ji přenášet na zaměstnance, zaměstnavatel ovšem může požadovat zaměstnancovu součinnost
, uzavřel Jan Koval.
Foto: www.isifa.com
ČLÁNKY DO MAILU