Digitalizaci účetnictví vyřešíte správným formátem faktury

Žádné papíry, šanony, přepisování. Všechno bere jen čas a vytváří prostor pro chyby. To je v dnešní době už ohraná písnička se známým koncem – digitalizace.

Ano, digitalizace účetnictví je cesta, jak ušetřit čas a zbavit se rutinní práce.

Málokdo už ale ví, že digitalizace účetnictví se dá vyřešit jednoduchým způsobem. Nepotřebujete žádné umělé inteligence či nejnovější aplikace. Jediné, co opravdu potřebujete, je faktura v digitálním formátu.

Digitální formát přitom není PDF – z toho totiž musíte stejně údaje přepisovat nebo vytěžovat přes drahé externí aplikace. Digitální formát má podobu datového souboru, což v překladu znamená, že účetní či ERP systémy dokážou danou fakturu „přečíst“ zcela samy. To je právě největší výhoda digitálního formátu, že jednoduše a bez lidského zásahu umožňuje výměnu dat, jejich import do systému a tím pádem i automatizaci.

„V dnešní době v podstatě každá firma používá nějaký systém na vystavování faktur. Stačí se jen domluvit na vystavení v digitálním formátu. Například formát ISDOC podporuje většina ekonomických systémů. Fakturu vystavenou v tomto formátu pak stačí naimportovat do systému, kde účetnictví zpracováváte. Systém už potřebné údaje z faktury automaticky načte, zpracuje a fakturu navíc uloží jako přílohu,“ vysvětluje Klára Cerovská, ředitelka tradičního českého ERP systému Vario.

Příklad z praxe. Dříve 2 dny, dnes jsou faktury v účetnictví za 2 minuty

Jeden příklad z praxe.

Pavel Machačka je externí účetní a dlouholetý uživatel zmíněného ERP systému Vario od společnosti Solitea. V systému zpracovává účetnictví pro cca 40 firem.

„Řada mých zákazníků používá fakturační program iDoklad, který stejně jako Vario patří do Solitey. Tam je ta provázanost jednoduchá, stačí jedno tlačítko a faktury z iDokladu mám ve Variu,“ říká Pavel Machačka, který s Variem pracuje už od roku 2000.

„Problém ale začíná v momentě, kdy firma má měsíčně více jak třeba 50 faktur, které navíc vystavuje v jiném systému. Na začátku roku jsem měl takové firmy dvě – jeden e-shop cca 250 vystavených faktur a druhý autodopravce cca 70 vystavených faktur. Ručně bych to zpracovával 2 dny,“ přibližuje Pavel Machačka své zkušenosti, kdy ho dohnal problém s ručním zpracováním faktur.

Své potíže se Pavel Machačka rozhodl řešit se zákaznickou podporou systému Vario. 

„Zvedl jsem telefon, zavolal a konzultanti se tomu hned začali věnovat. Během měsíce jsem měl k dispozici funkční řešení, díky kterému mám faktury i všechna data ve Variu za 2 minuty. Ta časová úspora je až neuvěřitelná,“ hodnotí největší přínos Pavel Machačka.

V čem pak zmiňované řešení spočívá?

„Zákazník si ve svém programu vygeneruje faktury ve formátu ISDOC, které mi následně posílá do speciální schránky. To je jediné, co potřebuji. Tuto schránku mám pak automatizovanou na Vario, takže mi prakticky stačí kliknout v systému Vario na jedno tlačítko, díky tomu se doklady automaticky importují do předdefinovaných knih. Všechna data tak mám v systému, víc neřeším,“ popisuje Pavel Machačka, jak funguje hromadný import faktur pomocí digitálního formátu.

ERP systém Vario využijete nejen na účetnictví

Automatizace a digitalizace účetnictví není jedinou oblastí, kterou ERP systém Vario dokáže vyřešit. 

Jeho největší síla je v komplexnosti. Firmám různých velikostí i oborů zvládne pokrýt v podstatě veškerou firemní agendu – od účetnictví a financí, přes CRM, personalistiku, mzdy, až po výrobu, servis či WMS.  Zákazníci Varia tak mají jeden nástroj na řízení celé firmy.