Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - HLAVA III - SPISOVÁ SLUŽBA

HLAVA III

SPISOVÁ SLUŽBA

§ 63

(1) Spisovou službu vykonávají

a) veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. a) až e), i) a k) až m), s výjimkou poskytovatelů zdravotních služeb, jde-li o vedení zdravotnické dokumentace³⁹),

b) kraje,

c) hlavní město Praha,

d) obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

e) městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním úřadem,

(dále jen „určení původci“).

(2) Obce neuvedené v odstavci 1, školy a veřejnoprávní původci uvedení v § 3 odst. 1 písm. g) a h) vykonávají spisovou službu v rozsahu ustanovení § 64, § 65, § 66, § 67, § 68 odst. 1 až 3, § 68a a 69a.

(3) Veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě nebo v elektronických systémech spisové služby odpovídajících požadavkům podle odstavce 4. Veřejnoprávní původci mohou využívat pouze elektronické systémy spisové služby, které splňují požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu a u kterých je splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. Ustanovení věty druhé se nepoužije v případě, kdy došlo ke změně požadavků tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 nebo národního standardu a ode dne nabytí účinnosti změny neuplynul 1 rok, a výlučně ve vztahu k požadavku, který byl změněn.

(3) Veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby; vyžaduje-li to zvláštní povaha jejich působnosti, mohou vykonávat spisovou službu v listinné podobě nebo v elektronických systémech spisové služby odpovídajících požadavkům podle odstavce 4. Veřejnoprávní původci mohou využívat pouze elektronické systémy spisové služby, které splňují požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu a u kterých je splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. Ustanovení věty druhé se, pokud jde o potvrzování splnění požadavků atestem, nepoužije na elektronický systém spisové služby, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi³⁴), a elektronický systém spisové služby využívaný obcemi neuvedenými v odstavci 1, školami, organizačními složkami obcí neuvedených v odstavci 1 a právnickými osobami zřízenými nebo založenými obcemi neuvedenými v odstavci 1.

(4) Pokud veřejnoprávní původci, jejichž zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v listinné podobě nebo v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi³⁴), musí tento elektronický systém spisové služby splňovat požadavky stanovené národním standardem, s výjimkou těch požadavků, jejichž užití vylučuje splnění podmínek certifikace informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi³⁵), nebo jejichž užití vylučuje zvláštní povaha působnosti těchto původců; elektronické systémy spisové služby i v těchto případech musí umožňovat plnění povinností původce podle § 65 odst. 5 a výběr archiválií.

(4) Pokud veřejnoprávní původci, jejichž zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v listinné podobě nebo v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi³⁴), musí tento elektronický systém spisové služby splňovat požadavky stanovené národním standardem, s výjimkou těch požadavků, jejichž užití vylučuje splnění podmínek certifikace informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi³⁵), nebo jejichž užití vylučuje zvláštní povaha působnosti těchto původců; elektronický systém spisové služby i v těchto případech musí umožňovat plnění povinností původce podle § 65 odst. 5 a výběr archiválií.

§ 64

Příjem, označování, evidence a rozdělování dokumentů

(1) Určení původci zajistí příjem dokumentů. V případě dokumentů v digitální podobě určení původci zajistí jejich příjem alespoň v datových formátech stanovených jako výstupní datové formáty nebo formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v datové zprávě. Pokud veřejnoprávní původci umožní příjem dokumentů v digitální podobě také v dalších datových formátech nebo pokud umožní příjem dokumentů v digitální podobě na přenosných technických nosičích dat, zveřejní jejich přehled na úřední desce nebo, nezřizují-li úřední desku, na svých internetových stránkách.

(2) Doručené dokumenty i dokumenty vytvořené určeným původcem se v den, kdy byly určenému původci doručeny nebo jím vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačným identifikátorem se neopatřují určenému původci doručené dokumenty obsahující chybný datový formát nebo počítačový program, které jsou způsobilé přivodit škodu na výpočetní technice určeného původce, a dokumenty nepodléhající evidenci, které určený původce uvede ve svém spisovém řádu. Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Jednoznačný identifikátor musí být s dokumentem spojen. Strukturu a podrobnosti vytváření a nakládání s jednoznačným identifikátorem stanoví prováděcí právní předpis.

