Zásady o účtování nákladů a výnosů

Náklady vs. výdaje

Pochopit rozdíl mezi náklady a výdaji a příjmy a výnosy je klíčový nejen v účetnictví, ale i pro samotné podnikatele nebo manažery a další uživatele účetních informací. Tyto pojmy popisují různé fáze finančních transakcí a mají rozdílný dopad nejen do účetnictví, ale také do základu daně.

Náklady představují hodnotu spotřebovaných zdrojů, které jsou zapotřebí pro dosažení výnosů v určitém účetním období. Jde o účetní kategorii, která vzniká v okamžiku, kdy dojde ke spotřebě majetku, materiálu nebo poskytnutí služby, a snižuje hospodářský výsledek podniku. Náklady se vykazují v účetnictví bez ohledu na to, kdy proběhla faktická platba.

U nákladů tedy není podstatné, zda došlo či nedošlo k úhradě. Tím se zásadně liší od výdajů. Typickým příkladem nákladů mohou být odpisy, hrubé mzdy zaměstnanců, spotřebované pohonné hmoty, spotřebované telefonní služby a další.

Zatímco u nákladů není podstatné, zda došlo k úhradě, výdaje představují reálný odtok finančních prostředků. Výdaj vzniká v okamžiku, kdy účetní jednotka skutečně platí za zboží, služby nebo jiné aktivity, a znamená odliv peněz. Výdaje se tedy týkají peněžních toků a ne nutně aktuální spotřeby.

Výdaje však mohou být zároveň i náklady, například při platbě pohonných hmot v hotovosti, nákup režijního materiálu v hotovosti a další. Za výdaj je však považována například i úhrada dodavatelské faktury, úhrada mezd zaměstnancům a další.

Výnosy vs. příjmy

Výnosy jsou účetní veličina, která vyjadřuje hodnotu vytvořenou účetní jednotkou za určité období, nejčastěji potom například prodej výrobků nebo služeb. Výnos vzniká v okamžiku, kdy je realizován, tedy například při poskytnutí služby nebo dodání zboží, i když peníze zatím nejsou reálně připsány na účet účetní jednotky. Typickým příkladem výnosu je vystavení faktury za zboží, které bylo doručeno zákazníkovi. Výnos se vykazuje i přesto, že zákazník zaplatí až za několik týdnů.

Od výnosů je zapotřebí odlišovat příjmy, které představují faktický přítok finančních prostředků. Příjem vzniká v okamžiku, kdy účetní jednotka skutečně obdrží peníze, například na bankovní účet nebo v hotovosti. Typickým příjmem je situace, kdy zákazník zaplatí fakturu za zboží dodané před měsícem.

V účetnictví se vyskytují všechny výše uvedené transakce – tedy náklady, výdaje, příjmy a výnosy. U daňové evidence se naopak vyskytují pouze příjmy a výdaje, případně tzv. nepeněžní transakce.

Co jsou to náklady a jak se dělí

Náklady představují spotřebu zdrojů účetní jednotky na dosažení určitého cíle (výnosu), ať už jde o výrobní proces, poskytování služeb nebo jinou činnost. Jedná se o takové účetní transakce, které snižují hospodářský výsledek podniku, tedy jeho zisk.

Náklady se v účetnictví dělí na několik kategorií:

• Podle povahy: materiálové, mzdové, energie, nájemné, odpisy apod.
• Podle funkce: výrobní, správní, prodejní a ostatní.
• Podle míry závislosti na objemu výroby: variabilní náklady se mění s objemem výroby (např. spotřeba materiálu), zatímco fixní náklady zůstávají relativně neměnné bez ohledu na změnu výroby (např. nájemné).
• Daňové a nedaňové náklady: Některé náklady jsou uznatelné pro daňové účely, zatímco jiné nikoli, což může mít významný dopad na daňovou povinnost podniku.

Náklady se však mohou dělit i dle dalších kritérií. Například na provozní, finanční, investiční nebo mimořádné.

Co jsou výnosy a jak se dělí

Výnosy představují hodnotu vytvořenou činností účetní jednotky, ať už jde o prodej výrobků, služeb nebo jiný způsob tvorby hodnoty. Výnosy zvyšují hospodářský výsledek podniku a tím jeho zisk.

Výnosy se mohou dělit na několik kategorií:

• Podle povahy: výnosy z prodeje výrobků a služeb, výnosy z pronájmu, úrokové výnosy a další finanční výnosy.
• Podle vztahu k hlavní činnosti: hlavní výnosy podniku (např. prodejní výnosy u výrobce) a ostatní (např. prodej majetku, úroky).

Výnosy se zaznamenávají v okamžiku, kdy je účetní jednotka realizuje, tj. když je zboží dodáno, služba poskytnuta.

Časové rozlišení: Co to je a na co má vliv?

Časové rozlišení je založeno na tzv. akruálním principu, který zajišťuje správné přiřazení nákladů a výnosů do účetních období, ve kterých skutečně vznikly, bez ohledu na to, kdy došlo k jejich finančnímu vypořádání. Cílem časového rozlišení je zajistit, aby byly náklady a výnosy účetní jednotky správně zachyceny ve správném účetním období.

Pro účtování časového rozlišení se využívají následující účty účetní osnovy:

• Náklady příštích období (účty 381, 382): náklady, které účetní jednotka zaúčtovala v aktuálním účetním období, ale týkají se budoucích období (typicky faktura přijatá za nájemné dopředu, pojištění přesahující více účetních období, služby fakturované předem)
• Výdaje příštích období (účet 383): jedná se o takové situace, kdy je v daném období náklad a v příštím období výdaj (typicky faktura za poskytnuté služby vystavená zpětně)
• Výnosy příštích období (účet 384): výnosy, které účetní jednotka fakturovala v aktuálním účetním období, ale týkají se období budoucích (typicky faktura vystavená za nájemné dopředu).
• Příjmy příštích období (účet 385): jedná se o takové situace, kdy je v daném období výnos a v příštím období výnos (typicky faktura za nájemné vystavená zpětně)
• Dohadné účty pasivní, aktivní (účty 388, 389): 

Časové rozlišení je nezbytné pro dosažení věrného a poctivého obrazu o finanční situaci účetní jednotky, a proto je důležité provádět jej se zvýšenou opatrností a v souladu s účetními standardy.

Nedaňové náklady

Nedaňové náklady jsou takové náklady účetní jednotky, které nejsou uznatelné pro daňové účely, tedy že je nelze odečíst jako náklad při stanovení základu daně. I když jsou tyto náklady pro účetní jednotky nutné a oprávněné, z pohledu daňové správy nejsou považované za daňově uznatelné.

Mezi typické nedaňové náklady patří:

• Sankce a pokuty: náklady za porušení zákonných povinností, například pokuty od finančního úřadu nebo jiných úřadů, úroky z prodlení
• Reprezentace: výdaje na pohoštění a reprezentaci
• Účetní odpisy: pokud se nejedná o odpisy drobného majetku nebo se nerovnají daňovým odpisům

Při podání daňového přiznání je důležité správně identifikovat, které náklady jsou daňově uznatelné a které nikoli. Nedaňové náklady se zpravidla připočítávají zpět k daňovému základu, což má za následek zvýšení daňového základu.