Zvládne si vést sám podnikatel účetnictví?

Jste majitelem malého podniku nebo se váš podnik už rozrůstá. Přemýšlíte, jak vést svou účetní agendu efektivně?

Jaké jsou vaše možnosti:

1. záznamní povinnost, která je upravena zákonem o dani z příjmů,
2. daňová evidence, určena drobným podnikatelům, kteří nejsou účetní jednotkou,
3. vedení účetnictví – účetní jednotka.

Fyzické osoby – podnikatelé, kteří jsou účetní jednotkou:

• podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku,
• podnikatelé, kteří jsou účetní jednotkou, jejich obrat je větší než 25 mil. Kč za rok (ve smyslu Zákona 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty),
• podnikatelé, kteří vedou účetnictví na základě vlastního rozhodnutí,
• podnikatelé, kteří jsou účastníky sdružení bez právní subjektivity, pokud jeden z účastníků vede účetnictví.

Právnické osoby jsou vždy účetní jednotkou!

Vedení ekonomické agendy u malých podnikatelů

U malých podniků, OSVČ, které nemají zaměstnance nebo dokonce mají podnikání jako vedlejší činnost, jednoznačně doporučujeme vést daňovou evidenci, případně záznamní povinnost. Podnikatel zvládne daňovou evidenci zpracovávat sám, případně se obrací na daňového poradce se zpracováním daňového přiznání. Není ani nezbytné investovat hned zpočátku do speciálního ekonomického SW. Namísto toho může podnikatel volit buď ruční zpracování – knihu peněžního deníku lze zakoupit téměř ve všech papírnictvích, nebo si vytvoří pomocí tabulkového kalkulátoru inteligentní tabulku, která mu bude při zpracování dokladů pomáhat. Některé ekonomické SW vhodné pro drobné podnikatele jsou také volně poskytnuty ke stažení, např.na serveru Slunečnice.cz.

Jakmile se obrat podnikatele dostane nad hranici 1 mil. Kč, přibývá povinnost evidence DPH, podnikatel se stává plátcem DPH ze zákona. Podnikateli s tak velkým obratem již jednoznačně doporučíme nákup ekonomického SW.

Jak vybrat ekonomický SW

Nákup softwaru rozhodně nenechávejte náhodnému výběru nebo jedinému kritériu – ceně. Většina SW, které jsou nabízené na trhu, mají podobnou strukturu. SW je nabízen v základním, řekněme např. konfiguračním programu, na který se váží různé moduly.

Obvykle ekonomický SW obsahuje tyto moduly:

• daňová evidence,
• účetnictví,
• pokladna, banka,
• fakturace,
• majetek,
• sklady,
• mzdy.

Často se setkáváme např. s možnostmi využívání knihy jízd, knihy objednávek nebo můžeme využít homebanking apod. Podnikatel si pak může vybrat moduly, které využije a vybere variantu, která mu bude nejvíce vyhovovat.

Nezapomínejte, že vaše firma roste!

Pokud zvažujete nákup SW, nechte firmu, která SW nabízí, říci celou nabídku. Určitě vás musí zajímat, jak to bude v případě, že budete potřebovat další rozšíření SW. Zda musíte koupit nový, nebo na stávající SW získáte nástavby, které budete potřebujete. Zeptejte se na možnost případné síťové verze či na přizpůsobení SW tzv. na míru. Ptejte se po referencích prodejce. Ačkoli vám to teď připadá zbytečné, vždyť teď potřebujete pouze vydat několik faktur a zvládnout pokladnu a banku v daňové evidenci, přemýšlejte vždy dopředu o rozvoji své firmy.

Dobře vybraný SW pak může využívat více uživatelů naráz, přidělíte přístup do jednotlivých modulů odpovědným zaměstnancům a s minimálním finančním zatížením získáte SW odpovídající středně velké firmě.

Jste účetní jednotkou… kdo vám vede účetnictví?

Účetnictví lze podle Zákona o účetnictví vést v plném rozsahu nebo ve zjednodušeném rozsahu. Rozsah vedení účetnictví je upraven Zákonem o účetnictví § 9.

Účetní jednotky, které mohou vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu, jsou především:

• občanská sdružení, jejich organizační jednotky,
• církve nebo církevní instituce,
• nadační fondy,
• obecně prospěšné společnosti,
• bytová družstva a družstva založena za účelem zajišťování hospodářských, sociálních nebo jiných potřeb svých členů,
• územní samosprávné celky a dobrovolné svazky obcí,
• příspěvkové organizace, u nichž o tom rozhodne jejich zřizovatel,
• ostatní účetní jednotky, o nichž to stanoví zvláštní zákon.

Povedu si účetnictví sám…

Pokud už skutečně hovoříme o vedení účetnictví podle Zákona o účetnictví, není úplně jednoduché zpracování veškeré účetní agendy samotným podnikatelem. Mnozí podnikatelé spoléhají právě na účetní SW, který, jak to na první pohled vypadá, zpracuje účetnictví vlastně sám. Nepodléhejte této iluzi.

Uvědomte si, že:

• počítač s účetním SW stále pracují jen podle pokynů uživatele,
• je nezbytné pochopení vedení účetnictví, příp. rekvalifikace v oblasti účetnictví,
• účetnictví a daně jsou natolik dynamická oblast, že je potřeba téměř denně sledovat změny.

Nechceme vás od vedení účetnictví odrazovat, jen se snažíme upozornit na možné problémy, které vás mohou stát více času a peněz než spolupráce s profesionální účetní. Pokud jsme vás neodradili, navrhujeme kompromis. Alespoň v začátcích své účetní praxe mějte konzultanta, který vám pomůže s možnými problémy nebo vám účetnictví zkontroluje.

Co očekávat od najaté účetní

Asi nejoblíbenější řešení podnikatelů v oblasti účetnictví je domluvit si externí účetní, která působí jako OSVČ. Účetní zpracovává účetní agendu buď na svém SW nebo na pracovišti klienta. Nevýhodou může být, že nejste jediným klientem účetní, proto nemáte účetní ihned „po ruce“, jak byste očekávali. Další nevýhodou, kterou musíme zmínit zejména v případech, kdy účetní zpracovává účetnictví mimo sídlo vaší firmy, je, že nezná život ve firmě, vše zpracovává pouze podle doložených dokladů. Není pak zcela vyloučeno, že účetní vše správně zaeviduje, ale podnikatel si některé, pro něj důležité, dokumenty ponechá, aniž by ho napadlo, že musí projít účetnictvím. Pak může dojít k nesrovnalostem a chybám. Za své účetnictví odpovídá před zákonem podnikatel, ne účetní.

Vytvoření pracovního místa – účetní

Zatím jste nenašli řešení… přijměte svou vlastní účetní. Vytvoření nového pracovního místa vždy znamená zvýšení nákladů a nejen osobních – tj. mzda a pojistné hrazené podnikatelem. Své účetní musíte vytvořit pracovní podmínky, vybavit ji potřebnou technikou. V praxi se často setkáváme s tím, že podnikatel chce svého pracovníka co nejvíce vytížit. Vytváří pak pracovní místo, kde se kumuluje práce účetní, sekretářky atd. Nezapomínejte, že plně kvalifikovaný účetní zná svou cenu a nebude vždy ochoten takové místo přijmout. Pokud jste však expandující podnik, bez vlastní účetní se už neobejdete.