Těžká volba podnikatele: daňová evidence nebo účetnictví? (1)

Kdy co vést?

Prvotní pomůckou při zjišťování, zda je podnikatel povinen vést daňovou evidenci nebo účetnictví, je právní forma podnikání, resp. zda se jedná o právnickou nebo fyzickou osobu. Přičemž podnikání právnických osob upravuje obchodní zákoník, fyzických osob pak živnostenský zákon.

Je-li podnikatel fyzickou osobou, vede daňovou evidenci, pokud:.

Pokud je podnikatel právnickou osobou, vždy vede účetnictví (dříve nazýváno podvojné účetnictví).

Daňová evidence

Daňovou evidenci vedou všechny fyzické osoby, které nejsou účetní jednotkou, nejsou tedy uvedeny v §1 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně a následně pak i pro výpočet výše daně z příjmů fyzických osob. Kvůli tomu musí podnikatel vést údaje o příjmech a výdajích a o majetku a závazcích. Daňová evidence vlastně nahrazuje jednoduché účetnictví, které se v ČR používalo do roku 2004, kdy bylo zrušeno. Upravuje ji § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.

Jak vést daňovou evidenci

Vedení daňové evidence je pro podnikatele určitým zjednodušením oproti podvojnému účetnictví. Přestože evidence není tak náročná na čas a informace, musí podnikatel znát základní povinnosti, které vyplývají z platných právních norem.

Zákon stanovuje pouze obsah daňové evidence, nestanovuje přesnou formu ani způsob vedení. Je tedy na podnikateli, jakým způsobem bude příjmy, výdaje, majetek a závazky evidovat. Jde jen o to, aby byl schopný kdykoliv prokázat správci daně stav svého majetku a závazků. Velmi často se používá pro evidenci peněžní deník, který umožňuje mít pod kontrolou finance a jejich toky, neboť se v něm zachycují příjmy a výdaje. Práci podnikateli usnadní i další evidence, jako jsou např. evidence pohledávek a závazků, zásob, mezd, popř. podle potřeby detailnější evidence majetku rozčleněná na jednotlivé složky majetku, které podnik používá.

Pro toho, kdo má k dispozici počítač s kancelářským balíčkem Office, je zřejmě nejsnadnějším a nejlevnějším způsobem, jak vést daňovou evidenci, program Excel, který může být dobrým pomocníkem. Umožňuje totiž relativně jednoduše vytvořit potřebné šablony. Hodí se ale spíše pro začínajícího podnikatele, který prozatím nechce investovat do účetního programu, případně pro podnikatele, který vede jen pár položek měsíčně, takže evidence mu nezabere zbytečně mnoho času.

Jinou možností, někdy i pro uživatele příjemnější, je nákup účetního programu. Jeho výhoda spočívá především v tom, že umožňuje vypočítat základ daně, či dokonce i daň z příjmů samotnou nebo vytiskne i daňové přiznání. Výrazně pomůže s výpočtem mezd, s odvody sociálního a zdravotního pojištění a podnikatel využije i další užitečné funkce, které výrazně urychlí práci. Jde například o tvorbu faktur z objednávek, příjmových a výdajových dokladů apod., přičemž podnikatel nemusí stále dokola vyplňovat hlavičky k dokumentům.

Na trhu existuje spousta programů, stačí si jen vybrat. Užitečné je si program před samotnou koupí vyzkoušet, neboť firmy nabízejí na testování jejich produktu, tzv. trial verze nebo demo verze. Účetní programy se dají sehnat už od cca jednoho tisíce korun, ovšem otázkou je množství funkcí a počet účtů a evidovaných položek. Dostačující programy pro daňovou evidenci se objevují už i kolem tří až pěti tisíc. Je důležité si ujasnit, co od programu podnikatel očekává, a na to se při výběru zaměřit.

Další možností je svěřit se do rukou účetních a daňových odborníků, kteří pravidelně sledují změny v legislativě, a můžou tak předejít možným chybám, kterých by se mohl podnikatel dopustit, speciálně i při vyhotovování daňového přiznání.

Rozhodnutí podnikatele, kdo povede daňovou evidenci (zda on sám nebo někdo jiný), bude s největší pravděpodobností záležet na jeho časových možnostech, zkušenostech s problematikou vedení daňové evidence a znalostech potřebné legislativy, na rozsahu účetních operací a možná i na vztahu podnikatele k riziku plynoucího z možného špatného vedení. Většina účetních má sjednáno pojištění odpovědnosti, což může být určitou výhodou.

Platby účetním či účetním firmám se většinou odvíjejí od měsíčního paušálního poplatku. Ten bývá stanoven pro určitý maximální počet účetních položek za měsíc. Nebo je také možné sjednat cenu na základě skutečného počtu účetních položek násobených cenou za jednu položku. Pokud podnikatel vykazuje činnost v malém rozsahu, většinou si vede daňovou evidenci sám, např. pomocí zmiňovaného Excelu nebo jednoduchého účetního programu.

