Proplatí podnikatel zaměstnanci i nadstandardní ubytování?

Podnikatelé si musí poradit nejen se zákonným vyplácením cestovních náhrad, stravného a náhrad jízdních výdajů, ale i s prokazováním výdajů za ubytování a nutnými vedlejšími výdaji zaměstnanců. Čtěte více: Cestovní náhrady v roce 2009

Náhrada výdajů za ubytování

Náhradu výdajů za ubytování, které zaměstnanec vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, poskytne zaměstnavatel podle § 162 zákoníku práce v prokázané výši. Prakticky to znamená, že výdaje požadované k proplacení musí být zaměstnancem prokázány a doloženy příslušným dokladem. Samozřejmostí jsou předepsané náležitosti dokladu a datum plnění shodný s datem konání pracovní cesty. Čtete více: Jak na cestovní výdaje zaměstnanců a pracovní cesty OSVČ

V případě, že výdaje za ubytování na pracovní cestě zaměstnanci nevzniknou, protože se ubytoval u známých nebo u příbuzných, nemůže logicky požadovat náhradu za ubytování. Tu lze poskytnout pouze na základě předloženého hotelového účtu nebo účtu z ubytovacího zařízení.

Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů

Jde o náhradu výdajů podle § 164 zákoníku práce, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s pracovní cestou, a to v prokázané výši. Převážně se bude jednat o parkovné, poplatky za úschovu zavazadel, dálniční poplatky atd. Pro tuto náhradu je podstatné splnění dvou podmínek, a to prokázání výdajů a nutnost vynaložení výdajů. O tom, zda byl výdaj pro uskutečnění pracovní cesty nutný, rozhoduje zaměstnavatel s ohledem na předem určené podmínky pracovní cesty. Čtěte více: Nápoje do nákladů? Ano, ale jejich počet je nově omezen

Nutným vedlejším výdajem tedy nebude např. zaměstnancem zaplacená pokuta za porušení dopravních předpisů nebo občerstvení v hotelovém minibaru, byť prokazatelně doloženém.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Je zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit plnou výši výdajů za ubytování?

Dotaz čtenáře serveru Podnikatel.cz: Musí být zaměstnanci uhrazeny všechny prokázané výdaje za ubytování, nebo je možné stanovit vnitřním předpisem hranici výdajů za ubytování, kterou nesmí zaměstnanec překročit? Předem například určím hranici výdajů na ubytování ve výši 100 eur a zaměstnanec při vyúčtování předloží doklady na ubytování na 150 eur. Mohu zaměstnanci proplatit jenom 100 eur, nebo mu musím dát 150 eur? Lze toto porušení stanovených podmínek považovat za méně závažné porušování povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k vykonávané prá­ci?

Podmínky náhrad za ubytování jsou uvedeny v § 162 zákoníku práce. Je zde uvedeno, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zaměstnanec má tedy jednoznačně povinnost prokázat zaměstnavateli výši výdajů spojených s plněním pracovních povinností na pracovní cestě. V opačném případě, kdy neprokáže náklady, nemůže požadovat úhradu těchto nákladů. Podmínky služební cesty, včetně způsobu ubytování určuje zaměstnavatel. Je tedy nutno brát v potaz ustanovení § 153 které umožňuje zaměstnavateli upravit např. i vnitřním předpisem, maximální výši nákladů na ubytování, které zaměstnanci uhradí. Čtěte více: Služební auto pro osobní potřebu zaměstnance? Jak na to?

Zaměstnanec by pak měl tuto hranici respektovat. Pakliže se stane, že ji nedodrží a přestože prokáže výdaje na ubytování např. v částce 150 eur za noc, avšak vnitřním předpisem je stanoveno, že ubytování v jakémkoliv ubytovacím zařízení je hrazeno zaměstnavatelem do maximální hranice 100 eur za noc, je zaměstnavatel povinen uhradit pouze částku 100 eur. 50 eur bude k tíži zaměstnance, neboť zaměstnanec má sice právo zvolit si dražší ubytování, avšak nikoliv na účet zaměstnavatele, odpověděla pro business server Podnikatel.cz Lucie Nešporová, advokátka z advokátní kanceláře Pajerová & Šnajdrová. Podmínkou pro platnost takové limitace je však podle ní skutečnost, že jde o pravidlo, se kterým je zaměstnanec seznámený a zaměstnavatel ho vydal písemně, nestačí pouhá ústní informace.

Vzhledem k takto pojaté úpravě nejde o porušení pracovních povinností. Pokud by došlo k popisované situaci, neboť „moderační právo” maximální výše náhrady nákladů spojených s ubytováním na pracovní cestě zaměstnavateli podle zákoníku práce náleží, jeho nedodržování nemůže být chápáno jako porušování pracovních povinností. O plnění povinností totiž v pravém smyslu slova nejde. Čtěte více: Kdy vyhodit zaměstnance? Jen v zákonem povolených případech.

Závěrem je snad jen nutné podotknout, že limitní částka pro úhradu náhrad za ubytování by měla být reálná a adekvátní charakteru plnění úkolu i pracovní pozici zaměstnance. V opačném případě by mohla být neadekvátní limitace cestovních náhrad chápána jako obcházení zákona a neplatná, dodává Lucie Nešporová.