Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - Díl 4 - Nahlížení do archiválií, vystavování archiválií a pořizování výpisů, opisů a kopií

Díl 4

Nahlížení do archiválií, vystavování archiválií a pořizování výpisů, opisů a kopií

§ 34

(1) Do archiválií uložených v archivech lze nahlížet jen na základě žádosti a za dodržení podmínek stanovených tímto zákonem a badatelským řádem archivu.

(2) Badatelský řád vydá každý archiv na základě vzorového badatelského řádu vydaného ministerstvem. Badatelský řád je trvale zveřejněn na úřední desce archivu nebo na jiném veřejnosti přístupném místě v archivu a v informačních systémech s možností dálkového přístupu.

(3) V archivech se nahlíží do kopií archiválií určených k uživatelské práci. Do originálů archiválií lze nahlížet jen tehdy, nejsou-li vyhotoveny jejich kopie. Jestliže takové kopie byly vyhotoveny, lze originály archiválií předložit k nahlédnutí jen se souhlasem archivu, kde jsou archiválie uloženy, pokud to účel nahlédnutí vyžaduje.

(4) Do archiválií, které byly archivům svěřeny do úschovy na základě smlouvy o úschově, lze nahlížet za podmínek stanovených tímto zákonem a badatelským řádem a za podmínek uvedených ve smlouvě o úschově. Práva a zvláštní ujednání ve prospěch vlastníků archiválií zůstávají při nahlížení nedotčena.

(5) Národní kulturní památky v originále se mohou předkládat k nahlédnutí jen v archivech, kde jsou trvale uloženy, a to po předchozím povolení ministerstva; jinak se k nahlédnutí předkládají pouze jejich kopie.

§ 35

Pro účely ochrany archiválií jsou veřejné archivy oprávněny zpracovávat osobní údaje žadatelů o nahlížení v rozsahu

a) jména, popřípadě jmen, a příjmení,

b) místa trvalého pobytu fyzické osoby, místa dlouhodobého nebo trvalého pobytu cizinců,

c) čísla občanského průkazu, cestovního pasu nebo jiného osobního dokladu,

d) témat studia a jejich účelu, popřípadě i

e) názvu a sídla právnické osoby, pro kterou žadatel o nahlížení téma zpracovává.

§ 36

Prováděcí právní předpis stanoví

a) vzorový badatelský řád, kterým se upraví postup při předkládání archiválií, množství archiválií předkládaných badateli na 1 návštěvní den, režim chování v místě určeném k nahlížení včetně způsobu manipulace s archiváliemi, zásady používání reprodukční techniky a lhůty k zahájení nahlížení do archiválií a k pokračování v něm; tyto lhůty musí být nejméně třicetidenní,

b) vzor badatelského listu, vzor žádosti o nahlížení a vzor dokladu o předložených a navrácených archiváliích.

§ 37

(1) K nahlížení v archivech jsou přístupné jen archiválie starší třiceti let, není-li dále stanoveno jinak.

(2) Do archiválií vztahujících se k žijící fyzické osobě, jejichž obsahem jsou citlivé osobní údaje,¹³) lze nahlížet jen s předchozím souhlasem této osoby. Archiv vyrozumí dotčenou osobu o žádosti o nahlížení a požádá ji o souhlas.

(3) Za účelem vyrozumění dotčené osoby může archiv požádat příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby o zjištění nezbytných údajů z informačního systému evidence obyvatel.

(4) Správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby mohou na základě žádosti archivu podle odstavce 3 získávat a užívat z informačního systému evidence obyvatel¹⁴) údaje o dotčené osobě, a to

a) jméno, popřípadě jména, a příjmení,

b) datum narození, místo trvalého pobytu nebo druh a adresa místa pobytu, jde-li o cizince,

c) datum, místo a okres úmrtí, popřípadě datum úmrtí a stát, na jehož území k úmrtí došlo, jde-li o úmrtí občana mimo území České republiky,

d) den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí.

Takto zjištěné údaje poskytnou správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby archivu, který o ně požádal.

(5) Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů.

