Zatímco před třemi lety drtivá většina menších a středně velkých podniků o „cloudových“ řešeních nejen neuvažovala, ale často o nich ani nevěděla, dnes je situace přesně opačná. Aktuální průzkumy ukazují, že většina podniků a podnikatelů přistupuje ke stále většímu počtu aplikací přes internet. Po e-mailu, sdílení souborů a kancelářských aplikacích přichází další logický krok: účetnictví či ekonomický systém v cloudu.
Když v září 2011 agentura Aspectio Research zpracovávala průzkum, který si u ní objednala Asociace malých a středních podniků a živnostníků společně s Google, odpovědělo celých 70 % dotázaných, že o cloudu nikdy neslyšeli. Průzkum zároveň ukázal, že necelá pětina respondentů cloudové aplikace používá, aniž by si to uvědomovala. Podobný průzkum provedený společností Ipsos MORI na objednávku Microsoftu na počátku letošního léta ukázal, že během pouhých tří let se situace doslova obrátila. Vyplynulo z něj, že mezi českými firmami do 25 zaměstnanců používá cloudové aplikace plných 75 %.
Cloud, tedy aplikace a služby, k nimž přistupujeme prostřednictvím internetu buď zdarma, nebo za nízký měsíční poplatek, je skutečně všude kolem nás. Nefungovala by bez něj například většina aplikací v chytrých telefonech (vlastně bychom je často ani nenainstalovali). Je základem e-mailových služeb jako Gmail či Seznam, nejnovějších verzí kancelářských aplikací, nebo řešení pro spolupráci, sdílení a výměnu elektronických dokumentů.
Cesta do cloudu
Právě e-mail byl pro většinu malých firem a živnostníků první službou, kterou začali používat v cloudu – často již před mnoha lety. O alternativě v podobě vlastního e-mailového serveru, který je třeba udržovat, instalovat bezpečnostní aktualizace, platit za elektřinu, obměňovat hardware a starat se o zálohování dat, by už většina malých firem a živnostníků ani neuvažovala. E-mail je přitom dnes k podnikání naprosto nezbytný – dokážete si představit, jak byste bez e-mailové komunikace se zákazníky a dodavateli fungovali? Den? Týden? Měsíc? A na druhou stranu kolikrát se vám v posledních několika letech stalo, že e-mailová cloudová služba, kterou používáte, nebyla den nebo déle dostupná?
Příklad s e-mailem rozhodně není samoúčelný. Výborně ilustruje, jak iracionálně se chováme v případě řady dalších aplikací, které jsou pro fungování firmy nebo živnosti stejně důležité – například účetnictví nebo ekonomického systému. Zatímco kvůli e-mailu bychom si vlastní server nepořídili a o bezpečnost svých zpráv, kontaktů a kalendáře se schůzkami „kdesi v cloudu“ se většinou neobáváme, účetnictví je často provozováno na počítačích, kterým vypršela záruka před řadou let.
Aktualizace a bezpečnostní záplaty jsou často instalovány, až když je na to čas, případně není jiného zbytí (změna legislativy – například třetí sazba DPH) a i když pravidelně zálohujeme data, většina z nás nikdy nezkoušela, zda půjdou z oněch záloh skutečně obnovit. Nemluvě o tom, že chceme-li například vystavit fakturu či objednávku přímo z účetnictví nebo ekonomického systému, musíme jej mít buď s sebou na notebooku (a riskovat tak v případě ztráty notebooku i ztrátu dat), nebo počkat, až se zas dostaneme do kanceláře.
Od pohodlí po bezpečnost
Není důvod, proč o cloudovém účetnictví (online účetním programu) neuvažovat podobně jako e-mailové službě: je vám k dispozici kdykoliv a kdekoliv. Nemusíte si kupovat a udržovat PC vyhrazené pro účetnictví (na které například nepustíte děti, máte-li jej doma) a pamatovat na každoroční obnovení licence účetního programu. Nemusíte řešit instalaci a nastavení takového počítače nebo serveru, instalaci účetní či ekonomické aplikace ani její aktualizace. Nemusíte pamatovat na zálohování, ani přemýšlet, zda zálohy budou fungovat. To vše zajistí společnost, která online účetní program poskytuje.
A protože se o to stará pro stovky či tisíce zákazníků současně, nestojí to vlastně ani žádné peníze navíc. Ke svému účetnictví se můžete dostat kdykoliv a odkudkoliv, stačí mobilní internetové připojení – a pokud náhodou přijdete o svůj notebook, vaše data jsou v bezpečí. A stejně jako v případě e-mailu, i u online účetnictví si kdykoliv můžete svá data stáhnout a zazálohovat na svůj pevný disk či úložiště, jste-li v tomto směru konzervativní.
Cloudové účetnictví v praxi
Co umí a jak funguje online účetní program, lze skvěle ukázat na příkladu ABRA FlexiBee, jenž je určen pro menší firmy a živnostníky a můžete si jej vyzkoušet i v bezplatné verzi. Provozuje jej společnost ABRA, která vyvíjí účetní a ekonomické systémy od roku 1991 a patří mezi přední dodavatele na našem trhu.
ABRA FlexiBee nabízí všechny již zmíněné výhody cloudového řešení. Ať už je to bezproblémový nepřetržitý provoz bez nutnosti pořizovat jakýkoliv hardware, nebo přístup k účetnictví odkudkoliv – tedy z libovolného PC či notebooku s Windows, Linuxem či MacOS. Podobně jako u řady dalších cloudových aplikací, i v případě ABRA FlexiBee máte jistotu, že vždy pracujete s nejaktuálnější verzí (s ohledem na právní předpisy i bezpečnost), že vaše data jsou průběžně zálohována a přístup k nim špičkově zabezpečen silným šifrováním pomocí SSL, podobně jako například internetové bankovnictví.
Jestliže s vaším online účetním programem pracuje více uživatelů, můžete nastavit přístupová práva – tedy, co kdo uvidí, nebo smí změnit (například nákupní ceny, úpravy faktur apod.). Systém navíc zaznamenává všechny změny provedené jednotlivými uživateli a je tak snadno možné zjistit, kdo kterou provedl. Rozsáhlé možnosti a funkce jsou k dispozici pro účetní firmy, které mohou dát svým zákazníkům přístup k prohlížení dat, pořizování primárních dokladů nebo importu elektronických výpisů z banky. Právě cloudové řešení řadu z těchto funkcí výrazně usnadňuje, zlepšuje nebo umožňuje. Můžete pochopitelně také načíst (importovat) data ze stávající účetní aplikace ve formátu XML.
Lepší a přesto levnější
Jsou to právě tyto vlastnosti usnadňující správu dokladů a přístup k nim, ale také třeba možnost snadného napojení na e-shopy, CRM (systémy pro řízení vztahů se zákazníky), nebo pokladní prodej a řada dalších funkcí společně s úsporami na hardware a jeho údržbě, díky nimž jsou celkové náklady na účetnictví v cloudu výrazně nižší a navíc ve formě měsíčních poplatků, které si započítáte do nákladů, aniž byste zatížili svůj rozpočet. A pokud pro vás z nějakého důvodu cloud přeci jen není tou správnou cestou, můžete si ABRA FlexiBee nainstalovat a provozovat i jako klasickou účetní aplikaci na svém počítači či serveru.
V případě ABRA FlexiBee máte navíc možnost vyzkoušet vše v bezplatné verzi pro jednoho uživatele, která vás neomezuje časově, ani počtem účtovaných firem či zaúčtovaných dokladů. Začněte s cloudovým účetnictvím ještě dnes!
ČLÁNKY DO MAILU