(2) Doručené dokumenty i dokumenty vytvořené určeným původcem se v den, kdy byly určenému původci doručeny nebo jím vytvořeny, opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačným identifikátorem se neopatřují určenému původci doručené dokumenty nepodléhající evidenci, které určený původce uvede ve svém spisovém řádu. Jednoznačný identifikátor je označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost. Jednoznačný identifikátor musí být s dokumentem spojen. Strukturu a podrobnosti vytváření a nakládání s jednoznačným identifikátorem stanoví prováděcí právní předpis.

(3) Určení původci evidují dokumenty opatřené jednoznačným identifikátorem v evidenční pomůcce. Záznam o dokumentu v evidenční pomůcce určení původci spojí s dokumentem jednoznačným identifikátorem.

(4) Určení původci vedou jako samostatnou funkční část evidenční pomůcky jmenný rejstřík určený pro automatické zpracovávání údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce a případně i o jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají a u nichž původce shledal potřebu jejich vedení ve jmenném rejstříku.

(5) Určení původci vedou ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu, adresátu dokumentu nebo jiné osobě, jíž se dokument týká a u níž určený původce shledal potřebu jejího vedení ve jmenném rejstříku, alespoň

a) jméno, popřípadě jména, a příjmení, jde-li o fyzickou osobu,

b) jméno, popřípadě jmena, a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se zpravidla k této osobě nebo druhu podnikání, jde-li o podnikající fyzickou osobu nezapsanou v obchodním rejstříku,

c) obchodní firmu nebo název, jde-li o podnikající fyzickou osobu zapsanou v obchodním rejstříku nebo právnickou osobu,

d) identifikační číslo osoby, pokud bylo přiděleno,

e) identifikátor datové schránky, pokud byla zřízena,

f) bezvýznamový identifikátor pro potřeby výkonu spisové služby,

g) odkaz na dokument, jehož je osoba odesílatelem, adresátem nebo se jí jinak týká a u něhož určený původce shledal potřebu vedení odkazu, případně odkaz na spis, jehož je takový dokument součástí.

(6) Určení původci mohou vést ve jmenném rejstříku o odesílateli dokumentu nebo adresátu dokumentu, který je fyzickou osobou, a o jiné fyzické osobě, jíž se dokument týká a u níž určený původce shledal potřebu jejího vedení ve jmenném rejstříku, aniž by byl vyžadován jejich souhlas, údaje spadající do minimálního souboru osobních identifikačních údajů jedinečně identifikujících fyzickou nebo právnickou osobu podle přímo použitelného předpisu Evropské unie upravujícího rámec interoperability³⁷), nejde-li o údaje podle odstavce 5.

(7) Určený původce vymaže údaje o fyzické osobě vedené ve jmenném rejstříku nejpozději po uplynutí tří let ode dne předání dokumentů a spisů, ke kterým se údaje o fyzické osobě vztahovaly, archivu nebo jejich zničení.

(8) Určený původce, který není orgánem veřejné moci podle zákona upravujícího základní registry, je oprávněn využívat za účelem vedení jmenného rejstříku údaje ze základního registru obyvatel v rozsahu

a) jméno, popřípadě jména, příjmení,

b) adresa místa pobytu, případně též adresa, na kterou mají být doručovány písemnosti podle jiného právního předpisu,

c) datum, místo a okres narození a u subjektu údajů, který se narodil v cizině, datum, místo a stát, kde se narodil,

d) datum úmrtí,

e) čísla a druhy identifikačních dokladů a datum skončení jejich platnosti a

f) typ datové schránky a identifikátor datové schránky.

(9) Určený původce, který je orgánem veřejné moci podle zákona upravujícího základní registry, je oprávněn využívat za účelem vedení jmenného rejstříku údaje z informačních systémů veřejné správy v rozsahu, který se stanoví postupem podle zákona upravujícího základní registry.

