Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - Evidence archiválií

Evidence archiválií

§ 16

(1) Po provedeném výběru archiválií jsou dokumenty vybrané jako archiválie vzaty do evidence archiválií.

(2) Archiválie, které jsou evidovány na území České republiky, tvoří Národní archivní dědictví. Národní archivní dědictví je vedeno v základní, druhotné a ústřední evidenci. Základní jednotkou evidence je archivní fond, archivní sbírka nebo jejich část nebo jednotlivá archiválie.

(3) Základní evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenci přírůstků a úbytků archiválií, evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou archivy a kulturně vědecké instituce, v jejichž péči se archiválie nacházejí. Archivy a kulturně vědecké instituce zařadí základní jednotky evidence do základní evidence Národního archivního dědictví po výběru archiválií. Pokud je jako archiválie vybrán dokument v digitální podobě, jako archiválie se eviduje a v Národním archivu nebo v digitálním archivu se ukládá jeho replika; replikou se pro účely péče o archiválii v digitální podobě rozumí řetězec znaků totožný s dokumentem v digitální podobě, z něhož byl vytvořen.

(4) Základní evidenci části Národního archivního dědictví, která nenáleží do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, vedou Národní archiv (§ 46) nebo státní oblastní archivy (§ 49) podle své působnosti.

(5) Druhotnou evidenci Národního archivního dědictví náležejícího do péče archivů nebo kulturně vědeckých institucí, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vedou Národní archiv nebo státní oblastní archivy podle své působnosti. Archivy a kulturně vědecké instituce jsou povinny archivu, který vede druhotnou evidenci, poskytovat údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek.

(6) Ústřední evidenci Národního archivního dědictví, která zahrnuje evidenční listy Národního archivního dědictví a evidenci archivních pomůcek, vede ministerstvo. Archivy a kulturně vědecké instituce vedoucí základní evidenci jsou povinny poskytovat ministerstvu údaje z evidenčních listů Národního archivního dědictví a z evidence archivních pomůcek a zasílat mu stejnopisy svých archivních pomůcek.

§ 17

(1) Každá evidence Národního archivního dědictví je uchovávána v listinné formě nebo na technických nosičích dat nebo způsobem kombinujícím uvedené formy a ve stejné formě je i předávána. Základní evidence Národního archivního dědictví musí být vždy uchovávána i v listinné formě.

(2) Ministerstvo rozhodne na návrh zřizovatele archivu o vyřazení z evidencí Národního archivního dědictví

a) archivního fondu nebo archivní sbírky z důvodu přehodnocení jejich významu,

b) archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie z důvodu zničení; v případě archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie v digitální podobě se za zničení považuje rovněž narušení jejich obsahu, ztráta jejich čitelnosti nebo ztráta metadat nezbytných pro nakládání s archivním fondem, archivní sbírkou nebo archiválií v digitální podobě,

c) archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie z důvodu vydání do zahraničí.

(3) Archiv nebo kulturně vědecká instituce vyřadí archiválii, kterou vedou v základní evidenci, z evidencí Národního archivního dědictví z důvodu přehodnocení významu.

(4) Návrh na vyřazení z evidencí Národního archivního dědictví podle odstavce 2 podávají subjekty vedoucí archivní fond, archivní sbírku nebo archiválie v základní evidenci.

(5) Návrh podle odstavce 4 obsahuje

a) označení subjektu podávajícího návrh,

b) označení archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie,

c) důvod vyřazení archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie,

d) stejnopis aktuálního evidenčního listu Národního archivního dědictví archivního fondu nebo archivní sbírky, které jsou předmětem vyřazení, nebo archivního fondu či archivní sbírky, do nichž vyřazované archiválie patří,

e) velikost vyřazovaného archivního fondu, archivní sbírky nebo archiválie v bytech, navrhuje-li se vyřadit archivní fond, archivní sbírku nebo archiválii v digitální podobě.

§ 18

(1) Ministerstvo vede evidenci všech archiválií, archivních sbírek a archivních fondů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky. Archivy, v nichž jsou tyto archiválie, archivní sbírky, archivní fondy nebo jejich ucelené části uloženy, je vedou ve zvláštní evidenci. Zvláštní evidence obsahuje

a) popis základních charakteristických rysů archiválie, archivní sbírky, archivního fondu nebo jejich ucelené části,

b) údaje o tom, kdy byla archiválie, archivní sbírka, archivní fond nebo jejich ucelená část prohlášena za archivní kulturní památku nebo za národní kulturní památku,

c) údaje o tom, kdo o archiválii, archivní sbírku, archivní soubor nebo jejich ucelenou část pečuje a kde je uložena.

