Že už jste o něm slyšeli, ale pořádně nevíte, jak funguje? Pak čtěte dál. My jsme si na toto téma popovídali s Pavlem Žižkou, specialistou na elektronické podepisování ze Software602.
V čem podle vás spočívá výhoda elektronického podpisu pro firmu?
Výhod elektronického podpisu je hned několik, pokusím se je zjednodušit a shrnout.
- Pokud firma podepisuje interně, tak především v tom, že odpadnou starosti se sháněním toho, kdo má dokument podepsat. Ten tak může učinit z jakéhokoliv místa, kde se zrovna nachází. Elektronický podpis tak mnohonásobně zrychluje procesy.
- Stejně tomu je i v případě, kdy potřebujete podpis od klienta. Nemusíte nikam cestovat, smlouvu spolu podepíšete na dálku a tím ušetříte nejen spoustu času, ale jste také o krok napřed před konkurencí. Nedáte jí totiž šanci klienta podepsat dřív.
- Digitální dokumenty při správné archivaci dohledáte na základě metadat na pár kliknutí a za pár vteřin. Odbouráváte tím i finanční náklady za pronájem archivačních prostor a jejich provoz. A to v případě podpisu pracovněprávní dokumentace je zcela zásadní, protože např. evidenční důchodové listy musíte ze zákona archivovat ještě 45 let po odchodu zaměstnance z firmy.
- Ušetříte i náklady na tisk dokumentů.
- O všem budete mít dokonalý přehled. Víte přesně, u koho se dokument k podpisu nachází, v jaké je fázi, víte také přesně o všech dokumentech, které kdy byly podepsány.
Proč je lepší podepisovat smlouvy online a ne osobně?
Myslím, že na tuto otázku jsem vlastně odpověděl už v té předchozí. Navíc, pokud podepisujete smlouvy elektronicky, podepisujete je rychleji a máte tak prostor jich uzavřít více. A osvědčilo se to i u mezinárodních spoluprací. Kvůli podpisu smlouvy už nemusí ani jedna strana nikam cestovat.
Jaké smlouvy lze podepsat online?
Jakékoliv, pokud zákon jasně neříká něco jiného. Záleží také na tom, co přijímá protistrana, vše záleží na vzájemné dohodě. Tady bych rád zdůraznil jen to, že je důležité také vědět, jakou úroveň elektronického podpisu používáte. Zákon nám totiž přesně neříká, jakou smlouvu je potřeba podepsat tím či oním podpisem. Obecně ale platí, že s rostoucí hodnotou smlouvy by měla růst i úroveň našeho elektronického podpisu a totéž bychom měli vyžadovat i po protistraně. Pokud ale budete používat alespoň zaručený, nebo ještě lépe kvalifikovaný elektronický podpis, měli byste být vždy dostatečně v bezpečí.
Kdo tímto způsobem může smlouvy podepisovat?
Kterákoliv firma, která se pro to rozhodne. Výhodou chytrých podpisových řešení je to, že můžete podepisovat elektronicky smlouvy i s klienty, kteří nedisponují certifikátem. Stačí, když se identifikují např. prostřednictvím BankID, nebo potvrdí svou totožnost pro podpis kódem, který obdrží v SMS zprávě.
ČLÁNKY DO MAILU