§ 64a

Nakládání s dokumenty označenými "NATO UNCLASSIFIED" nebo "LIMITE"

(1) Dokument poskytnutý Organizací Severoatlantické smlouvy nebo Evropskou unií je v zájmu bezpečnosti státu, veřejné bezpečnosti nebo ochrany práv třetích osob chráněn uvedenými původci označením "NATO UNCLASSIFIED" nebo "LIMITE". V České republice je toto označení respektováno z důvodů plnění povinností vyplývajících pro Českou republiku z jejího členství v Organizaci Severoatlantické smlouvy nebo Evropské unii; s takovým dokumentem se může seznamovat osoba, která jej nezbytně potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo jiné obdobné činnosti. Jiné osobě může být takový dokument poskytnut se souhlasem původce a za jím stanovených podmínek.

(2) S dokumentem podle odstavce 1 se nakládá tak, aby se s ním neseznámila neoprávněná osoba.

(3) Orgán veřejné moci, právnická osoba nebo fyzická osoba nesmí označovat dokumenty u nich vzniklé textem "NATO UNCLASSIFIED" nebo "LIMITE".

§ 64b

Nakládání s dokumenty označenými „OMEZENÝ PŘÍSTUP“

(1) Dokument v oblasti obrany se označuje slovy „OMEZENÝ PŘÍSTUP“, pokud

a) byl poskytnut České republice členským státem Organizace Severoatlantické smlouvy, Evropské unie nebo jiným státem, se kterým Česká republika spolupracuje při výměně informací v oblasti obrany (dále jen „stát původce“),

b) v souladu s právním řádem státu původce se zpřístupňuje pouze osobě, která jej potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo jiné obdobné činnosti, a

c) v souladu s právním řádem státu původce je opatřen označením uvedeným v nařízení vlády.

(2) Dokument označený slovy „OMEZENÝ PŘÍSTUP“ smí být přístupný pouze osobě, která jej potřebuje k výkonu své funkce, k pracovní nebo jiné obdobné činnosti v oblasti obrany. Jiné osobě může být takový dokument poskytnut se souhlasem státu původce a za jím stanovených podmínek.

(3) S dokumentem označeným slovy „OMEZENÝ PŘÍSTUP“ se nakládá tak, aby se s ním neseznámila neoprávněná osoba.

(4) Vláda stanoví nařízením státy původce a označení jejich dokumentů podle odstavce 1 písm. c).

§ 65

Vyřizování a podepisování dokumentů

(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů.

(2) Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.

(3) Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Ustanovení věty první a druhé se nevztahuje na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce.

(4) Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena.

(5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu.

(6) Z uzavřeného spisu nesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty. Uzavřený spis je možno připojit k jinému spisu, pokud neuplynula jeho skartační lhůta.

(7) Použití razítek se státním znakem, elektronického podpisu, elektronické pečetě, elektronického časového razítka nebo jiného elektronického prostředku obdobného účelu upraví určený původce ve spisovém řádu.

(8) Veřejnoprávní původci mohou ve svých spisových řádech upravit používání zvláštních technologických prostředků, kterými lze výlučně pro potřeby příslušného původce nahradit elektronický podpis, elektronickou pečeť, elektronické časové razítko nebo jiný elektronický prostředek obdobného účelu; tyto zvláštní technologické prostředky musí umožnit zjištění jakékoli následné změny dat v dokumentu a jednoznačně ověřit identitu osoby, která je k němu připojila.

§ 66

(1) Určení původci vydají spisový řád.

(2) Součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Určení původci zasílají spisový a skartační plán příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně. Příslušný archiv spisový a skartační plán uloží.

(3) Určení původci označují dokumenty spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu.

(4) Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Pokud určený původce pro příslušný dokument nebo spis stanoví jinou skutečnost jako spouštěcí událost, připojí ke skartační lhůtě uvedené ve spisovém a skartačním plánu poznámku o této spouštěcí události.

(5) Délka skartační lhůty dokumentu může být nejvýše 100 let, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak³⁶).

(6) Strukturu a podrobnosti zpracování spisového a skartačního plánu stanoví prováděcí právní předpis.

§ 67

Odesílání dokumentů

Do vlastních rukou adresáta odesílají určení původci dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy.²⁶) Doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně časového údaje, kdy se tak stalo, se po vrácení určeným původcům připojí k příslušnému dokumentu nebo vloží do příslušného spisu.