(2) Ministerstvo eviduje archivy a kulturně vědecké instituce, které vedou základní evidenci Národního archivního dědictví. Při vedení této evidence je ministerstvo oprávněno zjišťovat, zpracovávat a uchovávat tyto údaje:

a) název a sídlo archivu nebo kulturně vědecké instituce,

b) název, sídlo a identifikační číslo osoby (dále jen „identifikační číslo“) právnické osoby, která je zřizovatelem subjektu nebo zařízení uvedeného v písmenu a) nebo vůči němu plní funkci zřizovatele,

c) jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu fyzické osoby, je-li zřizovatelem subjektu nebo zařízení uvedeného v písmenu a).

(3) Při vedení evidence podle tohoto zákona jsou ministerstvo, Národní archiv, Archiv bezpečnostních složek a státní oblastní archivy oprávněny zjišťovat, zpracovávat a uchovávat údaje o původcích, vlastnících a držitelích archiválií v rozsahu

a) jména, příjmení, místa trvalého pobytu a data narození, jde-li o fyzickou osobu, nebo

b) názvu, identifikačního čísla a sídla, jde-li o právnickou osobu.

§ 18a

(1) V případě zániku veřejného archivu určí ministerstvo archiv, do jehož péče budou archiválie náležet; určení archivu předchází zániku veřejného archivu. Archiválie mohou být svěřeny do péče Národního archivu nebo státního oblastního archivu.

(2) Ministerstvo rozhodne na návrh archivu, popřípadě zřizovatele archivu, o převedení archiválie do péče jiného archivu. Navrhuje-li se převedení archiválie do péče jiného archivu než Národního archivu nebo státního oblastního archivu, ministerstvo může návrhu vyhovět, souhlasí-li tento archiv.

§ 18b

Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě

(1) Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v Národním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv (dále jen „národní portál“).

(2) Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v digitálním archivu, s výjimkou bezpečnostního archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je digitální archiv.

(3) Národní portál je informačním systémem veřejné správy.

(4) Prostřednictvím národního portálu je způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťován

a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat,

b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví,

c) příjem metadat popisů původců,

d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí,

e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě,

f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

(5) Prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě jsou způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťovány

a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat,

b) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.

§ 18c

Správa metadat archiválií

(1) Národní archiv ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváří, spravuje a zpřístupňuje prostřednictvím národního portálu skupiny metadat obsahujících

a) základní identifikaci archiválie,

b) popis archiválie,

c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění.

(2) Digitální archiv ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváří, spravuje a s výjimkou bezpečnostního archivu též zpřístupňuje prostřednictvím jím provozovaného portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě skupiny metadat obsahujících

a) základní identifikaci archiválie,

b) popis archiválie,

c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění.

(3) Archiv, s výjimkou bezpečnostního archivu, ve spolupráci s Národním archivem vytváří, spravuje a prostřednictvím národního portálu zpřístupňuje

a) evidenci Národního archivního dědictví,

b) popis a evidenci původců,

c) popis a evidenci archivu a kulturně vědeckých institucí.

(4) Digitální archiv s výjimkou bezpečnostního archivu zpřístupňuje i skupiny metadat podle odstavce 3 prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož je správcem, a to prostřednictvím funkčního vyhledavače s odkazem na národní portál.

(5) Národní archiv a digitální archiv ukládají spisové a skartační plány.

(6) Ukládá-li Národní archiv nebo digitální archiv archiválii v digitální podobě náležející do péče jiného archivu, zpřístupňuje tomuto archivu způsobem umožňujícím dálkový přístup údaje o

a) změně metadat, datových formátů a velikosti archiválie v bytech,

b) narušení obsahu archiválie, ztrátě její čitelnosti nebo ztrátě metadat nezbytných pro nakládání s archiválií v rozsahu umožňujícím příslušnému archivu posouzení, zda jsou splněny skutečnosti pro podání žádosti k zahájení řízení o vyřazení archiválie z evidence Národního archivního dědictví podle § 17 odst. 2.

§ 19

Prováděcí právní předpis stanoví

a) způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence,

b) způsob předávání údajů ze základní evidence do druhotné evidence a ústřední evidence,

c) způsob vedení evidence archiválií nebo archivních fondů nebo jejich ucelených částí prohlášených za archivní kulturní památky nebo za národní kulturní památky,

d) postup a způsob vyřazování archiválií z evidencí,

e) způsob vedení evidence archivních pomůcek, druhy archivních pomůcek, jejich strukturu a obsah a způsob zasílání a evidence stejnopisů archivních pomůcek,

f) podrobnosti vytváření, správy a zpřístupňování metadat archiválií,

g) rozsah metadat dokumentů v digitální podobě vybraných jako archiválie mimo skartační řízení u původců, kteří nevykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby.