Co byste řekli tomu, kdybyste je všechny vyřešili v jednom informačním systému, který si budete moci upravovat sami flexibilně podle aktuálních potřeb a nebudete tak závislí na dodavateli? Příkladem může být agenda schvalování přijatých faktur:
Správa firemního majetku, dokumentů, BOZP, ochranných a pracovních pomůcek či úkolů nemusí být Vaší noční můrou. Zbavte se papírových i např. excelových evidencí nebo doplňte Váš velký ERP software o flexibilní univerzální systém, který se snadno a rychle přizpůsobí Vašim procesům a evidencím, pohlídá důležité úkoly a termíny za Vás, obstará schvalovací proces, podpoří spolupráci, zajistí workflow, pravidelně Vás poinformuje formou reportů a mnoho dalšího.
8 tipů, jak optimalizovat agendy a řídit firmu efektivněji:
1. Majetek
Spravujte přehledně firemní počítače, softwarové licence, auta, stroje a zařízení i další majetek po celou dobu jeho životního cyklu – od prvotního návrhu na pořízení, přes schválení nákupu až po zařazení do užívání či případné vyřazení a likvidaci. Přinese Vám to například snadnější inventarizaci majetku, audit softwarových licencí či ukládání dokladů, fotografií a ostatních příloh na správné místo.
2. Dokumenty
Zaveďte pořádek do vašich dokumentů a udržte jej. Evidujte přehledně smlouvy, šablony, ceníky, zápisky, formuláře a další materiály. Elektronizujte papírové dokumenty. Budete pak moci zajistit sdílení, distribuci či spolupráci v rámci pracovního týmu a současně zabezpečit přístupová práva a ochránit citlivá data. Zabráníte ztrátám či „založením“ dokumentů na stolech pracovníků.
3. Ochranné pracovní pomůcky a oděvy
Spravujte a snadno přidělujte ochranné pracovní pomůcky a oděvy. Mějte seznam s přehledem oděvů, na které má příslušný pracovník nárok, s požadovanými velikostmi, periodou výměny, datem posledního přidělení a datem příštího nároku na pracovní pomůcku. Nechejte systém dohlížet na důležité termíny a skutečnosti za Vás. Nastavte si komplexní workflow.
4. Úkoly
Evidujte úkoly, ať už Vaše vlastní, kolegů či podřízených, elektronicky. Nechejte zadávat úkoly automaticky. Mějte přehled o jejich plnění a termínech. Nechejte si zasílat reporty a notifikace. Sdílejte informace o detailech úkolů, distribuujte přílohy, specifikace či požadavky apod.
Inspirujte se případovou studií:
- Jak ušetřit i 2 hodiny práce na jednoho zaměstnance denně a urychlit logistický proces podle společnosti Gebrüder Weiss
- Jak vyřešit logistické evidence od objednávky až po finální předání zákazníkovi podle společnosti Moravia Propag
- Jak zefektivnit různorodé provozní evidence podle strojírenského podniku Siempelkamp
5. Reporting
Máte na starosti vedení firmy nebo oddělení? Snažíte se předcházet problémům a hlídáte průběžně spoustu ukazatelů, což Vás stojí mnoho času? Chcete mít přehled o svých procesech a zároveň nemuset pořád něco kontrolovat? Nechejte si zasílat automatické reporty a notifikace a buďte včas informováni o tom, co se má udělat nebo kde hrozí problém.
6. BOZP
Obáváte se kontroly inspektorů z BOZP a sankcí za nedodržení předepsaných postupů? Evidujte například zdravotní prohlídky, revize elektrospotřebičů, bezpečnostní školení pracovníků, analýzu rizik, pracovní úrazy, vydávání osobních ochranných pracovních prostředků (OOPP) či směrnice přehledně a nastavte si odesílání pravidelných reportů a pokynů. Nechejte dohlížet systém na dodržení potřebných termínů za Vás a nastavte si potřebné workflow.
Vyžadují Vaše stroje ve výrobních halách pravidelné revize a servis? Nebo máte ve správě spoustu elektrospotřebičů a nářadí, jako jsou například žebříky, skladové regály apod.? Máte obavy z kontroly inspektorů? Evidujte a plánujte pravidelné servisní prohlídky, záruční servis i revize automaticky ve flexibilním systému. Nastavte si komplexní workflow správy strojů a zařízení.
8. Projekty
Jsou vaše administrativa i vedení enormně zatíženi neustálým „bděním“ nad projekty a obavami, aby nedošlo k opomenutí či finanční ztrátě? Vyžadují Vaše rozhodnutí časově náročné analýzy tabulek, ve kterých je navíc obtížné udržovat data aktuální? Je pro Vás nyní obtížné kontrolovat plnění termínů, vyhodnocovat aktuální stav projektů, vést statistiku či sdílet informace v rámci firmy? Všechny fáze projektů i důležité termíny či události můžete mít přehledně evidované například pomocí Ganttova grafu. Budete tak moci flexibilně vyhodnotit aktuální stav projektu i sdílet informace v rámci týmu.
Inspirujte se případovou studií:
- Jak vyřešit workflow firemní dokumentace a ostatních agend podle společnosti M Plus elektro
- Jak řídit projekty a spravovat agendy podle společnosti Signal Projekt
Další inspirace pro Vaše evidence:
ČLÁNKY DO MAILU