§ 68

Ukládání dokumentů

(1) Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty určeného původce jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovně. Dokumenty mohou být uloženy též ve správním archivu, pokud jej určený původce zřídil. Dokumenty se ukládají podle spisového a skartačního plánu, a to zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle; tato skutečnost se poznamenává v evidenční pomůcce podle § 64 odst. 3.

(2) Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně nebo ve správním archivu správního orgánu nebo soudu platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně nebo ve správním archivu byly veřejně přístupné. Nahlížení do dokumentů obsahujících utajované informace, poskytování jejich opisů, výpisů a kopií se řídí zvláštním právním předpisem.²)

(3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Určený původce informuje před svým zánikem příslušný archiv o opatřeních, která v souvislosti se zánikem učinil ve vztahu ke spisovně nebo správnímu archivu.

(4) Budova, v níž je umístěna spisovna nebo správní archiv, musí splňovat tyto podmínky:

a) prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,

b) musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,

c) prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů,

d) prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály pro ukládání dokumentů,

e) prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolané osoby.

§ 68a

Spisová rozluka

(1) Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušený určený původce plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.

(2) Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušený určený původce, dokončuje ji právní nástupce rušeného určeného původce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.

(3) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušený určený původce do skartačního řízení.

(4) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nebo správního archivu určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce, zřizovatele, zakladatele nebo původce, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu.

(5) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje podle § 64.

(6) Určení původci stanoví postup při provádění spisové rozluky ve svých spisových řádech.

(7) Ustanovení odstavců 1 až 6 se pro zrušení organizačních součástí určených původců, při změně působnosti určených původců nebo jejich organizačních součástí a při změně vlastníka nebo držitele dokumentu použijí přiměřeně.

(8) Pokud zvláštní právní předpis stanoví, že se při zrušení organizační součásti určeného původce, při změně působnosti určeného původce nebo jeho organizační součásti anebo při změně vlastníka nebo držitele dokumentu dokumenty předají jiné osobě, než která je uvedena v odstavci 2, určený původce uvede tuto skutečnost v plánu provádění spisové rozluky, a to včetně jednoznačné identifikace této osoby.

§ 69

(1) Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu.

(2) Určení původci neuvedení v odstavci 1 mohou zřídit správní archiv se souhlasem ministerstva.

(3) Správní archiv, s výjimkou správních archivů zřízených zřizovateli uvedenými v § 50 a v § 51 odst. 1,

a) dohlíží na výkon spisové služby u svého zřizovatele,

b) přebírá dokumenty od zrušených původců v řídící působnosti svého zřizovatele a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií,

c) přejímá ze spisovny dokumenty se skartačními lhůtami delšími než 5 let, eviduje je, pečuje o ně, umožňuje nahlížení do nich a poskytování opisů, výpisů a kopií,

d) připravuje výběr archiválií ve skartačním řízení.

(4) Určení původci, kteří zřídili správní archiv, stanoví ve svých spisových řádech lhůtu, po niž budou dokumenty uloženy ve spisovně. Po uplynutí této lhůty se dokumenty, jejichž skartační lhůta je delší než lhůta pro uložení dokumentů ve spisovně, předají do správního archivu.

§ 69a

Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě

(1) Převádění dokumentu v analogové podobě na dokument v digitální podobě a naopak a změnu datového formátu dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu a bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu.

(2) Připojení údajů, které vznikly při přípravě dokumentu k uchování podle § 3 odst. 5 nebo při převedení či změně datového formátu dokumentu podle odstavce 1 a které jsou pro uchování dokumentu nebo převedení nebo změnu datového formátu dokumentu nezbytné, se nepovažuje za nezajištění neporušitelnosti obsahu dokumentu.

(3) Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo změnou datového formátu dokumentu v digitální podobě ověří určený původce platnost elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost certifikátů, jsou-li na nich založeny. Údaje o výsledku ověření a datum převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě nebo datum změny datového formátu dokumentu v digitální podobě určený původce zaznamená a uchová je spolu s dokumentem vzniklým převedením nebo změnou datového formátu.

