Jak vybrat mzdový software a co si pohlídat

Existují účetní programy, které rozšíříte dokoupením mzdového modulu. V něm zpracujete mzdy a vytvoříte potřebné dokumenty pro úřady. Živnostníkům, malým a středním podnikům zpravidla tato varianta postačí, protože slouží k základním úkonům při zpracování mezd dle platné legislativy. Neumožňuje však pokročilou práci se zaměstnanci a mzdami.

Naopak investice do plnohodnotného mzdového a personálního softwaru dává smysl, pokud spravujete složitější personální a mzdovou agendu řádově se stovkami zaměstnanců, kde mzdová účetní nezná každého a musí mít informace na jednom místě. Mzdové softwary kromě povinných výkazů pro úřady nabízejí také pokročilé funkce pro personalisty.

Komplexní mzdový a personální systém jen pro velké firmy

Ve specializovaném mzdovém a personálním systému můžete například:

• vytvořit organizační schéma podniku,

• ke každé pozici definovat potřebné vzdělání, délku praxe nebo dosažené zkoušky,

• spravovat rozvrhy pracovní doby zaměstnanců,

• sledovat personální události jako například končící platnost lékařských prohlídek, pracovní výročí nebo narozeniny,

• evidovat náklady na školení.

Když pak některý zaměstnanec odejde, pomocí filtru jednoduše zjistíte, jestli kritériím dané pozice neodpovídá jiný pracovník, který by mohl převzít jeho místo. 

Menší firma takové pokročilé funkce nevyužije, ale ve větší společnosti se hodí.

Vyberte správně hned napoprvé

Než začnete hledat konkrétní řešení, zodpovězte si:

• co musí program zvládat – například výpočet insolvencí a exekucí, evidenci souběžných pracovní poměrů nebo komunikaci s úřady díky propojení s datovou schránkou,

• jaké úkony vám má program usnadnit – třeba se chcete vyhnout přepisování mezd do účetnictví nebo byste rádi automatizovali rozesílání výplatních pásek e-mailem,

• jestli vaše podnikání v budoucnu poroste – kolik přijmete nových pracovníků a kolik mezd budete měsíčně zpracovávat.

Při výběru nejvhodnější programu si také zjistěte, zda dodavatel systému poskytuje zákaznickou podporu, zajišťuje pravidelné aktualizace (důležité kvůli měnící se legislativě) a jak ručí za bezpečnost dat.

Kolik za systém zaplatíte

Před pořízením mzdového systému si zjistěte, kolik stojí základní komplet, a zajímejte se také o cenu:

• doplňkových funkcí a modulů (včetně těch, které využijete až v budoucnu),

• služby podpora a aktualizace (zpravidla se platí 1 × za rok a zaručuje vám, že program pracuje v souladu s platnou legislativou)

• dodatečných licencí pro další uživatele.

Teprve po sečtení těchto položek získáte skutečnou cenu softwaru na mzdy. Lehce se může stát, že na první pohled levný systém vyjde na dvojnásobek původní ceny. 

Vesměs se setkáte s těmito varianty:

• platíte za celý mzdový systém se všemi funkcemi,

• zaplatíte jen základ a doplácíte za extra funkce nebo uživatele,

• program je zdarma, ale jen na omezenou dobu nebo do určitého počtu záznamů či uživatelů,

• program je celý zdarma.

V případě, že zaplatíte za základní řešení, doplňkové funkce si sami vyberete a zaplatíte jen za ty, kteréskutečně využijete. Pokud kupujete celý nový systém, rozmyslete si, jestli využijete všechny funkce (nebo alespoň většinu z nich).

Program otestujte v demoverzi

Během zkušebního období zdarma se s programem seznámíte, osaháte si jeho ovládání, zjistíte, co všechno umí a jestli vám vyhovuje. Po skončení zkušebního období se rozhodnete, jestli za něj zaplatíte plnou cenu.

Vyzkoušejte si Money S3 zdarma

Jestliže si vystačíte pouze s účetním programem, vyzkoušejte například doplňkový modul Mzdy a Personalistika v programu Money S3. 

V něm si snadno udržíte přehled o zaměstnancích, zpracujete mzdy,rozešlete výplatní pásky zaměstnancům e-mailem v PDF a vytvoříte tiskové sestavy. Dokumenty přímo z Money elektronicky podáte na ČSSZ, Finanční správu a zdravotní pojišťovny. A pokud základní verzi rozšíříte o modul Mzdy a personalistika PLUS, který umožňuje výpočet exekucí, získáte téměř mzdový a personální software.

Jestliže při svém podnikánínikoho nezaměstnáváte, při rostoucím množství zakázek oceníte fakturační program, který za vás automaticky předvyplní většinu údajů a díky tomu fakturu vystavítena pár kliknutí. Poskytuje vám i přehled o příjmech a výdajích, takže hned vidíte, jak se vašemu podnikání daří a jak vysoké „mzdy“ jste dosáhli.