Záleží, k jakým účelům je fotografie využita a zda se při jejím zpracování zaměstnavatel řídí obecným nařízením GDPR či občanským zákoníkem.
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je již více než rok účinné. V době nabytí účinnosti byla prezentována spousta (často i rozdílných) právních výkladů. Situace se již ustálila a zaměstnavatelé většinou vědí, jak v praxi postupovat.
Fotografie jako osobní údaj
Může nastat nespočet případů užití fotografií zaměstnanců. Je třeba ji chápat jako nosič osobních údajů. Z fotografie by totiž mohly být získány i citlivé údaje, např. o zdravotním stavu, rasovém původu, eventuálně i náboženství. Občanský zákoník v § 84 stanoví, že zachytit podobu člověka tak, aby podle zobrazení bylo možné určit jeho totožnost, je možné jen s jeho svolením a svolením podle § 85 je podmíněno i rozšiřování podoby člověka s tím, že svolí-li někdo k zobrazení své podoby za okolností, z nichž je zřejmé, že bude šířeno, platí, že svoluje i k jeho rozmnožování a rozšiřování obvyklým způsobem, jak je mohl vzhledem k okolnostem rozumně předpokládat.
Zaměstnavatel se zřejmě nejčastěji setká s dvojím užitím fotografií. A to pro personální účely a pro účely dokumentací různých zaměstnaneckých akcí (zájezdů, oslav, večírků apod.). Čtěte také: Může zaměstnavatel využívat soukromý telefon a e-mail zaměstnance?
Užití fotografie pro personální účely
V některých organizacích jsou využívány služební průkazy. Jejich povinnost plyne z příslušného právního předpisu, kdy se zaměstnanec prokazuje služebním průkazem s fotografií. Zde zaměstnavatel získává fotografii na základě právní povinnosti a zaměstnanec je povinen mu tuto fotografii poskytnout. Jiné je to s využitím fotografií pouze pro potřeby zaměstnavatele. Například k identifikaci ve velkých společnostech, kde se zaměstnanci vzájemně neznají. Fotografie v interních telefonních seznamech, na visačkách zaměstnanců, zákonem nestanovených zaměstnaneckých průkazech atd. Zde musí být zaměstnavatel schopen prokázat a dostatečně zdůvodnit oprávněný zájem.
Příklad: Velká společnost zpracovává fotografie zaměstnanců za účelem identifikace v intranetovém systému. Mají speciální software, kde jsou zveřejněny fotografie (vedoucích a některých pro firmu klíčových zaměstnanců). Po přihlášení do systému vidí zaměstnanci kontaktní údaje s fotografii, aby bylo zajištěno, že skutečně jednají s oprávněnou osobou. Do systému mají přístup i vybraní zaměstnanci z pobočky se sídlem v zahraničí. Není takový postup v rozporu s nařízením GDPR? Je nutný souhlas zaměstnanců se zpracováním fotografií?
Podle Vojtěcha Marcína z Úřadu pro ochranu osobních údajů lze použití fotek zaměstnanců v rámci vnitřního systému společnosti za účelem identifikace oprávněných osob posoudit jako oprávněný zájem zaměstnavatele. Hovoří v tomto smyslu článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Dle popisované situace zaměstnavatel souhlas s využitím fotografií nepotřebuje.
Údaje pro pracovněprávní účely získává zaměstnavatel běžně z životopisů či osobních dotazníků. Vyžaduje-li po zaměstnancích fotografii (např. pro již zmíněné účely identifikace), doporučují odborníci účel zpracování a povinnosti zaměstnanců (např. povinné užívání visaček s fotografií) ošetřit interním předpisem.
Pokud zaměstnavatel dostatečně neprokáže důvod (oprávněný zájem), měl by si zajistit souhlas zaměstnance. Pro pracovněprávní účely ho však využije spíše výjimečně.
Příkladem může být zveřejňování portrétních fotografií všech zaměstnanců v souboru fotografií na internetu, zpravidla spolu s dalšími informacemi o těchto zaměstnancích. Na rozdíl od informací o pracovním zařazení, které mohou být zveřejněny i bez souhlasu zaměstnance, je k takovému systematickému zveřejňování portrétních fotografií podle Úřadu pro ochranu osobních údajů souhlas subjektu údajů nutný. Čtěte více: Aktuálně k GDPR z pohledu zaměstnavatelů
Možná podoba souhlasu:
Já, níže podepsaný …………………. nar. ……………………bytem ………………, souhlasím se zpracováním osobních údajů, a to fotografie společnosti (název, IČ, adresa) ………………………………za účelem zveřejnění na internetu, a to po dobu trvání mého pracovního poměru k této společnosti, případně do odvolání tohoto souhlasu.
Podrobněji stanovisko Úřadu pro ochranu osobních údajů k použití a šíření fotografií a audiozáznamů fyzických osob.
Fotografie ze zaměstnaneckých akcí
Účelem těchto fotografií není identifikace ani prezentace jednotlivých zaměstnanců. Na jejich zpracování se GDPR nevztahuje, přesto by měli být zaměstnanci upozorněni na pořizování fotografií, které mohou sloužit jako reportážní fotografie zaměstnavateli či účastníkům akce. Budou využity např. pro interní časopis, firemní kroniku či předány jako upomínka jednotlivým zaměstnancům.
Zpracování fotografií ze zaměstnaneckých akcí se řídí občanským zákoníkem. Zde se sice nejedná o oprávněný důvod zaměstnavatele, na druhou stranu není vyžadován písemný souhlas. Za svolení se považuje jakékoliv svobodné a vážné vyjádření vůle, ze kterého plyne, že se zachycením své podoby nemá zaměstnanec problém. Kupříkladu tím, že se fotografování nebrání. Má však právo svůj „souhlas“ odvolat a žádat o smazání či stažení fotografie.
Fotografie zaměstnanců po ukončení pracovního poměru
Obdobně by se měl zaměstnavatel zamyslet nad zpracováním fotografií po skončení pracovního poměru. Zde odpadá oprávněný důvod. Fotografie zveřejněné na internetu, v informačním systému zaměstnavatele či telefonním seznamu by měly být neprodleně zlikvidovány. Naopak u reportážních fotografií to není nezbytné. Ovšem, pokud by zaměstnanec přesto o odstranění fotografie požádal, měl by mu zaměstnavatel vyhovět. Čtěte také: Dovolená při změně zaměstnání v souladu se zákony
ČLÁNKY DO MAILU