(4) Dokument vzniklý převedením nebo změnou datového formátu opatří určený původce doložkou. Doložku dokumentu v analogové podobě podepíše osoba odpovědná za převedení dokumentu. Doložku dokumentu v digitální podobě podepíše osoba odpovědná za převedení nebo změnu datového formátu kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo určený původce zapečetí kvalifikovanou elektronickou pečetí a dále doložku opatří kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem. Takový dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením nebo změnou datového formátu vznikl. Údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu stanoví prováděcí právní předpis.

(5) Vyhotovuje-li veřejnoprávní původce v informačním systému dokument v digitální podobě obsahující text, musí dokument opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu (dále jen „strojově čitelná vrstva“) odpovídajícími obsahu dokumentu ve výstupním datovém formátu, a to v souladu se schématem zveřejněným podle odstavce 7. To neplatí v případě, kdy je dokument určen pouze pro komunikaci mezi informačními systémy.

(6) Veřejnoprávní původce je povinen v informačním systému automatizovaně zpracovat metadata obsažená ve strojově čitelné vrstvě v doručeném dokumentu včetně datové zprávy, v níž je dokument obsažen, ledaže mu technické prostředky čtení strojově čitelné vrstvy prokazatelně neumožňují.

(7) Schéma pro strojově čitelnou vrstvu zveřejňuje Digitální a informační agentura na svých internetových stránkách.

Atestace

§ 69b

(1) Atestaci provádí atestační středisko.

(2) Atestačním střediskem je

a) osoba nebo jiné právní uspořádání určení podle odstavce 3,

b) ministerstvo, nejsou-li žádná osoba nebo jiné právní uspořádání určení podle odstavce 3.

(3) Ministerstvo může určit atestačním střediskem osobu nebo jiné právní uspořádání,

a) jejichž zřizovatelem nebo zakladatelem je stát,

b) u nichž lze předpokládat, že mají odbornou a technickou způsobilost k provádění atestace,

c) které se samy nezúčastní hospodářské soutěže v oblasti elektronických systémů spisových služeb a nemají žádný zájem na výsledku atestace.

(4) Nevykonává-li ministerstvo vůči osobě nebo jinému právnímu uspořádání úkoly zřizovatele nebo zakladatele, může je určit atestačním střediskem pouze v dohodě s ústředním správním úřadem, který vůči nim vykonává úkoly zřizovatele nebo zakladatele.

(5) Určení atestačním střediskem nelze převést na jinou osobu nebo jiné právní uspořádání.

§ 69c

(1) Atestační středisko provede atestaci na základě objednávky a postupem, za podmínek a za úplatu stanovených ministerstvem.

(2) Atestační středisko provede atestaci do 3 měsíců ode dne objednání atestu. Není-li možné provést atestaci v této lhůtě, atestační středisko o tom ještě před uplynutím lhůty vyrozumí toho, kdo atestaci objednal, a sdělí mu, do kdy bude atestace provedena.

(3) Splňuje-li elektronický systém spisové služby požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, vydá atestační středisko tomu, kdo atestaci objednal, písemný atest. Atestační středisko současně zveřejní atest na svých internetových stránkách a zašle jej ministerstvu, které oznámí jeho vydání ve Věstníku ministerstva.

(4) Nesplňuje-li elektronický systém spisové služby požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, vyrozumí o tom atestační středisko toho, kdo atestaci objednal, a ministerstvo a sdělí jim důvody nesplnění požadavků.

§ 69d

(1) Atest platí 2 roky ode dne jeho vydání.

(2) Změní-li se v průběhu platnosti atestu požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 nebo národního standardu, atest nadále platí, nejvýše však po dobu 1 roku ode dne nabytí účinnosti změny požadavků. Atestační středisko zneplatní po uplynutí doby podle věty první atest, zveřejní informaci o zneplatnění atestu na svých internetových stránkách a zašle ji ministerstvu, které ji zveřejní ve Věstníku ministerstva, a tomu, kdo atestaci objednal.