(6) Ustanovení odstavců 1 až 4 se nevztahují na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti bývalé Státní bezpečnosti, jakož i společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož ani na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie.¹⁵)

(7) Ustanovení odstavců 1 až 4 se nevztahují na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat. Archiv na základě žádosti v přiměřené době, s ohledem na úkoly archivu a s přihlédnutím k významu archiválií, provede jejich anonymizaci. Po anonymizaci osobních údajů obsažených ve vyžadovaných archiváliích oznámí archiv tuto skutečnost neprodleně žadateli, pokud si to předem písemně vymínil.

§ 38

(1) Nahlížení do archiválií uložených v archivu se odepře, jestliže

a) fyzický stav archiválií nahlížení neumožňuje,

b) stav zpracování archiválií nahlížení neumožňuje,

c) fyzická osoba nedá souhlas k nahlížení do archiválií, jejichž obsahem jsou její citlivé osobní údaje,

d) zvláštní právní předpis nahlížení do archiválií vylučuje nebo žadatel o nahlížení nesplňuje podmínky stanovené zvláštním právním předpisem.²)

(2) Pokud žádosti o nahlížení do archiválií archiv nevyhoví, rozhodne na základě podání badatele příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.

(3) Pokud bylo nahlížení do archiválií podle odstavce 1 písm. b) odepřeno, archiv na základě žádosti v přiměřené době, s ohledem na úkoly archivu a s přihlédnutím k významu archiválií, provede jejich archivní zpracování. Po archivním zpracování vyžadovaných archiválií archiv tuto skutečnost neprodleně oznámí žadateli, pokud si to žadatel předem písemně vymínil.

(4) Nahlížení do archiválií lze v případě uvedeném v odstavci 1 písm. b) výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům na základě žádosti doložené písemným potvrzením pracoviště Akademie věd nebo vysoké školy o naléhavém časově limitovaném vědeckém nebo výukovém účelu nahlížení.

(5) Organizační složky státu, územní samosprávné celky, jakož i osoby, které jsou podle zvláštních právních předpisů¹⁶) oprávněny nahlížet do dokumentů, jsou oprávněny nahlížet v archivech do archiválií, jejichž původcem je stát nebo územní samosprávný celek.

§ 39

(1) Archiválie lze vystavovat jen v případě, dovoluje-li to jejich stav, a za podmínek zaručujících jejich ochranu a péči podle tohoto zákona a ochranu osobních údajů podle zvláštního právního předpisu.¹⁷)

(2) Archiválie, které byly na základě smlouvy o úschově svěřeny archivům do úschovy, lze vystavovat jen za podmínek uvedených v odstavci 1 a za podmínek stanovených ve smlouvě o úschově.

(3) Archiválie ve vlastnictví České republiky, které jsou uloženy v archivech, lze vystavovat jen za podmínek stanovených v odstavci 1 a na základě smlouvy nebo zápisu¹⁸) o výpůjčce. Příslušný archiv, popřípadě jeho zřizovatel, sjedná ve smlouvě nebo zápisu podmínky vystavení a výši pojistného podle zvláštního právního předpisu.¹⁹) Součástí smlouvy nebo zápisu je soupis zapůjčovaných archiválií a protokol o jejich stavu.

(4) Národní kulturní památku lze vystavovat pouze na základě povolení ministerstva.

§ 40

(1) Každý je oprávněn požádat archiv, kde jsou archiválie uloženy, o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií. Pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválie se rozumí i pořízení výpisu, opisu nebo kopie její části.

(2) Pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií se odepře, jestliže jsou splněny podmínky pro odepření nahlížení do archiválií. To neplatí, lze-li výpis, opis nebo kopii archiválie pořídit i bez předchozího archivního zpracování archiválie.

(3) Pokud žádosti o pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválií archiv nevyhoví, rozhodne na základě podání badatele příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.

(4) Prováděcí právní předpis stanoví ceník služeb poskytovaných veřejnými archivy s ohledem na předpokládané možné náklady spojené s pořízením výpisu, opisu nebo kopie archiválií.

§ 41

Do archiválií uložených mimo archivy lze nahlížet, pořizovat jejich výpisy, opisy nebo kopie pouze se souhlasem vlastníka nebo držitele archiválie a za dodržení podmínek stanovených tímto zákonem a zvláštním právním předpisem.^2),17)