Papírovým knihám s objednávkami dnes již pomalu odzvonilo. A i přesto, že se najdou provozy, kde je papír s tužkou nenahraditelný, existuje celá řada výhod, kterými on-line rezervační a objednávkové systémy předčí konvenční způsob vedení zakázek. Zkuste se zamyslet a říct si, jestli víte, na kolik procent jste využili své provozní kapacity, jakou máte rezervu v termínech nebo jaký byl provoz ve stejném měsíci minulého roku. Rostete, stagnujete nebo je Váš provoz pod svými možnostmi?
Dnešní rezervační systémy představují silný a efektivní nástroj pro řízení nejrůznějších provozů, od malých „garážových“ firem až po střední a velké podniky. Poskytují možnost on-line rezervací přes webové stránky nebo s využitím mobilních aplikací s ohledem na minimální náklady potřebné pro jejich provoz. Trendem jsou systémy, které pracují v „cloudu“, díky čemuž odpadá nutnost starat se o technickou stránku provozu. Také připojení k internetu dnes není potřeba považovat za bariéru pro využití online nástrojů. Správa celého rezervačního systému tak vyžaduje jen minimální vstupní náklady, které jsou spolehlivě vyváženy vyšší kontrolou nad podnikatelskými aktivitami a komfortem pro zákazníky. Neopomenutelnou výhodou je rovněž fakt, že takováto cloudová řešení mohou růst s Vaším podnikáním a nejsou závislé na počtu provozoven, zaměstnanců nebo klientů.
Kdy čas jsou opravdu peníze
Organizace času je klíčovým faktorem bez ohledu na směr a velikost podnikání. Kadeřnictví chce mít v ideálním případě stále obsazená křesla, zubař nechce mít čekárnu naplněnou zbytečně čekajícími pacienty, masážní salon chce mít stále uvolněného klienta na masážním stole, na tenisovém kurtu by stále měly létat míčky a advokát chce mít rozvrh takový, aby mohl po těžkém setkání pár minut vstřebávat informace. Ve všech případech je možné využít rezervační systém, ať už pro maximalizaci celkového vytížení provozu nebo pro vlastní organizaci času s ohledem na individuální požadavky. Dobrý rezervační systém nabídne celou řadu funkcí, kterými se taková organizace času dá dělat snadno a pokud možno automatizovaně. Hlídá kolize, zdrojová omezení, zasílá upozornění o nových rezervacích či stornech, přehledně zobrazuje rozvrh nebo umožní termíny přesouvat, opakovat, apod.
Z pohledu samotného provozu je pak příjemné, když víte, co Vás v nejbližší době čeká, nestresujete se čekajícími klienty a máte přehled o tom, co, kde a kdy bude probíhat. Proč to mít ale elektronicky, když už mám tlustý diář? Kromě výše uvedených automatických funkcí systému, které za Vás diář rozhodně neudělá, je zapotřebí se na celou věc podívat také z pohledu Vašeho zákazníka. Ten se do Vašeho papírového diáře nepodívá. V online rezervačním systému si najde volné okno ve Vašem rozvrhu, dostane k dispozici varianty termínů, je upozorněn na blížící se termín provedené rezervace, má možnost dostávat upozornění na případné změny a to nejdůležitější je, že Vám šetří čas mnohokrát zbytečnými telefonáty a dotazy typu: „Kdy mohu přijít? Nešlo by to jiný den? Budu čekat? Co když to nestihnu?“. Úspora času je tedy na obou stranách a rezervační systém tak přináší něco, co bychom mohli nazvat komfortem při organizaci času. Je to jakýsi bonus, kterým se můžete odlišit od konkurence a zároveň zpříjemnit Vašim zákazníkům jinak poskytované služby.
Neztraťte kontakt se svým zákazníkem
Rezervační systém by měl nabídnout přehlednou správu zákazníků. Nejde však jen o pasivní databázi kontaktů, kam člověk nahlédne v případě, že potřebuje najít telefonní číslo na paní Novákovou. Systém správy by měl být aktivní přinejmenším v souvislosti s probíhanými rezervacemi ve smyslu zasílání upozorňovacích e-mailů či SMS. Přidanou hodnotou jsou pak poskytované statistiky, které se staly nedílnou součástí dobře organizovaných provozů. Možnost oslovit klienta v době, kdy očekáváme, že by mohl využít Vaší službu, je k nezaplacení. Především je to ale jedna z cest, jak ve vhodnou dobu přitáhnout klienta k Vám a ne k Vaší konkurenci.
Elektronická databáze kontaktů může být samozřejmě vhodně využita k marketingovým účelům a zviditelnění novinek ve formě newsletterů či jiných obchodních sdělení. Zde je však důležité, aby si každý uvědomil rozumnou míru poskytovaných informací, jejich četnost a hodnotu tak, aby zákazníka přitáhl a neodradil.
Jak poznat dobrý rezervační systém?
Dnes existuje celá řada rezervačních systémů, které jsou v základu téměř stejné. Nabízejí možnost vytvářet termíny, rezervace, spravovat zdroje, umožňují kontakt se zákazníkem a spoustu dalších užitečných funkcí. Vždy je otázkou, co je nejdůležitější pro Vás, co od systému očekáváte a jak se systémem chcete v budoucnu pracovat. V běžném provozu je pak důležité, do jaké míry je systém intuitivní a příjemný pro práci, je-li lokalizován v jazyce, v jakém potřebujete, podporuje-li zobrazení na mobilních zařízeních, jde-li integrovat do Vašich stávajících webových stránek a jaké jsou bariéry a náklady pro pilotní spuštění systému. Z tohoto pohledu se již systémy mohou značně lišit a je tedy dobré systém napřed vyzkoušet, pokud možno v bezplatném režimu. Konečná volba je vždy otázkou rozumného uvážení s ohledem na dlouhodobou perspektivu Vašeho podnikání.
Rezervační systém reenio
Jedním z moderních řešení je systém reenio. Je to komplexní nástroj, který Vám pomůže sledovat vytížení Vašich zaměstnanců nebo zařízení a optimalizovat čas s ohledem na poskytované termíny a nabízené služby. Jedná se o on-line rezervační nástroj postavený na nejnovějších technologiích společnosti Microsoft a využívá cloudové řešení Microsoft Azure. Autorem je česká firma GARVIS Solutions s.r.o. s dlouholetou zkušeností s tvorbou webových systémů a mobilních aplikací.
Systém reenio je poskytován formou služby v podobě předplacených balíčků, přičemž základní balíček nabízí rezervační systém zdarma na neomezeně dlouhou dobu s plnohodnotnou funkčností. Vyšší balíčky zpřístupní pokročilé funkce rezervačního systému. Systém rovněž automaticky vytvoří stránku pro Vaše zákazníky, přes kterou si budou moci rezervovat Vaše služby. Pokud již máte svůj web, můžete jej propojit se systémem reenio prostřednictvím rezervačního tlačítka nebo naopak celý rezervační kalendář jednoduše integrovat do Vašich internetový stránek.
Pro první spuštění stačí pouze navštívit stránky systému na adrese www.reenio.cz a připravit si pár minut volného času k provedení registrace. Během několika málo okamžiků Vám systém zprovozníme a budete jej moci začít využívat. V případě dotazů nebo pomoci při prvotním nastavení je k dispozici podpora, která Vám se vším pomůže. Popřípadě můžete postupovat dle video tutoriálů a manuálů na webu systému.
On-line rezervační systém určitě nevyřeší všechny peripetie dnešního podnikání. Jistě je to ale nástroj, který podnikání usnadní a zpříjemní.
ČLÁNKY DO MAILU