Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - Díl 1 - Výběr archiválií a jejich evidence

Díl 1

Výběr archiválií a jejich evidence

Výběr archiválií

§ 3

(1) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají

a) organizační složky státu,

b) státní příspěvkové organizace,

c) státní podniky,

d) územní samosprávné celky,

e) organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců,

f) školy a vysoké školy,¹)

g) právnické osoby zřízené zákonem,

h) zdravotnická zařízení

(dále jen "veřejnoprávní původci").

(2) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek stanovených tímto zákonem rovněž

a) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu,

b) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti,

c) profesní komory; členové profesních komor jen v případech, pokud dokumenty vzniklé z jejich činnosti jsou veřejnými listinami,

d) nadace a nadační fondy, obecně prospěšné společnosti,

e) likvidátoři v případě dokumentů původce, který je v likvidaci, a správci konkursní podstaty v případě dokumentů původce, na kterého byl prohlášen konkurs,

(dále jen "soukromoprávní původci").

(3) Výběr archiválií provádí archiv podle své působnosti (dále jen "příslušný archiv").

§ 4

Kritériem výběru archiválií je trvalá hodnota dokumentu vzhledem k

a) době vzniku,

b) obsahu,

c) původu,

d) vnějším znakům.

§ 5

(1) Podle doby vzniku budou příslušným archivem za archiválie vždy vybrány

a) dokumenty vzniklé do roku 1850,

b) dokumenty z oborů průmyslové a zemědělské výroby, úvěrové soustavy a pojišťovnictví, finančního a důlního podnikání včetně patentů na významné vynálezy vzniklé do roku 1900,

c) fotografické, filmové a zvukové záznamy vzniklé do roku 1920.

(2) Podle obsahu budou příslušným archivem za archiválie vždy vybrány dokumenty uvedené v příloze č. 2 k tomuto zákonu.

(3) Podle původu se za archiválie příslušným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu vzhledem k významu, funkci anebo postavení jejich původce.

(4) Podle vnějších znaků se za archiválie příslušným archivem vybírají dokumenty, které mají trvalou hodnotu vzhledem k jejich výtvarné hodnotě, jazyku, písmu, psací látce, způsobu vyhotovení, případně i dalším obdobným vlastnostem.

§ 6

Výběr archiválií z dokumentů původců provádí příslušný archiv ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení.

Výběr archiválií ve skartačním řízení

§ 7

(1) Výběr archiválií ve skartačním řízení příslušný archiv provádí ze souboru dokumentů u původce, který má povinnost vykonávat spisovou službu, nebo z dokumentů jeho právního předchůdce, který tuto povinnost měl.

(2) Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií.

(3) Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá původce, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten, na něhož přešla působnost zaniklého určeného původce dokumentu (§ 63). Tyto osoby jsou povinny umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení.

§ 8

(1) Skartační řízení se provede v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu. Skartační řízení může být po dohodě s příslušným archivem provedeno i později, pokud původce dokumenty potřebuje pro další vlastní činnost.

(2) Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle původce příslušnému archivu k posouzení a k provedení výběru archiválií. K provedení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi.

(3) Skartační řízení se provede vždy při zániku původce. Není-li toto možné, provede se výběr archiválií mimo skartační řízení.

(4) Vyřazovat dokumenty a provádět výběr archiválií ve skartačním řízení mohou i původci, kteří nejsou povinni vykonávat spisovou službu, považují-li to za účelné. Na skartační řízení dohlíží a výběr archiválií provádí archiv, který by jinak byl příslušný provádět u původce výběr archiválií mimo skartační řízení.

§ 9

(1) Skartační návrh zpracovaný původcem obsahuje

a) označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení,

b) seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku,

c) návrh termínu provedení skartačního řízení.

(2) Prováděcí právní předpis stanoví podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů.

§ 10

(1) Na základě skartačního řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení (dále jen "protokol").

(2) Protokol obsahuje

a) soupis dokumentů nebo souborů dokumentů, které byly vybrány za archiválie,

b) zařazení archiválie do příslušné kategorie,

c) určení, kde bude archiválie uložena, a

d) soupis dokumentů, které lze skartovat.