(2) Změní-li se v průběhu platnosti atestu požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 nebo národního standardu, atest nadále platí. Změní-li se v průběhu platnosti atestu elektronický systém spisové služby, atest nadále platí, vyrozumí-li ten, kdo atestaci objednal, ministerstvo a atestační středisko, které atest vydalo, o změnách v elektronickém systému spisové služby a zároveň prohlásí, že elektronický systém spisové služby nadále splňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu.

(3) Má-li ministerstvo důvodné pochybnosti, zda elektronický systém spisové služby splňuje v době platnosti atestu požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, a nejde-li o situaci podle odstavce 2, uloží atestačnímu středisku provést na náklady atestačního střediska revizi atestu. Na revizi atestu se použijí ustanovení tohoto zákona o postupu, podmínkách a lhůtách provedení atestace obdobně.

(3) Má-li ministerstvo důvodné pochybnosti, zda elektronický systém spisové služby splňuje v době platnosti atestu požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, a nejde-li o situaci podle odstavce 2 věty první, uloží atestačnímu středisku provést na náklady atestačního střediska revizi atestu. Na revizi atestu se použijí ustanovení tohoto zákona o postupu, podmínkách a lhůtách provedení atestace obdobně.

(4) Splňuje-li elektronický systém spisové služby nadále požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, atestační středisko o této skutečnosti vyrozumí ministerstvo.

(5) Nesplňuje-li již elektronický systém spisové služby požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, atestační středisko vyrozumí ministerstvo a toho, kdo atestaci objednal, o této skutečnosti a sdělí jim důvody nesplnění požadavků. Atestační středisko současně zneplatní atest, zveřejní informaci o zneplatnění atestu na svých internetových stránkách a zašle ji ministerstvu, které ji zveřejní ve Věstníku ministerstva, a tomu, kdo atestaci objednal.

(6) Veřejnoprávní původce může vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, u kterého bylo revizí atestu zjištěno, že nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu, nejvýše 1 rok ode dne zveřejnění informace o zneplatnění atestu ve Věstníku ministerstva.

§ 69e

Zakazuje se nabízet nebo dodávat veřejnoprávním původcům elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem.

(1) Zakazuje se nabízet nebo dodávat veřejnoprávním původcům, s výjimkou obcí neuvedených v § 63 odst. 1, škol, organizačních složek obcí neuvedených v § 63 odst. 1 a právnických osob zřízených nebo založených obcemi neuvedenými v § 63 odst. 1, elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem.

(2) Ustanovení odstavce 1 se nepoužije na elektronický systém spisové služby, který je součástí informačního systému pro nakládání s utajovanými informacemi³⁴).

§ 70

(1) Prováděcí právní předpis stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, a to

a) příjem dokumentů,

b) označování a evidenci dokumentů,

c) vedení jmenných rejstříků a využívání údajů v nich vedených,

d) rozdělování dokumentů,

e) oběh dokumentů,

f) vyřizování dokumentů,

g) vyhotovování dokumentů,

h) podepisování dokumentů a užívání razítek,

i) odesílání dokumentů,

j) ukládání dokumentů,

k) podrobnosti zpracování a strukturu spisového a skartačního plánu,

l) vyřazování dokumentů,

m) výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě,

n) spisovou rozluku,

o) strukturu údajů záznamu o výsledku ověření elektronického podpisu, elektronické pečetě nebo elektronického časového razítka,

p) údaje týkající se převedení nebo změny datového formátu dokumentu obsažené v doložce podle § 69a odst. 4.

(2) Národní standard, který ministerstvo zveřejní ve Věstníku ministerstva a způsobem umožňujícím dálkový přístup, stanoví požadavky na elektronické systémy spisové služby, a to

a) příjem dokumentů,

b) označování a evidenci dokumentů,

c) vyhledávání, odesílání a zobrazování dokumentů,

d) ukládání dokumentů,

e) vyřazování dokumentů a výběr archiválií,

f) dokumentace životního cyklu elektronického systému spisové služby,

g) spisový a skartační plán,

h) transakční protokol,

i) správcovské funkce,

j) metadata.

(3) Ministerstvo zveřejní ve Věstníku ministerstva a způsobem umožňujícím dálkový přístup vzorový provozní řád digitálního archivu.