Provozování živnosti prostřednictvím odpovědného zástupce upravuje živnostenský zákon v §11. Pro odpovědného zástupce je samozřejmé, že:
- je s podnikatelem ve smluvním vztahu,
- nemůže vykonávat funkci odpovědného zástupce pro více než 4 podnikatele,
- musí splňovat všeobecné i zvláštní podmínky provozování živnosti,
- netrvají u něj překážky provozování živnosti podle § 8 živnostenského zákona,
- mu nebylo zrušeno nebo pozastaveno živnostenské oprávnění(po dobu 1 roku od právní moci rozhodnutí) z důvodu:
- porušení nebo porušování podmínek stanovených rozhodnutím o udělení koncese, živnostenským zákonem nebo zvláštními právními předpisy,
- neplnění závazků vůči státu (neplatí sociální pojištění),
- zastavení užívání nebo provozování zařízení nebo části zařízení, podnikatel měl odstranit závady a tyto nebyly do 1 roku od uplynutí stanovené lhůty (nebo od rozhodnutí) odstraněny,
- zahraniční osoba nemá povolení k pobytu a provozování živnosti je na platné povolení vázáno,
- není členem dozorčí rady nebo jiného kontrolního orgánu u právnické osoby, u které vykonává funkci odpovědného zástupce.
Odpovědný zástupce musí být v některých případech podnikatelem povinně ze zákona ustanoven. Týká se to případů, kdy je podnikatel:
- fyzickou osobou a nesplňuje zvláštní podmínky provozování živnosti,
- českou právnickou osobou pro živnosti, které vyžadují splnění zvláštních podmínek provozování živnosti. Do funkce odpovědného zástupce ustanoví osobu, která je statutárním orgánem (nebo jeho členem či jinou osobu, kromě člena dozorčí rady nebo jiného kontrolního orgánu této právnické osoby) a která splňuje podmínky pro výkon funkce odpovědného zástupce.
Podnikatel může ustanovit odpovědného zástupce i v případě, že to zákon nevyžaduje (tedy dobrovolně).
V případě ohlašovacích živností je podnikatel povinen do 15 dnůoznámit živnostenskému úřadu ustanovení i ukončení výkonu funkce odpovědného zástupce. Pokud odpovědný zástupcepřestane vykonávat funkci nebo pokud nesplňuje podmínky, musí podnikatel do 15 dnů ustanovit jiného odpovědného zástupce (to neplatí, je-li živnostenské oprávnění pozastaveno nebo podnikatel živnostenskému úřadu oznámí, že je živnost přerušena). Jestliže oznámí ukončení výkonu funkce sám odpovědný zástupce, musí současně prokázat, že o ukončení výkonu své funkce informoval předem písemně podnikatele.