(3) V případě, že původce nebo vlastník dokumentu nesouhlasí s obsahem protokolu, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námitky je zahájeno správní řízení.

Výběr archiválií mimo skartační řízení

§ 11

(1) Výběr archiválií mimo skartační řízení provádí příslušný archiv z dokumentů

a) původce nebo vlastníka, který nemá povinnost vykonávat spisovou službu,

b) původce uvedeného v § 7 odst. 1, které neprošly skartačním řízením,

c) nabídnutých České republice nebo jinému zřizovateli veřejného archivu darem nebo ke koupi,

d) nalezených.

(2) Výběr archiválií mimo skartační řízení podle odstavce 1 písm. a) a c) se provádí na žádost původce nebo vlastníka dokumentu.

(3) Výběr archiválií mimo skartační řízení podle odstavce 1 písm. b) a d) a v případech, kdy dojde k zániku původce bez právního nástupce, se provádí z moci úřední.

(4) Výběr archiválií mimo skartační řízení podle odstavce 1 písm. b) provádí archiv, který by byl příslušný k výběru archiválií ve skartačním řízení.

§ 12

(1) Po ukončení výběru archiválií mimo skartační řízení vyhotoví příslušný archiv protokol podle § 10.

(2) V případě výběru archiválií mimo skartační řízení provedeného z moci úřední příslušný archiv určí, ve kterém archivu bude archiválie uložena.

(3) Po ukončení výběru archiválií mimo skartační řízení provedeného na žádost vlastníka dokumentu příslušný archiv určí, ve kterém archivu bude archiválie uložena, jen v případě, že vlastník archiválie s jejím uložením v archivu souhlasí.

(4) V případě, že původce nebo vlastník dokumentu nesouhlasí s obsahem protokolu, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námitky je zahájeno správní řízení.

Společná ustanovení k výběru archiválií

§ 13

(1) U dokumentů obsahujících utajované skutečnosti²) lze výběr archiválií provést až po zrušení stupně utajení. Výběr archiválií, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení nebo nelze stupeň utajení zrušit, provádějí příslušné bezpečnostní archivy.

(2) U dokumentů obsahujících obchodní,³) bankovní⁴) nebo obdobné tajemství lze předložit dokumenty k výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení jen s předchozím souhlasem osoby, které ochrana tajemství svědčí. Ochrana obchodního, bankovního nebo obdobného tajemství není vybráním dokumentů za archiválie dotčena.

(3) K výběru archiválií z dokumentů obsahujících osobní údaje a k jejich trvalému uchovávání se nevyžaduje souhlas fyzické osoby podle zvláštního právního předpisu.⁵)

(4) Při výběru archiválií ve skartačním řízení a při výběru archiválií mimo skartační řízení jsou osoby provádějící výběr archiválií oprávněny vstupovat s vědomím původce nebo vlastníka dokumentu do objektů, na pozemky a do jiných prostor, pokud nelze výběr archiválií provést jiným způsobem. Jestliže vlastník dokumentu není vlastníkem objektu nebo pozemku anebo jiných prostor, kde se dokument nachází, lze do nich vstupovat jen se souhlasem jejich vlastníka.

§ 14

(1) Zaměstnanci správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby, zaměstnanci archivů a jejich zřizovatelé jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděli při výkonu činností podle tohoto zákona. Této povinnosti mohou být zproštěni příslušným správním úřadem na úseku archivnictví a výkonu spisové služby; zproštění musí být písemné s uvedením rozsahu a účelu. Povinnost mlčenlivosti stanovená zvláštními právními předpisy⁶) tím není dotčena.

(2) Je-li zřizovatelem archivu právnická osoba, vztahuje se povinnost zachovávat mlčenlivost podle odstavce 1 na fyzické osoby, které se vzhledem ke svému zaměstnání, funkci nebo obdobnému postavení v této právnické osobě s chráněnými údaji seznámily.

(3) Povinnost zachovávat mlčenlivost trvá i po skončení služebního poměru, pracovněprávního nebo jiného obdobného vztahu.

