Zorganizujte si čas účelně pomocí užitečných programů

Jak si naplánovat čas? Buď si vystačíte s běžným papírovým diářem, nebo využijete chytrých programů, přes které můžete lehce synchronizovat data i ve svém telefonu. Přinášíme přehled těch nejlepších.

Úkolovníky i na cestu

Chcete mít neustálý přehled o všech vašich pracovních schůzkách a úkolech, které musíte vyřídit? Pak se neobejdete bez propracovaného plánovače s možností upozorňování na blížící se události. Tím je program Evernote, umožňující přístup ke všem uloženým záznamům jak z klasického počítače, tak i z mobilních zařízení. Poznámky, jež si zapisujete při pobytu v kanceláři, si budete moci pomocí Evernote pohodlně přečíst také v průběhu služebních cest. Silnou stránkou programu je množství způsobů, jimiž si můžete své poznámky zaznamenat. Kromě standardního zápisu textu z klávesnice lze využít i zadávání pomocí myši nebo rozpoznávání textu z naskenovaných obrázků či fotografií. Zajímavé je též vkládání zvukových záznamů, nebo snímání obrazu z webkamery. Poznámky si můžete do Evernote vkládat i prostřednictvím e-mailu. Stačí pouze zaslat zprávu na přidělenou e-mailovou adresu a z jejího textu služba automaticky vytvoří vaši novou poznámku. Mnohé uživatele jistě potěší přímé sdílení uložených záznamů na sociálních sítích Facebook a Twitter.

Poznámková služba Evernote je dostupná jak v bezplatné, tak i v placené variantě. Jelikož se v rámci tohoto seriálu zabýváme pouze bezplatnými aplikacemi a službami, popíšeme si aspekty používání volně dostupné verze. Ta je oproti plné variantě omezena měsíčním limitem přenesených dat, který můžete při práci s poznámkami využít. Tento limit byl stanoven na 60 MB a při běžném používání (zápisu a prohlížení poznámek) se zmíněnému hornímu stropu ani nepřiblížíte. Pokud by se tak opravdu stalo a přidělený limit by vám nestačil, pak si samozřejmě můžete připlatit za neomezenou variantu služby. Čtěte také: 30 tipů, jak seškrtat náklady v podnikání na minimum

K zaznamenávání nejrůznějších poznámek můžete použít také program iDailyDiary. Jeho silnou stránkou je přehledné uživatelské prostředí, které vám usnadní orientaci ve vašich úkolech. Ty lze navíc vzájemně propojovat a pohodlně v nich vyhledávat požadované záznamy. Do jednotlivých úkolů je možné vkládat jak text, tak i obrázky a odkazy na webové stránky. Vytvořené záznamy lze také vyexportovat do formátu HTML. Pokud si chcete pomocí programu iDailyDiary zaznamenávat citlivá data, pak jistě oceníte, že všechny uložené poznámky jsou uchovávány v šifrované podobě a přistupovat k nim mohou pouze ti, kteří znají patřičné heslo. Program iDailyDiary je, stejně jako Evernote, dostupný jak v bezplatné, tak i placené variantě. Ta nabízí navíc korekci pravopisu, tvorbu šablon a podporu grafických témat. Zajímavá je i možnost vkládání multimediálních souborů a smajlíků do vašich záznamů. S bezplatnou variantou aplikace iDailyDiary byste si však při práci s poznámkami měli pohodlně vystačit.

Stejnou službu jako výše popsané programy vám poskytne také program TreeDBNotes Free. Jeho předností je řazení jednotlivých poznámek do stromové struktury a možnost importu záznamů z ostatních aplikací, mezi nimiž samozřejmě nechybí textový editor Word a tabulkový kalkulátor Excel. Záznamy můžete tematicky třídit dle činností, k nimž se jednotlivé poznámky vztahují, nebo je opatřit obrázkem. Aplikace navíc nabízí i možnost propojení zvolených záznamů. Citlivé údaje lze ochránit šifrováním a použitím přístupového hesla.

Pro tvorbu upomínek k drobným úkolům můžete využít také elektronickou verzi klasických post-it lístečků. Jedním z povedených programů tohoto typu je Display Stix. S jeho pomocí si na plochu Windows můžete přidat velké množství lístečků a zapsat na ně poznámky. Samozřejmostí je upozornění na blížící se úkol zvukovým signálem. Na výběr přitom máte buď prosté pípnutí, nebo přehrání zvuku. Jednotlivé post-it lístečky lze navíc na ploše barevně odlišit a zvolit si druh písma poznámky. Zajímavá je i volba průhlednosti „nalepených“ lístečků, které při správném nastavení na ploše Windows prakticky vůbec neruší. Aplikací pro tvorbu post-it lístečků existuje velké množství a zmiňovat je zde všechny by bylo nošením dříví do lesa. Určitě je však z čeho vybírat. Doporučit lze například aplikace Freebie Notes a Stickies. Čtěte také: Sůl nad zlato a data nad počítače. Poradíme vám, jak je zálohovat

Pokud vás žádný z výše popsaných nástrojů pro tvorbu poznámek a zapisování úkolů neoslovil a vy spíše hledáte přehledný elektronický kalendář s možností záznamu vašich úkolů, pak by vás mohl zaujmout program Rainlendar ve verzi Lite. Ten je umístěn na ploše Windows a nabízí pohled na aktuální měsíc, přičemž umožňuje přiřazení událostí či úkolů k jednotlivým dnům. Záznamy lze následně třídit do kategorií, vyhledávat v nich a pro snazší identifikaci jim přiřadit ikonky. Samozřejmostí je upozornění na blížící se události za pomoci vestavěného budíku. Lze nastavit i opakované upozorňování v předem stanovené periodě, případně je možné určit i výjimky a stanovit, kdy k upozornění nemá dojít. Vzhled programu Rainlendar lze upravit pomocí skinů a je možné jej lokalizovat za pomoci Language Packu. Program existuje také v placené verzi Pro, která nabízí například synchronizaci záznamů s aplikací Microsoft Outlook, online s ostatními počítači a službou Google Kalendář. Čtěte také: Šetříme na papíru. Co vše lze ve firmě dělat elektronicky?

Kopírka z vaší tiskárny a scanneru

Chybí vám v kanceláři kopírka či multifunkční zařízení, avšak na stole vám leží tiskárna a málo využívaný scanner? Pak jistě víte, že kopírování dokumentů za pomoci těchto dvou samostatných zařízení je sice možné, avšak poměrně časově náročné. Dokument, který chcete okopírovat, je totiž nutné nejdříve naskenovat, uložit na pevný disk počítače a poté teprve požadovanou kopii vytisknout. Řešení nabízí volně dostupný program iCopy. Ten dokáže funkci obou výše zmíněných zařízení propojit a vytvořit tak dokonalý kopírovací stroj. Potěší zejména široká paleta nabízených nastavení a voleb, mezi něž patří například úprava jasu, kontrastu, rozlišení. Určit lze také požadovaný počet vytvořených kopií, kvalitu skenovaného obrazu (barevný nebo černobílý) a výstupního tisku. Abyste však mohli služeb nástroje iCopy využívat, je nutné vlastnit scanner s podporu služby WIA (Windows Image Acquisition), což by ale neměl být problém. Kompatibilitu programu s vaším skenerem je navíc možné ověřit dle seznamu podporovaných zařízení, uvedeném na webových stránkách autorů.

Zdroj: Slunečnice.cz