Výdaje uplatňované paušálně

Někdy bývá spornou otázkou, zda může vést podnikatel daňovou evidenci, když uplatňuje výdaje tzv. paušálně procentní sazbou z příjmů. Podle informací Finančního úřadu v Jihlavě není nutné přejít z daňové evidence na účetnictví, pokud budou ovšem stále splněny podmínky stanovené zákonem, že je možné vést daňovou evidenci. Při uplatňování výdajů paušálně je tedy možné vést daňovou evidenci nebo účetnictví.

Při daňové evidenci ovšem není nutné vést při uplatňování výdajů paušálně údaje o výdajích, neboť pro spolehlivé stanovení základu daně je dostačující vést jen evidenci příjmů. Ovšem záleží také na tom, zda je podnikatel plátcem DPH nebo není.

Rozdíly při vedení daňové evidence plátců a neplátců DPH

Při vedení daňové evidence je také důležité, zda je podnikatel plátcem daně z přidané hodnoty nebo není, zvláště uplatňuje-li výdaje paušálně procentem z příjmů. To, zda bude podnikatel plátcem DPH nebo ne, stanovuje zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Plátcem jsou de facto všechny osoby (právnické i fyzické), pokud nejsou osvobozeny od placení DPH.

V daňové evidenci zůstávají středem zájmu i nadále fyzické osoby. Fyzické osoby, které mají v ČR sídlo, provozovnu nebo místo podnikání, jsou osvobozeny od placení DPH, pokud jejich obrat nepřesáhne za předcházejících po sobě jdoucích 12 měsíců částku 1 mil. korun (viz §6 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). K platbě DPH se mohou tyto osoby přihlásit i dobrovolně. Pokud jejich obrat tuto výši překročí, stávají se plátcem DPH od 1. dne 3. měsíce následujícího po měsíci, kdy k překročení došlo (např. pokud 12. července překročí obrat za posledních 12 měsíců výši 1 mil. korun, stane se podnikatel plátcem DPH od 1. října). Do 15 dnů po skončení měsíce, ve kterém došlo k překročení obratu, je podnikatel povinen se zaregistrovat k dani z přidané hodnoty u příslušného finančního úřadu (v uvedeném případě tedy do 15. srpna).

Kdo neplatí DPH

Pokud fyzická osoba nepřekročí stanovenou výši obratu a dobrovolně se nepřihlásí k platbě DPH, nestává se tak plátcem DPH a není ani povinna se registrovat k platbě této daně.

Při vedení daňové evidence tak podnikatel pouze eviduje již zmiňované skutečnosti o příjmech, výdajích (pokud uplatňuje výdaje paušálně, tak výdaje nemusí evidovat), majetku, zásobách apod.

Kdo platí DPH

Pokud je však fyzická osoba plátcem DPH (ať už dobrovolně nebo ze zákona při překročení stanoveného obratu), musí vést i evidenci o přijatých a uskutečněných zdanitelných plnění podle §100 zákona č. 235/2004 sb., o dani z přidané hodnoty, aby byla schopná správně stanovit daňovou povinnost.

Z evidence musí také být zřetelné, které daně jsou osvobozené od DPH nebo které nejsou předmětem daně.

Co se stane, když podnikatel nepovede vůbec daňovou evidenci nebo se dopustí chyb

Pokud podnikatel nevede vůbec žádnou daňovou povinnost, může mu být uložena pokuta podle §37 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, a to až do celkové výše 2 mil. korun, přičemž pokuta může být uložena i opakovaně, pokud uložení pokuty nevedlo k nápravě a podnikatel nezačal daňovou evidenci vést.

V případě, že podnikatel daňovou evidenci vede, ale špatně, vykázal vyšší nebo naopak i nižší daň než bylo správně, kromě dodatečného vyměření daně vzniká podnikateli i povinnost podle §37 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, uhradit penále. To je stanoveno procentem z částky, která byla dodatečně vyměřená nebo která byla naopak uhrazena navíc (tzv. daňová ztráta). Penále činí 20 % z dodatečně vyměřené daně nebo 5 % při snižování daňové ztráty.

Pokud podnikatel nepodal daňové přiznání nebo dodatečné daňové přiznání včas, může dle §68 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, správce daně zvýšit příslušnou vyměřenou daň až o 10 %.

Uchovávání daňové evidence

Povinnost uchovávat daňovou evidenci ukládá §7b odst. 5 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Podle něj je poplatník povinen uchovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neskončila lhůta pro vyměření daně. Lhůty pro vyměření daně stanovuje obecně §47 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků. Podle tohoto paragrafu nelze daň vyměřit ani doměřit či přiznat nárok na daňový odpočet po uplynutí tří let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla povinnost podat daňové přiznání. Z toho vyplývá, že pokud podnikatel bude podávat daňové přiznání za rok 2007 k 31. březnu 2008, musí uchovávat daňovou evidenci až do 31. prosince 2010.

Ovšem pokud před uplynutím tříleté lhůty provede správce daně daňovou kontrolu (§16 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků), běží tříletá lhůta znovu od konce roku, v němž byl subjekt o daňové kontrole informován. Vyměřit a doměřit daň však lze nejpozději do deseti let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost.

Penále a jiné následky za neuchovávání daňové evidence jsou shodné jako při nevedení evidence.