§ 15

(1) Dokumenty vybrané jako archiválie k trvalému uložení v archivu předá původce nebo vlastník dokumentu na základě protokolu určenému archivu. O předání se sepíše úřední záznam.

(2) Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení.

(3) Příslušný archiv může na základě žádosti původce vydat trvalý skartační souhlas na jím stanovený druh dokumentů, které lze zničit i bez výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo skartační řízení.

Evidence archiválií

§ 16

(1) Po vyhotovení protokolu nebo po vydání rozhodnutí o vybrání dokumentu za archiválii zařadí příslušný archiv archiválii do příslušné evidence.

(2) Archiválie, které jsou evidovány na území České republiky, tvoří Národní archivní dědictví. Národní archivní dědictví je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jednotlivá archiválie.

(3) Základní evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenci přírůstků a úbytků archiválií, evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou archivy, muzea,⁷) knihovny,⁸) galerie,⁷) památníky,⁹) pracoviště Akademie věd České republiky¹⁰) a vysoké školy, v jejichž správě se archiválie nacházejí.

(4) Základní evidenci části Národního archivního dědictví uložené mimo archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy uvedené v odstavci 3 vedou Národní archiv (§ 46) nebo státní oblastní archivy (§ 49) podle své působnosti.

(5) Druhotnou evidenci Národního archivního dědictví uloženého v archivech, v muzeích, knihovnách, galeriích, památnících, pracovištích Akademie věd České republiky a vysokých školách, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti. Archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy jsou povinny archivu, který vede druhotnou evidenci, poskytovat údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek.

(6) Ústřední evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vede ministerstvo. Archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy vedoucí základní evidenci jsou povinny poskytovat ministerstvu údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek.

§ 17

(1) Každá evidence Národního archivního dědictví je uchovávána v písemné formě nebo na technických nosičích dat nebo způsobem kombinujícím uvedené formy a ve stejné formě je i předávána. Základní evidence Národního archivního dědictví musí být vždy uchovávána i v písemné formě.

(2) Z evidencí Národního archivního dědictví se rozhodnutím ministerstva vyřazují archiválie z důvodů

a) přehodnocení významu,

b) zničení,

c) vydání do zahraničí podle zvláštního právního předpisu.

§ 18

(1) Ministerstvo vede evidenci všech archiválií, archivních sbírek a archivních fondů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky. Archivy, v nichž jsou tyto archiválie, archivní sbírky, archivní fondy nebo jejich ucelené části uloženy, je vedou ve zvláštní evidenci. Zvláštní evidence obsahuje

a) popis základních charakteristických rysů archiválie, archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části,

b) údaje o tom, kdy byla archiválie, archivní sbírka, archivní fond nebo jejich ucelená část prohlášena za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku,

c) údaje o tom, kde je archiválie, archivní sbírka, archivní fond nebo jejich ucelená část uložena.

(2) Ministerstvo eviduje archivy, muzea, knihovny, galerie, památníky, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy, které vedou základní evidenci Národního archivního dědictví. Při vedení této evidence je ministerstvo oprávněno zjišťovat, zpracovávat a uchovávat tyto údaje:

a) název a sídlo archivu, muzea, knihovny, galerie, památníku, pracoviště Akademie věd České republiky a vysoké školy,

b) název, sídlo a identifikační číslo právnické osoby, která je zřizovatelem subjektu nebo zařízení uvedeného v písmenu a) nebo vůči němu plní funkci zřizovatele,

c) jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu fyzické osoby, je-li zřizovatelem subjektu nebo zařízení uvedeného v písmenu a).

(3) Při vedení evidence podle tohoto zákona jsou ministerstvo, Národní archiv a státní oblastní archivy oprávněny zjišťovat, zpracovávat a uchovávat údaje o původcích, vlastnících a držitelích archiválií v rozsahu

a) jména, příjmení, místa trvalého pobytu a data narození, jde-li o fyzickou osobu, nebo

b) názvu, identifikačního čísla a sídla, jde-li o právnickou osobu.

§ 19

Prováděcí právní předpis stanoví

a) způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence,

b) způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné evidence a ústřední evidence,

c) způsob vedení evidence archiválií nebo archivních fondů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky,

d) postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí.