Faktura je běžný dokument, který vystavuje svým zákazníkům a obchodním partnerům při prodeji zboží nebo služeb téměř každý podnikatel. Faktura ale také slouží k účetním a daňovým účelům, proto je třeba se při její tvorbě zamyslet nad tím, co všechno musí podle zákonů obsahovat.
Obecně platí, že povinnost podnikatele vystavit fakturu nebo jiný typ dokladu vyvstává v okamžiku, kdy si zákazník o vydání dokladu o prodeji zboží nebo o poskytnutí služby zažádá. Takový doklad pak podle § 13a obchodního zákoníku musí nést údaj o firmě, jménu nebo názvu, sídle nebo místě podnikání a identifikačním čísle. Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku (OR) musí navíc uvádět i tuto skutečnost včetně spisové značky. Podnikatelé, kteří nejsou zapsaní v OR, uvádí na faktuře zápis do jiné evidence, v níž jsou vedeni.
Druh zboží a služby se musí správně formulovat
Živnostenský zákon (§ 31 odst. 14) pak navíc ukládá povinnost uvádět na dokladu také datum prodeje zboží nebo poskytnutí služby, druh zboží (služby) a cenu. Zvláště u formulování druhu zboží (služby) by si měl podnikatel dávat pozor, aby se vyhnul nepříjemnostem s živnostenským úřadem. Ten totiž u podnikatelských subjektů kontroluje, zda podnikají pouze v rámci své živnosti. Pokud úředník zjistí, že se podnikatel dopustil nedovoleného podnikání, může mu udělit pokutu až do výše jednoho milionu korun (podle § 61 Živnostenského zákona).
Nepříjemné chvilky kvůli chybné formulaci druhu služby popisuje neregistrovaný čtenář přezdívaný jezevec v diskuzi na serveru Podnikatel.cz: Jednou jsem v pozici generálního dodavatele stavby omylem vyfakturoval „stavební práci“, místo abych fakturoval jako obvykle „zajištění stavební práce“. A přestože jsem smlouvami i subdodavatelskými fakturami doložil věcný stav projektu, půlmilionové pokutě jsem uklouzl až na odvolání.
Čtěte více: Z diskuze – Vše o fakturách a fakturaci
Vítáte možnost elektronické fakturace?
Plátci DPH mají další povinnosti
Pokud je podnikatel navíc i plátcem daně z přidané hodnoty (DPH), musí faktury vystavovat v souladu se zákonem o DPH. Faktura se pak považuje za běžný daňový doklad. Především by podnikatel neměl zapomínat na to, že na faktuře musí stát jak celková cena, tak i cena bez daně a vypočtená daň. Čtěte více: Fakturu a jiné doklady řeší přesně zákony
Povinné náležitosti faktury:
- označení prodávajícího (obchodní firma nebo jméno a příjmení, popř. název a dodatek, sídlo nebo místo podnikání, daňové identifikační číslo)
- označení kupujícího (obchodní firma nebo jméno a příjmení, popř. název a dodatek, sídlo nebo místo podnikání, daňové identifikační číslo)
- evidenční číslo daňového dokladu
- rozsah a předmět plnění
- datum vystavení daňového dokladu
- datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu
- jednotková cena bez daně, popř. sleva, pokud není obsažena v jednotkové ceně
- základ daně
- základní nebo snížená sazba daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona
- výše daně zaokrouhlená na nejbližší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedená v haléřích
Návrh faktury si můžete stáhnout i na serveru Podnikatel.cz.
I neplátci DPH si musí dávat pozor
Ani podnikatelé – neplátci DPH nemohou na fakturu psát, co se jim zamane. Na faktuře nesmí být nic ohledně DPH, nesmí tam být DIČ, nesmí tam být datum uskutečnění zdanitelného plnění, nesmí ta faktura nést název „Daňový doklad“. Takže z tohoto doporučuji někam na fakturu napsat „Nejsem plátcem DPH“,
radí Pavel Říha, registrovaný čtenář ve svém příspěvku v diskuzi na serveru Podnikatel.cz. Čtěte více: Být či nebýt plátcem daně z přidané hodnoty?
Podle Říhy by měl doklad živnostníka nezapsaného v obchodním rejstříku a neplátce DPH mít následující podobu:
- Jméno a příjmení podnikatele
- Adresa (místo podnikání)
- Identifikační číslo
- Datum prodeje
- Druh zboží nebo služby
- Cena
- Věta „Podnikatel je zapsán v živnostenském rejstříku“
Razítka a podpisy
Pro to, aby byla faktura přijata jako bezchybný daňový doklad, nemusí obsahovat razítko ani podpis podnikatele. Na zákazníky však vždy působí lépe a důvěryhodněji, pokud se razítko a podpis na faktuře objevuje.
Rozdíl však nastává, pokud podnikatel chce fakturu použít jako účetní doklad. V tom případě faktura podpis obsahovat musí. Zákon o účetnictví totiž říká, že účetní doklad musí obsahovat následující údaje:
- označení účetního dokladu
- obsah účetního případu a jeho účastníky
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
- okamžik vyhotovení účetního dokladu
- okamžik uskutečnění účetního případu, pokud není shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za zaúčtování
Podepsat se je nutné jak v listinné, tak i v elektronické podobě faktury. V elektronické verzi se však oproti klasickému ručnímu podepisování uplatňuje zaručený elektronický podpis nebo elektronická značka založené na kvalifikovaném (systémovém) certifikátu. Čtěte více: Elektronická komunikace zavládla světu podnikatele
ČLÁNKY DO MAILU